OFFICE SUPPORT SPECIALIST - FINANCIAL ASSISTANCE / ESPECIALISTA EN APOYO DE OFICINA - ASISTENCIA FINANCIERA

Office Support Specialist -Financial Assistance

Human Services

Dept/Div: Human Services/General/Global Human Services FLSA Status: Non-Exempt

General Definition of Work

Performs administrative support work for human services staff and operations, and related work as apparent or assigned. Work is performed under the moderate supervision of the unit Supervisor.

Qualification Requirements

To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential function satisfactorily. The requirements listed below are representative of the knowledge, skill and/or ability required. Reasonable accommodations may be made to enable an individual with disabilities to perform the essential functions. The below listed statements are intended to describe the general nature and level of work being performed by individuals assigned to this position. They are not intended to be an exhaustive list of all duties, responsibilities, and skills required of personnel so classified.

Essential Functions

• Directly assists the public through face to face and telephone contact; provides information and forwards inquiries to the appropriate staff person.
• Maintains and composes inventory of supplies and forms.
• Performs standard clerical assistance duties such as maintaining calendars, printing items, data entry, processing faxes or copy requests, processing mailings, accepting payments, processing incoming or outgoing mail, backing up other clerical staff, filing and ordering office supplies.
• Scan and indexing of documents and incoming mail into Electronic Document Management System.
• Completion of Public Assistance Verification Request Forms.
• Conversational Spanish speaking for client services, as able.

Knowledge, Skills and Abilities

General knowledge of the programs, policies and procedures of a county office; general knowledge of social services laws and regulation; comprehensive skill operating standard office equipment and related hardware and software; general skill composing and proofreading documents, notes, handouts and manuals; ability to take oral and written direction; ability to organize tasks and workflow with a limited amount of direction; ability to understand and make basic mathematical calculations; ability to process paperwork in a timely and efficient manner; ability to interact, establish and maintain effective working relationships with staff and the general public.

Education and Experience

High school diploma or GED and minimal experience working in a clerical support role, or equivalent combination of education and experience.

Physical Requirements

This work requires the occasional exertion of up to 10 pounds of force; work regularly requires sitting, speaking or hearing, using hands to finger, handle or feel, reaching with hands and arms and repetitive motions and occasionally requires standing, walking, pushing or pulling and lifting; work has standard vision requirements; vocal communication is required for expressing or exchanging ideas by means of the spoken word; hearing is required to perceive information at normal spoken word levels; work requires preparing and analyzing written or computer data, operating machines and observing general surroundings and activities; work has no exposure to environmental conditions; work is generally in a moderately noisy location (e.g. business office, light traffic).

Special Requirements

• Driver’s License valid in the State of MN.
• Bilingual proficiency in English and Spanish preferred.

Other Requirements

The incumbent may encounter not public data in the course of these duties. Any access to not public data should be strictly limited to accessing the data that are necessary to fulfill the employment responsibility. While data are being accessed, incumbent should take reasonable measures to ensure the not public data are not accessed by individuals without a work reason. Once the work reason to access the data is reasonably finished, incumbent must properly store the not public data according to the provisions Ch. 13. If a new work assignment requires access to not public data, the incumbent is permitted to access not public data for the work assignment purposes only. Any access to not public data must be strictly limited to the data necessary to complete the work assignment and after the assignment is completed, the employee’s work assignment no longer requires access

Minimum Qualifications:

Salary/Benefits: Starting wage is $20.95 per hour plus health insurance, life insurance, retirement plan, vacation/sick/holiday pay and many other voluntary benefits. Salary Range: $20.95-$29.58.

Especialista en apoyo de oficina - Asistencia financiera

Servicios Humanos

Dept/Div: Servicios Humanos/Servicios Humanos Generales/Globales Estado de FLSA: Non-Exempt

Definición general del trabajo

Realiza trabajo de apoyo administrativo para el personal de servicios humanos y operaciones, y el trabajo relacionado como aparente o asignado. El trabajo se realiza bajo la supervisión moderada del o Supervisor de Asistencia Financiera.

Requisitos de calificación

Para desempeñar este trabajo con éxito, una persona debe ser capaz de realizar cada función esencial de manera satisfactoria. Los requisitos que se enumeran a continuación son representativos de los conocimientos, las habilidades y/o la capacidad requerida. Se pueden realizar adaptaciones razonables para permitir que una persona con discapacidades realice las funciones esenciales. Las declaraciones que se enumeran a continuación tienen como objetivo describir la naturaleza general y el nivel de trabajo que realizan las personas asignadas a este puesto. No pretenden ser una lista exhaustiva de todos los deberes, responsabilidades y habilidades requeridas del personal clasificado de esa manera.

