Office Assistant

Job Description: Office Assistant

Location: Tillamook County, Oregon

Reports to: Deputy Director

Position: The Office Assistant represents the organization to the public who visit or contact the organization’s office.

Roles and Responsibilities:

The role of the Office Assistant will include the following. These roles are not distinct, and will overlap as appropriate:

• Reception duties: Answering phone calls, directing calls to appropriate personnel, greeting visitors and providing basic information. Makes reminder phone calls to those with scheduled appointments.
• Document handling: Filing documents electronically and physically, copying, scanning, and faxing documents. Provides assistance in filling out forms when necessary i.e. forms not in the clients’ native tongue or forms difficult to understand
• Office supplies management: Maintaining inventory of office supplies, ordering new supplies as needed.
• Data entry: Entering data into spreadsheets and databases.
• Basic administrative tasks: Preparing reports, creating and updating documents, compiling information. Helps prepare bulk mailings. Prepares correspondence as needed
• Office equipment maintenance: Ensuring office equipment is functioning properly and reporting any issues.
• Keeps tidy work environment
• Other duties as assigned

Qualifications:

• Being bilingual in English and Spanish is a must, your Spanish doesn’t have to be perfect but you need to be able to communicate well with Spanish speakers
• 2 or more years’ experience working with one or more of the following:
• -Immigrants or refugees
• -Spanish speakers
• -Community programs, community engagement or community organizing
• -Nonprofit sector
• -Restaurant or food production sector (minimum two years experience)
• An understanding of the needs, challenges, and barriers faced by Latinx and/or immigrant families as they relate to accessing and engaging with institutional systems
• Good communication skills (reading/writing/speaking) in both English and Spanish, and interpersonal skills
• Organizational and planning skills
• Excellent problem-solving skills and conflict management abilities
• Good judgment and decision-making ability
• Attention to detail and accuracy
• Is able to follow recipes and work at different stations in a kitchen
• Maximizes kitchen resources at 100%
• Maintains a clean and organized kitchen environment
• Has an Oregon Food Handler’s card
• Ability to keep track of multiple projects simultaneously
• Team-player willing to pitch in where necessary
• Comfort with social media use, web research, and proficient computer skills specifically with Microsoft Office such as Word, Excel, and PowerPoint
• A solid commitment to helping Spanish speakers
• Experience working with diverse populations
• Maturity, initiative, resourcefulness, and an ability to inspire others, creatively problem-solve, and work collaboratively with staff, volunteers, and community partners.
• Valid driver’s license and up to date auto insurance for travel between work sites

This position is a full-time position, with hours occasionally varying. Some weekends and travel required. Must possess current and valid US Work Authorization and be eligible to work for any US employer.

Benefits: The position includes paid time off every year that includes holidays, vacation time, and sick time. It also includes comprehensive medical, vision and dental insurance paid at 90% coverage for the employee, their spouse and their children; retirement match account, as well as life insurance including EAP with counseling sessions, and accidental death and dismemberment insurance.

Essential Physical Requirements:

Typical Working Conditions: Office-type environment.

Equipment Used: Computer, telephone, printer, and fax.

Essential Physical Tasks: This job requires frequent lifting, pushing and pulling under 10 lbs and occasionally up to 40 lbs. Because of the use of the computer, this job frequently uses the keyboard which requires repetitive motion and dexterity. In the course of the job, there will be frequent walking, sometimes over uneven and slippery surfaces, and sitting for periods of time. There is also occasional reaching.

Equal Opportunity Employer: Consejo Hispano is an equal opportunity employer that values equity and recruits a diverse, inclusive workforce. We strongly encourage women, people of color and folks who identify as LGBTQ or disabled to apply. We do not discriminate on the basis of race, color, religion, marital status, age, national origin, ancestry, physical or mental disability, medical condition, pregnancy, genetic information, gender, sexual orientation, gender identity or expression, veteran status, or any other status protected under federal, state, or local law.

Se Reporta a: Sub-Directora

Puesto: La/el asistente de oficina representa a la organización ante el público que visita o contacta la oficina de la organización.

Funciones y responsabilidades:

El papel de Asistente de Oficina incluirá lo siguiente. Estos roles no son distintos y se superpondrán según corresponda:

• Funciones de recepción: Responder llamadas telefónicas, dirigir llamadas al personal apropiado, saludar a los visitantes y brindar información básica. Realiza llamadas telefónicas de recordatorio a quienes tienen citas programadas.
• Manejo de documentos: Archivar documentos electrónicamente y físicamente, copiar, escanear y enviar documentos por fax. Brinda asistencia para completar formularios cuando sea necesario, es decir, formularios que no estén en la lengua materna del cliente o formularios difíciles de entender.
• Gestión de materiales de oficina: Mantener el inventario de materiales de oficina, solicitar nuevos materiales según sea necesario.
• Ingreso de datos: Ingresar datos en hojas de cálculo y bases de datos.
• Tareas administrativas básicas: Preparar informes, crear y actualizar documentos, recopilar información. Ayudar a preparar correos masivos. Preparar correspondencia según sea necesario.
• Mantenimiento de equipos de oficina: Asegurarse de que los equipos de oficina funcionen correctamente e informar cualquier problema.
• Mantener ordenado el ambiente de trabajo.
• Otras tareas según se asignen.

