Agent ou Agente, Formation continue

Collège Boréal is committed to upholding the values of equity, diversity, inclusion and human rights in our living, learning and working environments. We know that diversity fosters excellence and we all share the responsibility to foster an equitable, diverse and inclusive community. In keeping with our values, we are looking for staff who will work respectfully and constructively with everyone who attends our college. We invite applications from any qualified individual and actively encourage applications from members of groups with historical or current equity barriers, including, but not limited to, women, people of Indigenous descent, racialized people, people with disabilities, and members of the 2SLGBTQI community. We support diversity and equity and are committed to creating a workplace free of harassment and discrimination and an inclusive and barrier-free environment. If we contact you for a job interview, please inform us of any accommodations you require with respect to any materials or processes used, so that we can ensure you receive a fair and equitable assessment of your qualifications.

Alternative formats will be provided upon request throughout the recruitment and selection process. Please let us know if you require accommodations to apply for the position.
 

Job Type:

Additional Locations:

Weekly Hours:

Position End Date:

Job Category:

Salary Range:

Compensation grade:

Job Description

Sous la supervision du ou de la gestionnaire de la Formation continue, la personne titulaire de ce poste appuie les programmes et services offerts par le secteur. Elle apporte un soutien logistique à la prestation des cours, y compris l’inscription, les horaires et le soutien aux étudiantes et étudiants. Elle appuie également la ou le gestionnaire dans les suivis budgétaires.

Responsabilités :

Prestation des cours et activités de formation                                                                                            

• Effectuer la mise en œuvre de la programmation ainsi que l’évaluation des cours de la Formation continue, tels que les sondages et la compilation des données;
• Compiler et assurer la mise à jour de l’information pour le prospectus et les feuillets promotionnels qui en découlent; vérifier le contenu du produit final, valider les informations, obtenir l’approbation finale de la personne gestionnaire de service et assurer la distribution;
• Appuyer dans la mise à jour du site Web et de l’intranet du secteur;
• Appuyer dans la prestation d’activités, de cours ou de programmes du secteur;
• Organiser ou participer à l’organisation de la logistique de certaines activités de recrutement du secteur (p. ex., portes ouvertes, 5 à 7, foires);
• Travailler en étroite collaboration avec le Bureau du registraire, préparer les offres de cours ou de programmes et l’entrée de notes, etc.; mettre en œuvre tous les cours offerts par la Formation continue; aider à la recherche de personnel enseignant;
• Assurer le suivi de l’inscription et de la facturation.

Servi à la clientèle                                                                                                                                                                                                 

• Agir à titre de personne-ressource pour la clientèle et le personnel scolaire de la Formation continue dans tous les sites et campus du Collège;
• Fournir l’orientation initiale au début de chaque étape au personnel scolaire du secteur; expliquer les lignes directrices et les procédures;
• Fournir des renseignements sur les cours et services du secteur;
• Maintenir des lignes de communication étroites et collaborer avec les autres secteurs du Collège en ce qui a trait aux dossiers relevant de sa responsabilité;
• Appuyer dans la gestion des plaintes et des demandes de   services ;
• Participer à l’atteinte des cibles prescrites; agir comme ambassadeur pour les cours, programmes et services du secteur afin d’inciter les gens à s’inscrire aux cours ou programmes offerts; vérifier régulièrement le nombre d’inscriptions; effectuer les suivis nécessaires; proposer des cours à la personne superviseure en fonction des demandes reçues et de l’historique des inscriptions.

Appui administratif et logistique

• Compiler des données, préparer divers rapports et effectuer des analyses des inscriptions afin de démontrer les tendances et d’appuyer la direction dans la prise de décisions;
• Maintenir une base de données du personnel enseignant; saisir les contrats d’embauche dans le système informatisé du Collège;
• Communiquer régulièrement le statut de certains dossiers à la personne superviseure; veiller à ce que les échéanciers de projets soient respectés et en faire rapport à la personne superviseure;
• Trouver et recommander des méthodes et des procédures pour améliorer le bon fonctionnement du secteur; assurer le suivi des décisions prises et des priorités établies;
• Préparer les contrats d’embauche pour le personnel temporaire de son cadre de responsabilité au sein du système du Collège; tenir un registre des absences du personnel temporaire du secteur en vue de vérifier la déclaration des heures avec les feuilles de temps et assurer les suivis nécessaires;
• Assurer un suivi auprès des ressources humaines pour tous les documents signés et requis par ce service en ce qui a trait à l’embauche de personnel temporaire, comme les copies signées des contrats d’embauche, etc.

Exigences :

• Diplôme de 2 ans ou l’équivalent en administration de bureau;
• Minimum de trois ans d’expérience pertinente;
• Excellentes habiletés de communication en français et en anglais (oral et écrit);
• Expérience en service à la clientèle;
• Expérience en administration de bureau et en protocole téléphonique;
• Expérience en matière de budgets;
• Expérience en compilation et analyse de données;
• Expérience en organisation de la logistique d’activités;
• Expérience de la gestion d’échéanciers serrés;
• Expérience de la gestion de plusieurs dossiers;
• Expérience de l’utilisation de systèmes de gestion informatisés;
• Excellente connaissance des logiciels de traitement de texte (Word), de tableur électronique (Excel), de présentation (PowerPoint), de base de données (Sharepoint, Access), de courrier électronique (Outlook) et d'Internet;
• Expérience de travail avec le public.

Closing Date:

Note: Posting is no longer available as of date cited above at 11:59 p.m.

First consideration will be given to internal applicants in accordance with their respective Collective Agreements.

Salary : $31 - $36