Coordinateur événements/Coordinatrice événements

Fonction

En tant qu’ Event Coordinator, vous êtes chargé de créer des expériences professionnelles de qualité pour les employés et les visiteurs d’une entreprise située à Bruxelles et à Zaventem . Vos responsabilités sont les suivantes :

• Vous planifiez, organisez et coordonnez les réunions et événements internes et externes tout en assurant l’utilisation optimale de l’espace et du budget en utilisant des outils digitalisés pour une prestation de services dynamique et agile
• Vous assurez la gestion des réservations des grandes salles (15 à 120 personnes)
• Vous gérez les réservations de salles, la logistique et l’équipement audiovisuel
• Vous vous occupez des événements internes comme les petits-déjeuners, fêtes ou journées spéciales
• Vous êtes responsable du suivi des stocks, de l’utilisation des parkings, de l’accueil au lobby en cas de besoin, et du soutien lors d’évacuation ou d’incidents
• Vous assurez que tout le matériel soit en place, que les salles sont propres et rangées
• Vous collaborez avec plusieurs équipes (sécurité, accueil, services traiteurs, etc.) pour offrir un service excellent
• Vous êtes responsable de la gestion des documents, de la signalétique, des badges, de l’accueil des invités et de la coordination générale pendant les événements
• Vous assurez le suivi administratif quotidien : planning, facturation, commandes, stock, et utilisez les outils informatiques
• Vous fournissez des rapports précis et vous assurez un suivi des réservations et de la satisfaction client
• Vous assurez le suivi opérationnel du plan d'actions sécurité, analyse de risques, toolbox pour les réunions
• Diverses tâches administratives : centralisation et suivi des données, classement, gestion des agendas, correspondances internes & externes, filtrage et réponse aux appels téléphoniques (externes & clients internes)
• Vous adoptez un mindset zero risk et vous ne faites pas de compromis sur la sécurité. Que ce soit la vôtre, celle de vos collègues, des consommateurs, des clients et celle de toute autre partie.

Profil

Pour le poste d' Event Coordinator à Bruxelles/Zavemtem, nous recherchons une personne ayant le profil suivant :

• Vous êtes titulaire d’un diplôme Bachelier avec une expérience en Event Management
• Vous êtes bilingue Ang/Fr ou Ang/ Nl
• Vous faites preuve d’un excellent sens du service client, en étant toujours attentif, professionnel et réactif. L’interaction positive avec les visiteurs est essentielle dès leur arrivée.
• Vous avez une excellente maîtrise des outils Microsoft, un esprit d’équipe, une attitude proactive et un excellent sens de l’organisation
• Vous êtes, analytique, discret(e) et capable de gérer des situations complexes
• Vous faite preuve de flexibilité dans un environnement en constante évolution
• Vous êtes créatif(e), autonome et rigoureux(euse) , tout en mettant le client au centre de toutes les préoccupations
• Vous êtes un(e) teamplayer – One Team Approach.

Offre

• Un contrat à durée indéterminée - 38h
• Un package salarial attractif où la qualité de vie est essentielle
• Assurance hospitalisation et assurance dentaire (après 1 an d'ancienneté )
• Assurance groupe et invalidité
• Prime de fin d'année (13e mois), éco-chèques, chèques-cadeaux pour l’ancienneté et les événements familiaux
• Remboursement intégral des frais de transport en commun
• Un processus d'intégration personnalisé pour un démarrage en douceur et la possibilité de suivre de nombreuses formations
• Congés supplémentaires et jours d'ancienneté