Calificaciones:

• Ser bilingüe en inglés y español es imprescindible, su inglés no tiene que ser perfecto, pero debe poder comunicarse bien con aquellas personas que solamente hablan inglés.
• 2 o más años de experiencia trabajando con uno o más de los siguientes:
• -inmigrantes o refugiados
• -Hispanohablantes
• -Programas comunitarios, participación comunitaria u organización comunitaria
• -El sector sin fines de lucro
• -Sector restaurantero o producción de alimentos (experiencia mínima de 2 años)
• Una comprensión de las necesidades, los desafíos y las barreras que enfrentan las familias latinas y/o inmigrantes en relación con el acceso y la participación en los sistemas institucionales.
• Buenas habilidades de comunicación (leer/escribir/hablar) tanto en inglés como en español, y habilidades interpersonales
• Habilidades de organización y planificación.
• Excelentes habilidades de resolución de problemas y habilidades de gestión de conflictos.
• Buen juicio y capacidad para tomar decisiones.
• Atención al detalle y precisión.
• Es capaz de seguir recetas y trabajar en diferentes estaciones de la cocina
• Maximiza los recursos de la cocina al 100%
• Mantiene un entorno de cocina limpio y organizado
• Tiene una tarjeta de manipulador de alimentos de Oregón
• Capacidad para realizar un seguimiento de varios proyectos simultáneamente
• Jugador de equipo dispuesto a ayudar cuando sea necesario
• Comodidad con el uso de las redes sociales, la investigación web y las habilidades informáticas competentes, específicamente con Microsoft Office, como Word, Excel y PowerPoint.
• Un sólido compromiso para ayudar a los hispanohablantes
• Experiencia trabajando con poblaciones diversas.
• Madurez, iniciativa, ingenio y capacidad para inspirar a otros, resolver problemas de manera creativa y trabajar en colaboración con el personal, los voluntarios y los socios de la comunidad.
• Licencia de conducir válida y seguro de automóvil actualizado para viajar entre sitios de trabajo
• Esta posición es una posición de tiempo completo, con horas que varían ocasionalmente. Se requieren algunos fines de semana y viajes. Debe poseer una autorización de trabajo de EE. UU. actual y válida y ser elegible para trabajar para cualquier empleador de EE. UU.

Beneficios: El puesto incluye tiempo libre pagado todos los años que incluye días festivos, tiempo de vacaciones y tiempo de enfermedad. También incluye seguro médico, oftalmológico y dental integral pagado al 90% de cobertura para el trabajador, su cónyuge y sus hijos; cuenta de contrapartida para la jubilación, así como un seguro de vida que incluye EAP con sesiones de asesoramiento y un seguro por muerte accidental y desmembramiento.

Requisitos físicos esenciales:

Condiciones típicas de trabajo: entorno tipo oficina.

Equipo Utilizado: Computadora, teléfono, impresora, y fax.

Tareas físicas esenciales: este trabajo requiere levantar, empujar y jalar con frecuencia menos de 10 libras y ocasionalmente hasta 40 libras. Debido al uso de la computadora, este trabajo utiliza con frecuencia el teclado, lo que requiere movimientos repetitivos y destreza. En el transcurso del trabajo, habrá que caminar con frecuencia, a veces sobre superficies irregulares y resbaladizas, y estar sentado durante períodos de tiempo. También hay alcances ocasionales.

Empleador con igualdad de oportunidades: Consejo Hispano es un empleador con igualdad de oportunidades que valora la equidad y contrata una fuerza laboral diversa e inclusiva. Recomendamos encarecidamente a las mujeres, las personas de color y las personas que se identifican como LGBTQ o discapacitadas que presenten su solicitud. No discriminamos por motivos de raza, color, religión, estado civil, edad, origen nacional, ascendencia, discapacidad física o mental, condición médica, embarazo, información genética, género, orientación sexual, identidad o expresión de género, condición de veterano, o cualquier otro estado protegido por la ley federal, estatal o local.

Job Type: Full-time

Pay: $18.00 per hour

Benefits:

• 401(k)
• 401(k) matching
• Dental insurance
• Flexible schedule
• Health insurance
• Paid time off
• Vision insurance

Schedule:

• 8 hour shift
• Monday to Friday
• Weekends as needed

Language:

• Spanish and English (Required)

Work Location: In person

Salary : $18