Spécialiste aux dossiers (2 positions)

Collège Boréal is committed to upholding the values of equity, diversity, inclusion and human rights in our living, learning and working environments. We know that diversity fosters excellence and we all share the responsibility to foster an equitable, diverse and inclusive community. In keeping with our values, we are looking for staff who will work respectfully and constructively with everyone who attends our college. We invite applications from any qualified individual and actively encourage applications from members of groups with historical or current equity barriers, including, but not limited to, women, people of Indigenous descent, racialized people, people with disabilities, and members of the 2SLGBTQI community. We support diversity and equity and are committed to creating a workplace free of harassment and discrimination and an inclusive and barrier-free environment. If we contact you for a job interview, please inform us of any accommodations you require with respect to any materials or processes used, so that we can ensure you receive a fair and equitable assessment of your qualifications.

Alternative formats will be provided upon request throughout the recruitment and selection process. Please let us know if you require accommodations to apply for the position.
 

Job Type:

Additional Locations:

Weekly Hours:

Position End Date:

Job Category:

Salary Range:

Compensation grade:

Job Description

Sous la direction générale de la ou du registraire associé, la personne qui occupe ce poste est chargée de suivre le cheminement des étudiantes et étudiants de tous les campus et de tous les programmes postsecondaires et non postsecondaires du Collège, depuis la confirmation jusqu’à l’obtention du diplôme. Elle joue un rôle stratégique en confirmant la sanction des études et la création des titres de compétence contenant le sceau du Collège et les signatures de la présidence et du registrariat. Elle s’occupe également de l’inscription des étudiantes et étudiants et joue un rôle important dans le cheminement scolaire et la réussite des personnes inscrites dans les programmes sous sa responsabilité. Elle analyse des données pertinentes aux dossiers étudiants, prépare des rapports et des recommandations à la demande de la direction, conseille les membres du personnel et de la communauté étudiante et suggère des stratégies pour la rétention et l’amélioration continue du secteur. Elle participe à de nombreux comités internes qui traitent des dossiers étudiants et fournit un service à la clientèle exemplaire par le biais de divers moyens, y compris le centre d’appel du Collège.

Responsabilités :
 

Dossiers étudiants 

• Gérer et effectuer tous les suivis et analyses nécessaires aux dossiers des étudiantes et étudiants dès leur préinscription, incluant les ajouts, les retraits et autres afin d’assurer leur cheminement vers l’obtention de leur diplôme ou certificat selon le cursus approuvé du programme; comprend aussi les modifications de cursus à venir et les règles établies;
• Maintenir une connaissance approfondie du fonctionnement de tous les programmes offerts;
• Assurer le maintien du dossier étudiant électronique et/ou physique tout au long de son cheminement au Collège; documenter tous les changements et interventions;
• Aiguiller l’étudiante ou l’étudiant qui éprouve des besoins particuliers ou des difficultés d’apprentissage vers les services appropriés;
• Aider l’étudiante ou l’étudiant à compléter une entente de paiement spéciale selon les échéanciers prescrits et assurer la gestion des suivis;
• Identifier des problèmes au système informatisé Boréal et les signaler aux personnes responsables afin qu’elles assurent les suivis et corrections;
• Rencontrer les étudiantes et étudiants qui éprouvent des difficultés ou des besoins afin de discuter des défis, des conséquences, suggérer des options et/ou les diriger vers les services disponibles ou les règles du Guide Boréal;
• Effectuer des entrevues de départ avec les étudiantes et étudiants qui décident d’abandonner un programme et examiner la possibilité de rétention ou de retour;
• Colliger toute l’information scolaire des étudiantes et étudiants et préparer des rapports en vue des rencontres d’évaluation du rendement et la présentation de recommandations à l’égard de leur cheminement scolaire;
• Participer aux rencontres d’évaluation du rendement scolaire et veiller au respect des règlements énoncés dans le Guide Boréal;
• S’assurer que les dossiers étudiants sont complets en préparation à la remise des diplômes;
• Effectuer les suivis relatifs aux listes de classes et aux notes manquantes pour les programmes qui relèvent de sa responsabilité;
• Analyser et assurer les suivis et les correctifs relatifs aux comptes en souffrances, aux comptes créditeurs et aux comptes de garants pour les programmes qui relèvent de sa responsabilité;
• S’assurer que les règlements des agences sont respectés, notamment le RAFEO, l’IRCC, Deuxième carrière, CSPAAT ou autres.

Analyse des dossiers

• Préparer des rapports, effectuer des analyses qualificatives et quantitatives des données et faire des recommandations sur les résultats scolaires des étudiantes et étudiants à la demande de la ou du gestionnaire;
• Identifier les lacunes du système informatisé étudiant et recommander le besoin de nouveaux rapports aux personnes concernées;
• Aider à la rédaction, au maintien et à la création des procédures et des gabarits du secteur;
• S’assurer que tous les dossiers de la vérification sont à jour avant les dates de recensement pour l’audit;
• Participer à la vérification et au débogage des erreurs du système informatisé étudiant ainsi qu’aux mises à niveau du système.

Liaison entre les divers intervenants

• Guider et aider le personnel dans la gestion des dossiers des étudiantes et étudiants, y compris leur cheminement collégial (ajout/retrait de cours, etc.) et tout autre dossier relevant de sa responsabilité, afin d’assurer un lien avec le secteur de l’Enseignement;
• Collaborer avec tout le personnel concerné par les directives et procédures touchant les dossiers étudiants;
• Fournir des mises à jour sur l’évolution des dossiers et signaler les risques de façon proactive;
• Former, fournir des conseils experts et répondre aux questions concernant les dossiers étudiants et les systèmes du Collège utilisés en lien avec les dossiers pour tout le personnel;
• Agir comme personne-ressource relativement aux questions des dossiers étudiants;
• Répondre et traiter les appels reçus au centre d’appel du Collège;
• Représenter et animer des séances d’orientation ou des présentations variées pour les services du Registrariat.
• Accomplir toute autre tâche connexe jugée pertinente par le personnel de supervision.

Exigences :

• Diplôme de 3 ans en administration des affaires, psychologie, éducation ou dans un domaine connexe;
• Minimum de trois ans d’expérience pertinente;
• Expérience en gestion et élaboration de projets
• Expérience dans l’offre et la prestation de services à la clientèle (écoute active, résolution de problèmes)
• Expérience à transiger avec des processus ministériels légaux et comprendre les impacts des décisions
• Expérience au niveau de la recherche, de l’analyse et de la rédaction de rapports
• Expérience en communication et relations interpersonnelles
• Expérience à utiliser les technologies d’information 
• Expérience à travailler sous pression tout en respectant les échéanciers serrés
• Expérience à bien gérer son temps
• Expérience à travailler en équipe

Closing Date:

Note: Posting is no longer available as of date cited above at 11:59 p.m.

First consideration will be given to internal applicants in accordance with their respective Collective Agreements.

Salary : $3,629 - $4,213