Funciones esenciales

• Ayuda directamente al público a través del contacto personal y telefónico; proporciona información y remite las consultas al personal competente.
• Mantiene y compone el inventario de suministros y formularios.
• Realiza tareas de asistencia administrativa estándar, como mantener calendarios, imprimir artículos, ingresar datos, procesar faxes o solicitudes de copia, procesar correos, aceptar pagos, procesar correo entrante o saliente, respaldar a otro personal administrativo,y pedidos de material de oficina.
• Examina a los solicitantes dentro de las pautas del programa y para los servicios acelerados, estableciendo citas según sea necesario
• Escaneo e indexación de documentos y correo entrante en el Sistema Electrónico de Gestión de Documentos.
• Cumplimentación de Formularios de Solicitud de Verificación de Asistencia Pública.
• Habla español conversacional para servicios al cliente, según sea posible.

Conocimientos y habilidades

Conocimiento general de los programas, políticas y procedimientos de una oficina del condado; conocimiento general de las leyes y reglamentos de servicios sociales; conocimientos generales sobre el funcionamiento del equipo de oficina estándar y el equipo y los programas informáticos conexos; competencias generales de redacción y corrección de documentos, notas, folletos y manuales; capacidad para tomar la dirección oral y escrita; capacidad para organizar tareas y flujo de trabajo con una cantidad limitada de dirección; capacidad para comprender y realizar cálculos matemáticos básicos; capacidad para procesar la documentación de manera oportuna y eficiente; capacidad para interactuar, establecer y mantener relaciones de trabajo eficaces con el personal y el público en general.

Educación y Experiencia

Diploma de escuela secundaria o GED y experiencia mínima trabajando en un papel de apoyo administrativo, o una combinación equivalente de educación y experiencia

Requisitos físicos

Este trabajo requiere el ejercicio ocasional de hasta 10 libras de fuerza; El trabajo regular requiere sentarse, hablar o oír, usar las manos para manipular o sentir, alcanzar con las manos y los brazos y movimientos repetitivos, y ocasionalmente requiere pararse, caminar, empujar o estirar y levantar; el trabajo tiene requisitos de visión estándar; la comunicación vocal es necesaria para expresar o intercambiar ideas por medio de la palabra hablada; se requiere audición para percibir información a niveles normales de palabras habladas; el trabajo requiere la preparación y el análisis de datos escritos o informáticos, máquinas de operación y la observación de entornos y actividades generales; el trabajo no está expuesto a las condiciones ambientales; el trabajo es generalmente en un lugar moderadamente ruidoso (e.g. oficina de negocios, tráfico ligero).

Requisitos especiales

Requisitos especiales

Se prefiere dominio bilingüe en inglés y español.

Otros requisitos

El titular podrá encontrar datos no públicos en el ejercicio de estas funciones. Cualquier acceso a datos no públicos debe limitarse estrictamente al acceso a los datos necesarios para cumplir con la responsabilidad laboral. Mientras se accede a los datos, el titular debe tomar medidas razonables para garantizar que personas sin motivos laborales no accedan a los datos no públicos. Una vez que el motivo laboral para acceder a los datos haya finalizado razonablemente, el titular deberá almacenar adecuadamente los datos no públicos de acuerdo con las disposiciones del Cap. 13. Si una nueva asignación de trabajo requiere acceso a datos no públicos, el titular puede acceder a datos no públicos únicamente para los fines de la asignación de trabajo. Cualquier acceso a datos no públicos debe limitarse estrictamente a los datos necesarios para completar la asignación de trabajo y, una vez completada la asignación, la asignación de trabajo del empleado ya no requiere acceso.

Cualificaciones Mínimas

1. Diploma de escuela secundaria o GED.

2.Licencia de conducir válida en el estado de MN.

Salario/Beneficios: El salario base es de $20.04 por hora más seguro médico, seguro de vida, plan de jubilación, pago de vacaciones/enfermedad/días festivos y muchos otros beneficios voluntarios. Rango salarial: $20.95-$29.58.

Contact information:

Sarah Pint

Le Sueur County Human Resources

88 S. Park Avenue, Le Center, MN 56057

Telephone: 507-357-8579 - Fax: 507-357-8607

Email: hr@lesueurcounty.gov

Deadline: Open until filled. Reviewing applications January 24, 2025.

Equal Opportunity Employer