Institutsekretær på Institut for Antropologi, Københavns Universitet

Har du flair for administration og lyst til at arbejde som institutsekretær på en arbejdsplads præget af høj faglighed og et fokus på at tilbyde forskning og uddannelser i verdensklasse?

På Institut for Antropologi på Det samfundsvidenskabelige Fakultet ved Københavns Universitet leder vi efter en systematisk og engageret institutsekretær til at indgå i instituttets administrative team.

Stillingen
Instituttets administrative team består af en institutkoordinator og en institutsekretær, der begge referer til institutlederen. Samarbejdet med instituttets ledelse og medarbejdere foregår i en uformel tone og til tider i et højt tempo. Som institutsekretær vil du have et tæt samarbejde med instituttets ledelse og en stor berøringsflade med universitetets administration samt instituttets forskere, med et særligt fokus på gruppen af ph.d.-studerende.

De færreste dage vil ligne hinanden, og arbejdsopgaver vil variere, men der er en række konkrete opgaver, som du løbende skal varetage, herunder:

• Du understøtter ph.d.-programmets leder med administrative processer og afholdelse af møder i ph.d.-gruppen og ph.d.-udvalget. Du bliver en vigtig kontaktperson, der guider de ca. 20 indskrevne ph.d.-studerende ift. administrative spørgsmål og processer. Du koordinerer afvikling af møder, ph.d.-kurser og -forsvar i samarbejde med en dedikeret studentermedarbejder.
• Du er sekretariatsfunktion ved møder i samarbejdsudvalg, forskningsudvalg, og institutmøder, dvs. at du sørger for at der er udarbejdet dagsorden, udsendt mødemateriale og derudover bistår du ledelsen med fremdrift og systematisk opfølgning på beslutninger, der træffes i disse udvalg
• Du understøtter onboarding af nye medarbejdere på Instituttet i samarbejde med institutkoordinatoren
• Du koordinerer opgaver for et studentermedhjælper-team i samarbejde med institutkoordinator, institutleder og studieleder
• Du er central kontaktperson i forbindelse med besøg af internationale gæster og koordinerer organisering af deres rejser og ophold i København
• Du bistår i organisering af vigtige begivenheder såsom Instituttets dag og konferencer/seminarer hvor instituttet er vært
• Du er daglig kontaktperson for instituttets forskergrupper
• Du varetager bestilling af varer og varemodtagelse af fakturaer.

Din profil
Stillingen kræver, at du arbejder selvstændigt og tager ansvar for at sikre de administrative processer. Erfaring med varetagelse af nogle af de beskrevne opgaver vil være en fordel, men vi forventer omvendt ikke, at du kan alt fra første dag. Det vigtigste er, at du har gåpåmod og har lyst til at være med til at forme og tage ejerskab til rollen som institutsekretær.

Vi forventer, at du har en relevant uddannelse og gerne erfaring med administration. Vi har mulighed for at tilpasse opgaver og kompetenceudvikling, så det passer til forskellige profiler. Mere afgørende er det at du kan genkende dig selv i nedenstående beskrivelse:

• Du har gode interpersonelle kompetencer og har en fællesskabsorienteret tilgang til arbejdet
• Grundlæggende kompetencer i office-pakken er på plads og du beskriver dig selv som en, der nemt finder sig til rette i digitale selvbetjeningsløsninger
• Du er komfortabel med at håndtere flere forskellige opgaver på en gang og bevare roen og humøret
• Du har god dømmekraft og er proaktiv ift. opgaveløsning
• Du har overblik over opgaverne og deadlines og sans for planlægning og at holde styr på større og mindre processer
• Du kan formulere dig præcist både mundtligt og skriftligt på dansk og engelsk
• Du kan godt lide at arbejde selvstændigt og med ledelsesunderstøttelse
• Du trives i et ambitiøst og dynamisk miljø med stor faglig stolthed hvor vi har fokus på de kollektive resultater.

Vi lægger derudover stor vægt på deltagelse i det fælles ansvar for den samlede opgaveportefølje i administrationen og på instituttet, og derfor kan der løbende være opgaver, der ligger uden for din normale opgaveportefølje.

Vi tilbyder

• Et spændende, ansvarsfuldt og udfordrende job, hvor du får tæt kontakt til institutledelsen, administrationen, og forskningsmiljøer med aktive og engagerede forskere i verdensklasse
• Du vil have mulighed for at indgå i netværk og samarbejdsrelationer på tværs af fakultet med medarbejdere, der har opgaver som ligner dine
• Godt indblik i instituttets udviklings- og beslutningsprocesser
• Engagerede og gode kolleger der bidrager til en attraktiv arbejdsplads
• Et udviklingsorienteret og godt socialt miljø med en uhøjtidelig omgangstone
• En arbejdsplads beliggende i et inspirerende og livligt miljø i Københavns centrum

For spørgsmål om stillingen kan du kontakte institutleder Ayo Wahlberg på telefon 6075 3078 eller e-mail ayo.wahlberg@anthro.ku.dk.

Løn og ansættelsesvilkår
Ansættelsen sker i henhold til gældende Fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer - Det Statslige Område OAO-S og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og IT-medarbejdere HK Stat, med indplacering i løngruppe 3 sats 1 eller 2 afhængig af erfaring og kompetencer.

Der er mulighed for forhandling af tillæg efter kvalifikationer.

Den ugentlige arbejdstid er gennemsnitligt timer 37 timer.

Ansøgning
Send din ansøgning bilagt CV og uddannelsesbevis elektronisk via www.jobportal.ku.dk (klik på SØG STILLINGEN nederst i opslaget), senest den 22. april 2025.

Samtaler forventes at blive afholdt i uge 18

Stillingen er med tiltrædelse snarest muligt og senest den 1. august 2025.

Universitetet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.

Københavns Universitet (KU) er i gang med at implementere en ny fælles administrativ organisering og nye arbejdsgange, som medfører forandringer de kommende år. For yderligere oplysninger kan du eventuelt kontakte kontaktpersonen i stillingsopslaget eller HK-tillidsrepræsentant Christel Brink Hansen via mail: christel.brink.hansen@econ.ku.dk.
Du kan også læse mere her

Københavns Universitet giver sine knap 10.000 medarbejdere muligheder for at udnytte deres talent fuldt ud i et ambitiøst, uformelt miljø. Vi sikrer traditionsrige og moderne rammer om uddannelser og fri forskning på højt internationalt niveau. Vi søger svar og løsninger på fælles problemer og gør ny viden tilgængelig og nyttig for andre.

Kontakt
Ayo Wahlberg
E-mail: ayo.wahlberg@anthro.ku.dk

Info
Ansøgningsfrist: 24-04-2025

Ansættelsesdato: Start hurtigst muligt

Afdeling/Sted: Institut for Antropologi