Le Département des Infrastructures – Service Protection et Sécurité recrute :
Un·e assistant·e adminsitratif·ve (sécurité et téléphonie)
Pour un CDI contractuel à temps plein
Contexte :
- L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de 6000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38.000 étudiant·es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.
- Le service protection et sécurité de l’ULB cherche un·e assistant·e administratif·ve polyvalent·e, notamment pour les accès et la téléphonie.
- Les missions principales de ce service sont les suivantes :
- Assurer la protection et la sûreté des personnes et des biens sur l'ensemble des campus et sites de l’ULB (le service a l’agrégation du SPF Intérieur comme Service Interne de Gardiennage, il respecte la loi sur la sécurité privée, la vie privée, ainsi que la loi caméra)
- Gérer les accès aux bâtiments et parkings sur les campus de l’ULB (vignettes, badges, dispatching, etc.)
- Gérer la téléphonie interne de l’ULB, fixe et mobile, ainsi que les abonnements internet pour les employés y ayant droit
- Gérer l’accueil téléphonique du numéro général de l’ULB
Missions essentielles :
1. Administration des accès :
- Suivant la politique de gestion des accès de l’ULB, programmer les accès (parking et bâtiments) des badges des membres de la communauté universitaire et visiteurs / externes
- (Plusieurs milliers de demandes arrivent par an)
2. Administration de la téléphonie :
- Gérer l’entreprise sous-traitante responsable de la maintenance curative et proactive des systèmes de téléphonie et d’interphonie de l’ULB. Notamment pour les interventions techniques de la téléphonie fixe qui comprend environ 7000 postes : ouverture/ clôture de lignes, configuration de messagerie, dépannages, annuaire, etc..
- Assurer le suivi de la facturation de la téléphonie fixe, interne et externe
- Gérer la téléphonie mobile des membres du personnel de l’ULB, en lien avec le DRH : abonnements, facturation, achat de smart phones suivant les marchés publics
- Gérer les lignes générales de l’ULB : accueil téléphonique et inscriptions
- Activer la prise en charge d’internet à domicile validée par le services traitements
3. Administration générale :
- Tenir à jour différents tableaux de pilotage : indicateurs, budget
- Assurer le back up / le soutien de la personne responsable de l’administration comptable des contrats et achats pour le gardiennage et la sécurisation des campus, voire d’autres collègues au sein du département. Récolter des devis suivant la législation des marchés publics, encoder les commandes dans SAP, suivre les factures et leur approbation et la consommation budgétaire
- Gérer les jobistes nécessaires au service : contrat, planning, prestations
- Offrir un soutien administratif varié
Profil :
- Être titulaire au maximum d’un bachelier reconnu par la FWB dans le domaine Administration / sécurité / téléphonie ou être titulaire d’un CESS avec une expérience pertinente dans le domaine administratif.
- Avoir une expérience de minimum 5 ans
- Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
- Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (Accueil - Diplômes de l'Enseignement Supérieur)
Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :
Requises :
- Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft (Word, Excel, Outlook, powerpoint)
- Excellente maîtrise du français.
- Facilité avec l’informatique.
- Être flexible et prêt en cas d’urgence à travailler exceptionnellement en dehors des heures régulières (avec récupération)
- Sens de l’organisation et rigueur
- Assertivité, notamment pour communiquer avec des centaines d’usagers.
- Autonomie
- Attitude orientée-solution
- Sens de la confidentialité.
Atouts :
- De l’expérience en comptabilité est un atout.
- La maitrise de l’anglais est un atout.
Nous offrons :
- Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes
- Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d’accès, au cœur de la capitale de l'Europe
- Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…)
- L’accès à une formation permanente
- Possibilité de télétravailler (sous conditions et pour certaines fonctions - à aménager selon les impératifs du service.)
- Des restaurants universitaires éthiques et durables
- Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives
Politique d'égalité des chances :
A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.
Nous croyons en la richesse de toutes les différences.
Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.
Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.
Décision adminsitrative
Type contrat : CDI contractuel
Temps de travail : Temps plein
Campus : Solbosch
Date de parution : 05/03/2025
Date limite de réception : 09/04/2025
[Référence 2025/034]
Demo
Anderlecht, BS
Part Time