Executive Assistant

Job Description

Als Executive Assistant ondersteun je een SLT-lid bij zijn dagelijkse taken.

Je zorgt voor efficiënt agenda- en inboxbeheer, proactieve communicatie en administratieve ondersteuning. Je werkt nauw samen met het SLT-lid en andere stakeholders binnen en buiten het bedrijf.

Verantwoordelijkheden

• Agenda- en e-mailbeheer: Houd toezicht op de agenda van het SLT-lid, regel en pas vergaderingen proactief aan, beheer zijn inbox en filter e-mails.
• Documentvoorbereiding: Eerste versie van documenten opstellen en helpen met PowerPoint-presentaties.
• Coördinatie vergaderingen: Vergaderruimtes reserveren, koppelingen opzetten en notulen en actiepunten notuleren ( follow-up).
• Budget- en onkostenbeheer: Budgetten bijhouden in Excel en onkostendeclaraties beheren.
• Communicatie met belanghebbenden: Contact onderhouden met advocatenkantoren en belangrijke belanghebbenden en evenementen organiseren.
• Proactief problemen oplossen: Problemen identificeren en oplossingen aandragen, zorgen voor efficiënte communicatie en samenwerking.
• Administratieve ondersteuning: Zorg voor de benodigde documenten voor vergaderingen, houd dossiers bij en ondersteun zijn team met taken zoals het opvolgen van facturen en het regelen van reizen.
  
  

Vereisten & Kwalificaties

• Ervaring als Executive Assistant of in een vergelijkbare functie
• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden
• Proactieve en assertieve werkhouding
• In staat om onder druk te werken en prioriteiten te stellen
• Discretie en vertrouwelijkheid bij het omgaan met gevoelige informatie
• Goede kennis van Microsoft Office, met name Word, Excel en PowerPoint
• Aanpassingsvermogen om zich snel aan te passen aan veranderende omstandigheden
  
  

Wat wij te bieden hebben?

• Je krijgt alle ruimte om je expertise verder te ontwikkelen. We stimuleren je persoonlijke groei via interne mobiliteits- en leermogelijkheden, maar geven je ook de kans om na verloop van tijd een pauze in te lassen of een andere richting in te slaan.
• Een afwisselende baan waarin je tastbare resultaten levert en een echte impact hebt.
• Een competitief bruto maandsalaris, aangevuld met een reeks extralegale voordelen (maaltijdcheques…), hospitalisatieverzekering, pensioensparen, kortingen op Telenet-producten, tot 3 dagen remote werken per week, enz.
• Het gezelschap van collega's die net zo gepassioneerd zijn als jij.