Alsidig Institutsekretær til Institut for Naturvidenskab og Miljø på Roskilde Universitet - vikariat

Vores dygtige kollega er efter mere end 25 års ansættelse blevet valgt til en formandspost eksternt, og derfor søger vi på Institut for Naturvidenskab og Miljø ved Roskilde Universitet en kompetent og engageret institutsekretær. Stillingen er i første omgang et vikariat på 1 år, men med gode muligheder for forlængelse.

Institut for Naturvidenskab og Miljø er et af fire institutter på Roskilde Universitet. Instituttet udfører grundforskning og anvendt forskning inden for medicinalbiologi, molekylærbiologi, miljøvidenskab, kemi, fysik og matematik. Instituttet er organiseret i fire sektioner: Molekylær & Medicinalbiologi, Miljødynamik, Matematik & Fysik og Kemi og et institutsekretariat. Instituttet udbyder 2 bacheloruddannelser samt 5 kandidatuddannelser.

Du vil blive en del af institutsekretariatet, der består af ca. 12 medarbejdere, som arbejder med uddannelsesunderstøttelse, forskningsfinansiering, økonomi, HR, ph.d.-administration, kommunikation, rekruttering og ledelsesunderstøttelse. Du vil blandt andet få en central rolle i at understøtte instituttets dekan/institutleder.

Arbejdsopgaver og kvalifikationer
Dine opgaver vil som institutsekretær være alsidige og blandt andet omhandle:

• Understøtte institutlederen/dekanen i det daglige arbejde – fx printe mødemateriale, booke og planlægge møder internt og eksternt, udarbejde og koordinere dagsorden og mødemateriale, udarbejde og samle slides, styre dekanpostkassen og understøtte dekanen i diverse administrative processer (fx adjungeringer, koordinering af valg m.v.).
• Booke fly og hotel – fx til eksterne bedømmere.
• Arrangere receptioner og større arrangementer på instituttet.
• Være sekretær for udvalg på instituttet – herunder institutrådet og det lokale arbejdsmiljøudvalg.
• Afregning af eksternes rejser i RejsUd og fakturahåndtering i IndFak.
• Kontrol af afregninger i RejsUd.
• Indkøb og kontorfordeling.
• Koordinering af en række administrative og praktiske opgaver.
• Understøtte arbejdet med undervisningsevalueringer.
• Journalisering i F2 i samarbejde med sekretariatets forskellige teams.

Da vores sekretariat er forholdsvis lille, vil du generelt få mulighed for at prøve kræfter med en bred vifte af opgaver, og det er mulighed for at udvikle stillingen selvstændigt.

Vi lægger vægt på, at du:

• har en relevant uddannelse, sandsynligvis en kontoruddannelse.
• arbejder selvstændigt og systematisk, er initiativrig og god til at koordinere.
• er god til at planlægge og følge op og tager ansvar for, at opgaven bliver fulgt helt til døren.
• trives med selvstændig prioritering – herunder af ad-hoc opgaver.
• har din administrative værktøjskasse i orden – fx har erfaring med oprettelse og kontrol af afregninger (gerne i RejsUd og IndFak), journalisering, referatskrivning m.v.
• er serviceminded og trives med kombinationen af administrative og praktiske opgaver.
• kan gøre dig forståelig på engelsk både mundtligt og skriftligt da en del af vores ansatte er engelsksprogede.
• er en behagelig kollega.

I sekretariatet lægger vi vægt på trivsel og det gode kollegaskab. Vi tager hensyn til den enkelte medarbejder samtidig med, at vi opretholder et godt fællesskab.

Mere information
For yderligere oplysninger om stillingen kontakt venligst sekretariatsleder Yosef Bhatti på yosef@ruc.dk eller ( 45) 46742520.

Ansættelsesvilkår
Der er som udgangspunkt tale om en ansættelse på fuldtid 37 timer om ugen. Ønsker du deltid, er der mulighed for ansættelse 20 timer om ugen og opefter, hvor der så vil ske en tilpasning af opgaveporteføljen. Du bliver ansat med reference til sekretariatsleder Yosef Bhatti, men i det daglige arbejde vil du særlig understøtte institutleder/dekan Susanne Sørensen. Ansættelse sker i henhold til overenskomst mellem Finansministeriet og HK STAT. Der er herudover mulighed for at forhandle tillæg. Ansættelsesstart er snarest muligt.

Ansøgning
Søg stillingen på https://ruc.dk/ledige-stillinger-pa-roskilde-universitet/

Ansøgningen skal indeholde:

1. Motiveret ansøgning

2. CV

3. Dokumentation for uddannelse

Ansøgningsfristen er 22. april 2025.

Materiale modtaget efter fristens udløb vil ikke blive taget i betragtning.

Roskilde Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer alle uanset personlig baggrund til at søge hos os.