Dygtig og skarp administrativ medarbejder til Bosted

Vil du være en del af en administration med engagerede kollegaer, der arbejder med at understøtte medarbejdere og ledere i 11 forskellige bofællesskaber?

Og vil du samtidig være med til at sikre en stabil administrativ afdeling, der gerne vil optimere arbejdsgange og digitalisere, hvor det er muligt?
Så håber vi at det er DIG, der lander i vores pulje af ansøgere.

Vi søger en ekstra kollega med stærke kompetencer og flair for systematisk opfølgning på opgaver indenfor administration.

Dit Team

Administrationen bemandes af 7 kollegaer inklusiv dig. Du bliver en del af vores velfungerende team, der dagligt arbejder tæt sammen om opgaver indenfor administration, drift, personale, økonomi, IT, web og kommunikation.

Sammen løser vi mange forskelligartede opgaver, der overordnet skal sikre en professionel understøttelse af ledere og de pædagogiske medarbejdere.

Dine opgaver

Du vil både skulle bidrage i fællesopgaverne samt få ansvar for dine egne opgaver, primært indenfor:

• Uploade dokumenter og danne diverse udtræk i Opus RI.
• Borgeradministration og rapportudtræk i CURA inkl. journalisering.
• System og brugeradministration, inkl. vejledninger bl.a. True Trade.
• Administrativ support ved planlægning af beboerferier, arrangementer og højtider.
• Website – Vedligeholde stamdata, upload af nyhedsbreve mm.
• Deltage i mødehåndtering herunder booking, klargøring af materiale, mødeforplejning/kaffe og referatskrivning.
• Deltage i bemanding af receptionen, telefon- og posthåndtering samt varetage kontoradministration (Bestillinger/Opfyldning).
• Bidrage til udarbejdelse af lønaftaler på vikarer, onboarding af nye kolleger samt løbende optimering og digitalisering af arbejdsgange.

Eksempler på andre opgaver, som vi i Administrations-teamet løser

• Tvær-organisatorisk planlægning af møder ved hjælp af Årshjul inkl. varetage samtlige mødeindkaldelser.
• Personaleadministration (via KMD’s Rollebaseret Indgang)
• Understøtte arbejdstidsplanlæggerne (via KMD’s Opus Vagtplan)
• Betaling af fakturaer, herunder medarbejderudlæg og beboerafregninger
• Budgetopfølgninger, rapporteringer og opdatering af tilbudsportal.
• Løbende driftsopgaver i husene samt administration af IT/Nøgler/Biler
• Løbende udvikling af indhold på hjemmeside

Dine kompetencer

• Du er en rutineret administrativ medarbejder med kontoruddannelse og gerne med overbygningsuddannelse, f.eks. som Kommunom.
• Du har en god organisatorisk forståelse og kan både arbejde selvstændigt og på tværs af afdelinger.
• Du har indgående kendskab til MS Office-pakken, Opus RI og CURA og har en naturlig interesse i digital udvikling.
• Du trives i et fælleskontor med reception, hvor din gode humor og dit positive mindset er med til at bevare overblikket, når opgaverne står i kø.
• Du har gode formulerings- og kommunikationsevner både skriftligt og mundtligt.
• Du er fleksibel, mødestabil og kan deltage i enkelte aftenarrangementer.

Hvem er vi

Bostederne Chr. X's Allé & Carlshøjvej er et større bosted i Lyngby-Taarbæk Kommune med 11 bofællesskaber med beboere med forskellige former for udviklingshandicap.

Vores opgave er at udvikle beboernes selvstændighed og trivsel mest mulig, så beboerne kan være del af de fællesskaber, som de indgår i.
Vores beboere er søde og omgængelige, med hver deres personlighed, og du vil møde dem i din hverdag.

Vi tilbyder
Et spændende job på en unik arbejdsplads med mange engagerede kolleger, der alle arbejder i et meningsfuldt felt, hvor arbejdsmiljø har stort fokus.
En fast 37 timers stilling med fleksible arbejdstider fordelt på ugens 5 hverdage.

Administrationen er bemandet i tidsrummet kl. 8-16, fredage kl. 8-15 og vi dækker, på skift, lukkevagterne.

Løn og ansættelse er efter overenskomst med KL og din faglige organisation. Herudover kan der forhandles tillæg i forhold til kvalifikationer efter aftale om ny løn.

Der vil blive indhentet referencer og straffeattest før et evt. tilbud om ansættelse.

Ansøgningsfrist

Mandag den 21. april 2025 kl. 23.59 (2.påskedag)
Vi forventer at afholde samtaler fredag den 25. april 2025 og mandag den 28. april 2025.

Tiltrædelse ønskes hurtigst muligt, dog senest 1. juni 2025 og vi venter gerne på den rette kandidat.

Har du spørgsmål

til os, er du velkommen til at kontakte
Afdelingsleder i administrationen, Britt Adamczyk Rasmussen på telefon 24 21 08 32 eller forstander, Ole Mikkelsen på telefon 40 27 88 24.

Bostedet er en del af Center for Social Indsats i Lyngby-Taarbæk Kommune.

Vi henter vores medarbejderafsæt i LTK´s værdier, som du finder her.

Du kan også læse mere om os på Bostedernes hjemmeside, hvor du – under menuen ”Nyheder” – kan finde spændende artikler om både beboere, arrangementer og medarbejdere.

I Lyngby-Taarbæk bliver du del af et stærkt fagligt fællesskab med høje ambitioner i en organisation med ca. 4.000 medarbejdere, der alle arbejder med det fælles mål – at skabe værdi for borgere og erhvervsliv. Vi lægger vægt på god ledelse, trivsel, faglige og personlige udviklingsmuligheder, kreativitet og nytænkning samt balance mellem arbejdsliv og fritidsliv. Vi ser mangfoldighed som en ressource og værdsætter, at medarbejdere hver især bidrager med deres særlige baggrund, personlighed og evner.