Commis au traitement des dossiers - B2425-65

VOTRE GROUPE DE TRAVAIL

Registrariat et recherche institutionnelle

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous la direction du supérieur immédiat et selon les règles de fonctionnement en vigueur, traite les différentes demandes en provenance des étudiantes et étudiants et assure les services directs à l’étudiant en lien avec les activités d’un bureau du registraire.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

• Reçoit et traite, selon les procédures établies, les différentes demandes en provenance des étudiantes ou des étudiants, notamment celles concernant une admission ou un changement de programme, une inscription, un abandon, une reconnaissance d’acquis, un report de la date de fin du cours, des attestations diverses, l’appel de décisions rendues ou une copie d’un document officiel.

• Collabore, en conformité avec les procédures établies, à l’application des règlements des études notamment quant à la durée des études, à la restriction aux études, à la préparation des diplômes, à la saisie des notes des travaux et examens, à l’émission de relevés de notes, au cheminement dans les grades par cumul, à la modification de résultats et au suivi des admissions conditionnelles.

• Reçoit les paiements de l’étudiante, de l’étudiant concernant leur demande de traitement. Détermine et perçoit les sommes manquantes. Dispose du paiement selon les procédures établies.

• S’assure de la conformité des documents reçus de l’étudiante, de l’étudiant et de la validité de l’information à lui transmettre. Requiert de l’étudiante, de l’étudiant les documents manquants.

• Procède, à la saisie et au traitement des demandes reçues en conformité avec les différents règlements des études. Assure la cueillette des différentes listes ou rapports informatiques relatifs à son secteur d'activités. Accomplit les ajustements et/ou saisies associés à ces listes ou rapports.

• Effectue les recherches nécessaires afin de répondre adéquatement aux questions de l’étudiante, de l’étudiant, des personnes tutrices ou personnes chargées d’encadrement, d’un service interne ou d’un organisme externe sur les opérations et/ou règlements sous leur responsabilité.

• Prépare les dossiers à transmettre aux coordonnatrices, coordonnateurs à l’encadrement, au directeur du registrariat et de la recherche institutionnelle ou aux différents comités mis en place pour l’analyse des demandes reçues et s’assure de l’application des décisions prises. Tient à jour, les différents registres relatifs à la circulation des documents ou dossiers sous leur responsabilité.

• Expédie les documents officiels produits pour l’étudiante, l’étudiant selon les normes en vigueur.

• Assure, s’il y a lieu, le contrôle de photocopies des pièces originales y appose l'estampille ou le sceau et ses initiales afin d'officialiser ces photocopies.

• Prépare, s’il y a lieu, les documents pour la reprographie et effectue les photocopies requises pour son travail. Assure la numérisation de chaque document reçu des étudiantes, des étudiants.

• Rédige et transcrit les lettres, rapports, mémos, statistiques.

• S'assure de la confidentialité des dossiers des étudiantes, des étudiants.

• Compile des données dans le but de produire des rapports statistiques simples.

• Signale à son supérieur immédiat toutes problématiques; peut être appelé à contribuer à des comités ou groupes de travail.

• Assume la responsabilité d'un système de classement et l’inventaire des formulaires sous sa responsabilité.

• Utilise divers appareils tels que téléphone, télécopieur, calculatrice, système informatisé, courriel et photocopieur.

• Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.

• La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par une personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur l'évaluation.

EXIGENCES

• Diplôme d’études secondaires ou scolarité équivalente;
2 ans d'expérience pertinente.

AUTRES

• Bonne connaissance du français oral et écrit (60%);
• Connaissance pour l’entrée de données et l’entrée de textes;
• Connaissance des logiciels de traitement de textes;
• Expérience au service à la clientèle;
• Habileté reconnue en communication.

MODE DE TRAVAIL

Majoritairement en télétravail, mais présence requise en rotation selon les besoins.

TYPE DE POSTE

Remplacement d’environ 6 mois, avec possibilité de prolongation.

L’Université TÉLUQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et l’équité en matière d’emploi et valorise la diversité et l’inclusion au sein de sa communauté. De ce fait, elle invite toutes les personnes qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature, en particulier les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées à postuler.

L'Université TÉLUQ souscrit avec conviction aux principes d'équité, de diversité et d'inclusion (EDI). Elle reconnaît l'importance de l'EDI dans la poursuite de l'excellence en enseignement et en recherche. Ainsi, l'Université TÉLUQ entend non seulement contribuer à une meilleure représentativité de la collectivité canadienne au sein des milieux de recherche canadiens, mais également à promouvoir l'excellence en recherche, et ce, de façon durable. Dans cette optique, l'Université TÉLUQ s'engage à devenir, par ses actions, un chef de file en matière de diversité, d'équité et d'inclusion.

Enfin, sur demande, le processus de recrutement peut être adapté selon les besoins des personnes vivant avec des limitations.