Office Administrator (M/F/D)

Welcome!

Our Growth is Creating Great Opportunities!

Our team is expanding, and we want to hire the most talented people we can.   Continued success depends on it!  Once you've had a chance to explore our current open positions, apply to the ones you feel suit you best and keep track of both your progress in the selection process, and new postings that might interest you!

Thanks for your interest in working on our team!

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We are currently looking for a highly motivated Office Administrator (M/F/D) to join our Facility team in Munich. If you want to be a part of our growing company that is driven by innovation and is focused on building a future together with our employees, consider applying. 

Principle duties and essential functions

• Reception of deliveries, persons, guests, customers, and employees from other Adtran offices

• Booking of pool cars

• Booking of meeting rooms

• Arranging catering services for meetings

• Maintenance of kitchen and meeting rooms

• Ordering office materials, company beverages, and kitchen supplies

• Telephone service

• Distribution of incoming and outgoing daily mail and carrier services

• Maintenance of post stamp machine and all administrational stamps at reception

• Administration of petty cash (contact Accounting)

• Coordination and distribution of incoming invoices

• Support of various departments in organizing events as well as other ad-hoc support

• Performing other duties as required

Knowledge, skills and experience required

• Successfully completed vocational training

• Relevant professional experience, preferably in a similar field (advantageous)

• Excellent written and spoken German and English skills

• Proficient in MS Office applications (Word, Excel, Outlook) and internet-based tools

• Strong ability to efficiently manage multiple tasks simultaneously (multitasking)

• High level of customer and service orientation

• Outstanding communication and interpersonal skills

Benefits

• Possibility to work in an international, multicultural environment

• Strong team-oriented and friendly work culture

• Internal training program

• Fitness-, travel cost- and kindergarten allowance as well as drinks and fruits for free 

• Employee discounts e. g. for events and branded products

***************************** Deutsche Version ****************************

Zur Verstärkung unseres Facility Teams in München suchen wir einen hoch motivierten Office Administrator (M/W/D). Wenn Sie ein Teil unseres wachsenden Unternehmens sein wollen, das von Innovation getrieben wird und sich darauf konzentriert, die Zukunft gemeinsam mit unseren Mitarbeitern zu gestalten, sollten Sie sich bewerben.

Hauptaufgaben und wesentliche Funktionen

• Empfang von Lieferungen, Personen, Gästen, Kunden und Mitarbeitern aus anderen Adtran-Niederlassungen

• Reservierung von Poolfahrzeugen

• Reservierung von Besprechungsräumen

• Organisation von Catering für Meetings

• Instandhaltung von Küche und Besprechungsräumen

• Bestellung von Büromaterialien, Firmengetränken und Küchenbedarf

• Telefondienst

• Verteilung der ein- und ausgehenden Tagespost und Zustelldienste

• Wartung der Briefmarkenmaschine und aller Verwaltungsstempel am Empfang

• Verwaltung der Portokasse (Kontakt Buchhaltung)

• Koordinierung und Verteilung von Eingangsrechnungen

• Unterstützung der verschiedenen Abteilungen bei der Organisation von Veranstaltungen sowie sonstige Ad-hoc-Unterstützung

• Übernahme weiterer Aufgaben nach Bedarf

Erforderliche Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung

• Einschlägige Berufserfahrung, idealerweise in einem vergleichbaren Bereich (von Vorteil)

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Souveräner Umgang mit MS Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook) sowie internetbasierten Tools

• Ausgeprägte Fähigkeit zur effizienten Koordination mehrerer Aufgaben (Multitasking)

• Hohe Kunden- und Dienstleistungsorientierung

• Exzellente Kommunikations- und Interaktionsfähigkeiten

Benefits

• Möglichkeit, in einem internationalen, multikulturellen Umfeld zu arbeiten

• Stark teamorientierte und freundliche Arbeitskultur

• Internes Schulungsprogramm

• Fitness-, Fahrtkosten- und Kindergartenzuschuss sowie kostenlose Getränke und Obst 

• Mitarbeiterrabatte z. B. für Veranstaltungen und Markenprodukte