Adjoint Administratif de Renfort à 50% (CDD)

Description du Contexte / Environnement du poste

Le Pôle médico-social est composé de l’ITEP de St Venant et de la MAS de Béthune

MAS : Maison d’Accueil Spécialisée

ITEP : Institut Thérapeutique, Educatif et Pédagogique

Contexte De Travail

• Travail de jour 50 % (1semaine sur 2 jours et 1 semaine sur 3 jours)
  
  

Missions générales

Missions générales

L’adjoint administratif est chargé de l’exécution des tâches administratives relatives au bon fonctionnement des structures du pôle médico-social.

Missions Principales Et Activités

• Accueil des personnes (familles, partenaires …),
• Gestion administrative des entrées/sorties des résidents,
• Gestion des états de présence des résidents (internat/accueil de jour),
• Gestion des états trimestriels de présence (CPAM),
• Participation à l’utilisation de Via Trajectoire,
• Mise en œuvre de tableaux de bord et indicateurs de suivi,
• Suivi des enquêtes,
• Gestion des régies administratives,
• Contrôle et regard sur les factures de fonctionnement,
• Gestion du logiciel CHRONOS,
• Gestion des stocks de fournitures de bureau et de matériels (suivi, contrôle, relance commandes),
• Gestion documentaire,
• Organisation de réunions, commissions spécialisées,
• Prise de notes, mise en forme de documents,
• Rédaction de notes, documents et/ou rapports,
• Rédaction annuelle des rapports d’activités,
• Prise de rendez-vous et gestion de l’agenda,
• Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques,
• Réception du courrier,
• Traitement des courriers, dossiers, documents,
• Organiser et contrôler les dossiers des usagers,
• Classement, archivage,
• Traitement des mandats et demandes patrimoine,
• Participation à la démarche Qualité et de Gestion des Risques,
• Contribuer aux travaux institutionnels en lien avec le projet d’établissement.
  
  

Missions Spécifiques ITEP

• Gestion des taxis,
• Participation préparation pré-rentrée.
  
  

Caractéristiques particulières du poste

• Maitrise des logiciels Excel et Word
  
  

Responsables fonctionnels / Liens privilégiés

Liaison Hiérarchique

• Directeur de l’Offre Médico-Sociale,
• Cadre Supérieur Socio Educatif
• Coordinatrice Educatif
  
  

Relations Fonctionnelles

• Equipes administratives,
• Thérapeutique,
• Pédagogique,
• Educatives.
  
  

Compétences attendues et souhaitées

• Capacité d’écoute,
• Capacité d’adaptation,
• Sens du travail en équipe pluridisciplinaire,
• Sens des responsabilités,
• Autonomie et capacité à prendre des initiatives,
• Faire preuve de discrétion professionnelle,
• Capacité d’analyse et d’organisation.