Secrétaire de direction

Description de fonction

En tant que secrétaire de direction, vous assistez la direction générale et les directions opérationnelles dans l’organisation, la coordination et le suivi de leurs activités quotidiennes.
Vous êtes également en charge de la communication interne et externe, veillant à la clarté, la cohérence et la fluidité des échanges au sein de l’organisation et avec ses partenaires.

Votre mission :• Support direct à la direction générale et aux directions opérationnelles :

• Assistance administrative quotidienne et gestion des correspondances.

• Préparation de dossiers, notes, documents et présentations.

• Gestion des agendas, planification des réunions et organisation des rendez-vous.

• Soutien aux instances dirigeantes :

• Préparation des réunions de l’Assemblée générale, de l’Organe d’administration et des Comités d’attribution (convocations, ordre du jour, documentation).

• Participation aux réunions, rédaction et diffusion des procès-verbaux dans les délais impartis.

• Suivi rigoureux des décisions prises et mise à jour des documents légaux (statuts, PV, publications officielles).

• Appui administratif en ressources humaines :

• Classement et mise à jour des dossiers du personnel (formations, entrées-sorties, assurances).

• Participation aux procédures de recrutement (publication, convocations, suivi des candidatures).

• Gestion logistique, facility management et achats liés aux services généraux :

• Suivi des achats courants (commandes, livraisons, factures), gestion des marchés publics.

• Gestion du bâtiment (accès, sécurité, maintenance) et des inventaires (matériel informatique, mobilier).

• Communication et organisation d’événements :

• Coordination de la communication interne et externe (rédaction, diffusion, mise en forme).

• Appui logistique aux événements internes et externes (réunions, inaugurations, permanences, etc.).

Profil

• Vous êtes titulaire d’un bachelier en secrétariat de direction.

• Vous maîtrisez parfaitement le français, tant à l’oral qu’à l’écrit.

• Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, etc.) et vous travaillez avec rigueur et autonomie.

• Vous faites preuve d’un excellent sens de l’organisation, de discrétion, de polyvalence et d’initiative.

• Vous savez gérer les priorités, respecter les délais et assurer un suivi rigoureux des dossiers.

• Vous appréciez le travail collaboratif tout en étant capable de travailler de manière autonome.

• Une première expérience en ressources humaines et/ou en facility management constitue un atout.

• Une connaissance du secteur du logement public ou de l’environnement institutionnel est un plus.

• Vous êtes titulaire du permis de conduire B.

Offre

• Un contrat à temps plein à durée indéterminée (38h/semaine). Mission intérim avec opportunité sur du long terme après période intérim. 

• Une rémunération selon l’échelle barémique B2/2 suivant le diplôme, barème RGB (Région wallonne) avec valorisation possible des années d’expérience

• Des avantages extra-légaux : chèques repas, 13ème mois, indemnité aller/retour du domicile au lieu de travail sur base du tarif SNCB 100%, assurance hospitalisation, assurance groupe.