Office and Communications Specialist

Job Description: Community Advocate

Location: Clatsop County, Oregon

Reports to: Deputy Director

Position: Consejo Hispano is seeking an outgoing, bilingual professional with exceptional communication skills to be the welcoming face and voice of our organization. This individual will manage front desk operations, provide resources and support to callers and visitors with accurate information and resources, lead our social media efforts to amplify outreach and engagement, and ensure smooth communication between our team and the community we serve.

Roles and Responsibilities:

The role of the Office and Communications Specialist will include the following. These roles are not distinct, and will overlap as appropriate:

• Front Desk Management: Answering phone calls with professionalism and friendliness, directing calls to appropriate personnel, greeting visitors and providing accurate information about our programs, services, and resources. Makes reminder phone calls to those with scheduled appointments. Maintain a welcoming and organized front desk environment.
• Community Support: Assist community members in finding appropriate resources and services, maintain an up-to-date directory of community resources to provide accurate referrals, track and follow up on inquiries to ensure timely resolutions.
• Communications and Social Media Management: Manage Consejo Hispano’s social media platforms, including posting content, responding to messages, and monitoring engagement, create and share relevant content to promote programs, events, and community resources, use communication apps to connect with the community promptly and effectively.
• Document handling: Filing documents electronically and physically, copying, scanning, and faxing documents. Provides assistance in filling out forms when necessary i.e. forms not in the clients’ native tongue or forms difficult to understand.
• Office supplies and equipment management: Maintaining inventory of office supplies, ordering new supplies as needed. Ensuring office equipment is functioning properly and reporting any issues.
• Basic administrative tasks: Preparing reports, entering data into spreadsheets and databases, creating and updating documents, compiling information. Helps prepare bulk mailings. Prepares correspondence as needed.
• Other duties as assigned.

Qualifications:

• Being bilingual in English and Spanish is a must (spoken and written), your Spanish doesn’t have to be perfect but you need to be able to communicate well with Spanish speakers
• 2 or more years’ experience working with one or more of the following:
• Immigrants or refugees
• Spanish speakers
• Community programs, community engagement or community organizing
• Nonprofit sector
• An understanding of the needs, challenges, and barriers faced by Latinx and/or immigrant families as they relate to accessing and engaging with institutional systems
• Strong communication and interpersonal skills with a welcoming and approachable demeanor
• Organizational and planning skills
• Experience managing social media platforms and creating engaging content
• Excellent problem-solving skills and conflict management abilities
• Good judgment and decision-making ability
• Attention to detail and accuracy
• Ability to keep track of multiple projects simultaneously
• Team-player willing to pitch in where necessary
• Comfort with social media use, web research, and proficient computer skills specifically with Microsoft Office such as Word, Excel, and PowerPoint
• A solid commitment to helping Spanish speakers
• Experience working with diverse populations
• Maturity, initiative, resourcefulness, and an ability to inspire others, creatively problem-solve, and work collaboratively with staff, volunteers, and community partners.
• Valid driver’s license and up to date auto insurance for travel between work sites

This position is a full-time position, with hours occasionally varying. Some weekends and travel required. Must possess current and valid US Work Authorization and be eligible to work for any US employer.

Benefits: The position includes paid time off every year that includes holidays, vacation time, and sick time. It also includes comprehensive medical, vision and dental insurance paid at 90% coverage for the employee, their spouse and their children; retirement match account, as well as life insurance including EAP with counseling sessions, and accidental death and dismemberment insurance.

Essential Physical Requirements:

Typical Working Conditions: Office-type environment.

Equipment Used: Computer, telephone, printer, and fax.

Essential Physical Tasks: This job requires frequent lifting, pushing and pulling under 10 lbs and occasionally up to 40 lbs. Because of the use of the computer, this job frequently uses the keyboard which requires repetitive motion and dexterity. In the course of the job, there will be frequent walking, sometimes over uneven and slippery surfaces, and sitting for periods of time. There is also occasional reaching.

Equal Opportunity Employer: Consejo Hispano is an equal opportunity employer that values equity and recruits a diverse, inclusive workforce. We strongly encourage women, people of color and folks who identify as LGBTQ or disabled to apply. We do not discriminate on the basis of race, color, religion, marital status, age, national origin, ancestry, physical or mental disability, medical condition, pregnancy, genetic information, gender, sexual orientation, gender identity or expression, veteran status, or any other status protected under federal, state, or local law.

Se Reporta a: Sub-Directora

Puesto: Consejo Hispano está buscando un/a profesional extrovertido/a y bilingüe con habilidades excepcionales de comunicación para ser la cara y voz acogedora de nuestra organización. Esta persona gestionará las operaciones de recepción, proporcionará recursos y apoyo a quienes llaman o visitan nuestras oficinas con información y recursos precisos, liderará nuestros esfuerzos en las redes sociales para amplificar el alcance y el compromiso, y garantizará una comunicación fluida entre nuestro equipo y la comunidad que servimos.

