Job Posting for Agente ou agent de soutien administratif, classe principale at Cégep Régional de Lanaudière
Nature du travail :
L'emploi d'une agente ou d'un agent de soutien administratif, classe principale consiste à assurer la coordination d'un ensemble de travaux administratifs d’un secteur d’activités donné. Elle peut également être affectée à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.
Pour connaître les tâches et les attributions caractéristiques de cette classe d'emploi, veuillez consulter le plan de classification du personnel de soutien : https://cpn.gouv.qc.ca/cpncf/negociations/plan-de-classification/personnel-de-soutien/.
De manière plus spécifique, la personne est appelée à exécuter les tâches suivantes :
Guider les demandeurs pour compléter leur demande d’achat dans le système Clara;
Conseiller le personnel dans l’application du règlement # 14 ainsi que des directives qui en découlent.
Traiter toutes les demandes d’achat des secteurs qui lui sont confiés dans le respect des règles établies;
S’assurer du respect nos engagements quant aux ententes d’achats regroupés;
Effectuer des recherches et vérifications de fournisseurs, prestataires de services et entrepreneurs;
Rencontrer, communiquer et négocier avec les fournisseurs selon les divers dossiers;
Effectuer les demandes des prix et émettre des addendas lorsque requis;
Analyser les soumissions reçues, valider les équivalences et déterminer le plus bas soumissionnaire conforme;
Émettre des bons de commande et des avenants dans le respect des règles établies;
Voir aux ouvertures de compte;
Effectuer les achats par carte de crédit et en faire le suivi;
Effectuer les publications de contrats lorsque requis;
Collaborer à différentes étapes du processus d’appel d’offres;
Voir au dédouanement des biens;
Autoriser demandes de crédit ou de remboursement pour des retours de marchandises;
Collaborer au traitement des écarts de facturation tout en vérifiant la conformité des réceptions;
Assurer l’envoi de courrier par messagerie pour le siège social et la formation continue (Repentigny);
Distribuer le courrier du siège social et de la formation continue (Repentigny)
Maintenir les articles du magasin au système et les corriger au besoin;
Participer à la prise d’inventaire de magasin et donner ses recommandations au besoin;
Gérer l’inventaire de papier et de fourniture de bureau du service;
Coordonner le réapprovisionnement de papier avec la formation continue (Repentigny);
Compléter les demandes d’achats et les demandes de paiement en fonction des besoins du service.
Assurer le suivi des commandes, effectuer la réception de marchandises et voir aux retours de marchandises pour le siège social et la formation continue (Repentigny);
Identifier les équipements lorsque requis.
Exigences :
Scolarité et expérience
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.
Et
Avoir six (6) années d'expérience pertinente (en bureautique).
Autres conditions exigées par le collège :
Bon esprit de jugement, d’intégrité et de discrétion ;
Bonne capacité quant à la gestion du temps (priorités) et du stress au travail lors des périodes de pointe plus intensives;
Maîtrise de la langue française parlée et écrite;
Maîtrise des logiciels couramment utilisés en bureautique (suite Office) et plus particulièrement Word et Excel;
Maîtrise de l’anglais parlé et écrit sera considérée comme un atout;
Maîtrise de Clara-finance sera considérée comme un atout.
Tests requis :
Test de français niveau avancé, note de passage établie à 70 %
Test de Word niveau débutant, note de passage établie à 60 %
Test d'Excel niveau débutant, note de passage établie à 60 %
Remarques :
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.
RENSEIGNEMENTS UTILES POUR LES CANDIDATS OU CANDIDATES PROVENANT DE L’EXTÉRIEUR DU QUÉBEC ET DÉSIRANT TRAVAILLER AU CL :
Il n'est pas nécessaire d'avoir un diplôme québécois, mais vous devez avoir obtenu une évaluation comparative délivrée par le ministère de l'Immigration, de la Diversité et de l’Inclusion. https://www.quebec.ca/immigration/travailler-quebec/faire-reconnaitre-competences-acquises-etranger
Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant de mettre à jour votre dossier en déposant votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.
Si votre expérience professionnelle a évolué ou si vous avez de la scolarité additionnelle depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel.
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