Sekretärin (a) - Organisationstalent (a)

Wir lieben Freiburg, weil...

…es ganz schön bunt ist. Auch als Arbeitgeberin. Deshalb freuen wir uns auf Bewerbungen (a)ller, die für ihr Thema brennen und uns und unsere Stadt weiterbringen wollen. Menschen mit unterschiedlicher Herkunft, Geschlecht, geschlechtlicher Identität, Alter, Hautfarbe, Religion, sexueller Orientierung oder Behinderung sind bei uns willkommen. Vielfalt – dafür stehen wir. Und das (a) im Jobtitel.

Die Stadt Freiburg sucht Dich für das Haupt- und Personalamt als

Sekretärin (a) - Organisationstalent (a) für das Sekretariat der Amtsleitung

Dein Job

• Eigenverantwortliche Organisation und Koordination aller Sekretariatsabläufe für die Amtsleitung inkl. Postbearbeitung (analog/digital), Wiedervorlagenmanagement und professionellem Kommunikationshandling via Telefon und E-Mail
• Koordination der Termine für die Amtsleitung, Vorbereitung von Besprechungen, buchen von Räumen, Catering, Einladungen, Dienstreiseanträge, Abrechnungen, Terminvorbereitung für Online-Termine erfolgt über Teamwork
• Erstellung, Bearbeitung und Qualitätssicherung von Schriftstücken, Präsentationen und Vorlagen, Anwendung digitaler Systeme wie Enaio und digitale Rechnungsstelle
• Unterstützung bei administrativen Abläufen und Mitwirkung bei internen Abstimmungen im Bereich der Amtsleitung
  
  
  

Dein Input

• Du verfügst über eine der folgenden Qualifikationen:
• eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich, als Rechtsanwalts-, Notar- oder Steuerfachangestellte (a) oder als Verwaltungsfachangestellte (a) bzw. eine abgeschlossene vergleichbare Verwaltungsausbildung oder die Angestelltenprüfung I oder
• eine mindestens einjährige abgeschlossene (Schul-) Ausbildung im Sekretariatsbereich oder im Bereich Managementassistenz mit Berufserfahrung im Sekretariatsbereich
• Du bringst Berufserfahrung mit, idealerweise im Sekretariats- oder Assistenzbereich
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel, eine digitale Affinität und Offenheit, Dich in neue digitale Tools einzuarbeiten sowie digitale Prozesse mitzugestalten, zeichnen Dich aus
• Eine strukturierte und selbständige Arbeitsweise, ausgeprägtes Organisationstalent, gute Kommunikations- und Ausdrucksfähigkeit sowie sicheres und freundliches Auftreten runden Dein Profil ab
  
  

Dein Output

• Ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis in Teilzeit 50 % (19,5 Wochenstunden) mit Bezahlung nach Entgeltgruppe 8 TVöD
• Möglichkeit von Homeoffice nach Absprache
• Attraktive Vorteile, wie Hansefit, Fahrradleasing, eine betriebliche Altersvorsorge, tolle Fortbildungs- und Gesundheitsangebote sowie ein hoher Zuschuss zum Deutschlandticket/Jobticket (Eigenanteil ca. 18 bzw. 25 Euro)
  
  
  

Noch offene Fragen? Herr Meder, 0761/201-1100, beantwortet sie gerne!

Bewirb Dich online bis 11.05.2025 (Kennziffer E1314).