Funciones y responsabilidades:

El rol del Especialista de Oficina y Comunicaciones incluirá lo siguiente. Estos roles no son distintos y se superpondrán según corresponda:

• Gestión de Recepción: Responder llamadas telefónicas con profesionalismo y amabilidad, dirigir las llamadas al personal adecuado, recibir visitantes y proporcionar información precisa sobre nuestros programas, servicios y recursos. Hacer llamadas de recordatorio a aquellos con citas programadas. Mantener un ambiente de recepción acogedor y organizado.
• Apoyo Comunitario:Ayudar a los miembros de la comunidad a encontrar recursos y servicios adecuados. Mantener un directorio actualizado de recursos comunitarios para proporcionar referencias precisas. Realizar seguimiento a consultas para garantizar resoluciones oportunas.
• Gestión de Comunicaciones y Redes Sociales: Administrar las plataformas de redes sociales de Consejo Hispano, incluyendo la publicación de contenido, la respuesta a mensajes y el monitoreo de interacciones. Crear y compartir contenido relevante para promocionar programas, eventos y recursos comunitarios. Usar aplicaciones de comunicación para conectarse rápidamente y de manera efectiva con la comunidad.
• Manejo de Documentos:Archivar documentos de manera electrónica y física, copiar, escanear y enviar documentos por fax. Proporcionar asistencia para completar formularios cuando sea necesario, por ejemplo, formularios en un idioma que no sea el nativo del cliente o formularios difíciles de entender.
• Gestión de Suministros y Equipos de Oficina:Mantener un inventario de suministros de oficina y pedir nuevos suministros según sea necesario. Asegurar que el equipo de oficina funcione correctamente y reportar cualquier problema.
• Tareas Administrativas Básicas:Preparar informes, ingresar datos en hojas de cálculo y bases de datos, crear y actualizar documentos, compilar información. Ayudar a preparar envíos masivos de correo. Redactar correspondencia según sea necesario.
• Otras tareas según se asignen.

Cualificaciones:

• Ser bilingüe en inglés y español es indispensable (hablado y escrito); su inglés no tiene que ser perfecto, pero debe poder comunicarse bien con aquellas personas que solamente hablan inglés.
• 2 o más años de experiencia trabajando en uno o más de los siguientes:
• Inmigrantes o refugiados
• Hablantes de español
• Programas comunitarios, participación comunitaria u organización comunitaria
• Sector sin fines de lucro
• Comprensión de las necesidades, desafíos y barreras enfrentadas por familias latinas y/o inmigrantes en relación con el acceso e interacción con sistemas institucionales.
• Fuertes habilidades de comunicación interpersonal, con una actitud acogedora y accesible.
• Habilidades organizativas y de planificación.
• Experiencia en la gestión de plataformas de redes sociales y en la creación de contenido atractivo.
• Excelentes habilidades de resolución de problemas y manejo de conflictos.
• Buen juicio y capacidad para tomar decisiones.
• Atención a los detalles y precisión.
• Capacidad para realizar un seguimiento de múltiples proyectos simultáneamente.
• Trabajo en equipo y disposición para apoyar donde sea necesario.
• Comodidad con el uso de redes sociales, investigaciones en la web y habilidades informáticas, específicamente con Microsoft Office como Word, Excel y PowerPoint.
• Un compromiso sólido para ayudar a los hispanohablantes.
• Experiencia trabajando con poblaciones diversas.
• Madurez, iniciativa, ingenio y capacidad para inspirar a otros, resolver problemas creativamente y colaborar con el personal, voluntarios y socios comunitarios.
• Licencia de conducir válida y seguro de auto actualizado para viajar entre sitios de trabajo.

Esta posición es una posición de tiempo completo, con horas que varían ocasionalmente. Se requieren algunos fines de semana y viajes. Debe poseer una autorización de trabajo de EE. UU. actual y válida y ser elegible para trabajar para cualquier empleador de EE. UU.

Beneficios: El puesto incluye tiempo libre pagado todos los años que incluye días festivos, tiempo de vacaciones y tiempo de enfermedad. También incluye seguro médico, oftalmológico y dental integral pagado al 90% de cobertura para el trabajador, su cónyuge y sus hijos; cuenta de contrapartida para la jubilación, así como un seguro de vida que incluye EAP con sesiones de asesoramiento y un seguro por muerte accidental y desmembramiento.

Requisitos físicos esenciales:

Condiciones típicas de trabajo: entorno tipo oficina.

Equipo Utilizado: Computadora, teléfono, impresora, y fax.

Tareas físicas esenciales: este trabajo requiere levantar, empujar y jalar con frecuencia menos de 10 libras y ocasionalmente hasta 40 libras. Debido al uso de la computadora, este trabajo utiliza con frecuencia el teclado, lo que requiere movimientos repetitivos y destreza. En el transcurso del trabajo, habrá que caminar con frecuencia, a veces sobre superficies irregulares y resbaladizas, y estar sentado durante períodos de tiempo. También hay alcances ocasionales.

Empleador con igualdad de oportunidades: Consejo Hispano es un empleador con igualdad de oportunidades que valora la equidad y contrata una fuerza laboral diversa e inclusiva. Recomendamos encarecidamente a las mujeres, las personas de color y las personas que se identifican como LGBTQ o discapacitadas que presenten su solicitud. No discriminamos por motivos de raza, color, religión, estado civil, edad, origen nacional, ascendencia, discapacidad física o mental, condición médica, embarazo, información genética, género, orientación sexual, identidad o expresión de género, condición de veterano, o cualquier otro estado protegido por la ley federal, estatal o local.

Job Type: Full-time

Pay: $16.00 - $22.00 per hour

Expected hours: 40 per week

Benefits:

• 401(k)
• 401(k) matching
• Dental insurance
• Flexible schedule
• Health insurance
• Paid time off
• Vision insurance

Schedule:

• 8 hour shift
• Monday to Friday
• Weekends as needed

Language:

• Spanish and English (Required)

Work Location: In person

Salary : $16 - $22