Human Resources Coordinator / Coordinador de Recursos Humanos | CHILE

POSITION TITLE: Human Resources Coordinator – Employee Relations

PURPOSE: 

The HR Coordinator will provide operational support in managing employee relations processes, ensuring compliance with local labor laws, and contributing to a positive workplace culture. This role will focus on employee relations, contract drafting, compliance, offboarding, HR metrics, audits, and policy implementation.

FUNCTIONS:

• Provides assistance to the employees on workplace concerns, internal policies, and local labor regulations.
•  Help update and communicate HR policies, such as employee handbooks, and disciplinary procedures in alignment with local labor laws of the markets assigned.
• Assist in preparing, reviewing, and updating employment contracts using approved formats.
• Maintain team member personnel records, documents and time and attendance records and ensure that changes are updated appropriately in the HRIS and/or the T&A System.
• Facilitate a positive offboarding experience for departing employees ("Happy Leavers"). Provide support on the offboarding process such as completing internal processes for access cancelation request, collecting IT equipment, preparing and sending separation documents to former team members and other external entities
• Guaranteeing all vendors used by HR are registered in the Purchase Orders System as well as running the compliance process and supporting documentation.
• Register Purchase Order’s for providers and ensure timely payment, working along with the Accounts Payable Department.
• Contribute to the on-going development of a culture of collaboration, self-leadership, and learning by supporting initiatives such as wellbeing programs, engagement surveys and events, and internal communications.
• Acts as liaison with other departments and external professional services.
• Assist with the preparation and maintenance of HR metrics and analytics reports.
• Assists with Human Resources related projects and other administrative duties as assigned.

These job functions are representative of tasks accomplished by incumbents.  The list is not exhaustive, and incumbents perform other related tasks.

WORKING CONDITIONS AND PHYSICAL DEMANDS:

This position will work in a combination of field and office environments. Job will involve local and international travel.

QUALIFICATIONS:

• 4-year degree in Human Resources Business Administration or related field.
• 2 years of experience in HR with a focus on employee relations and compliance.
• Strong knowledge of Chilean labor laws and HR best practices.
• Familiarity with contract drafting, employee accommodations, and HR audits.
• Bi-lingual English/Spanish required. Portuguese is a plus but not required
• Strong organizational skills, attention to detail, and confidentiality.
• Excellent written and verbal communication skills.
• Exceptional organizational skills and attention to detail required.
• Must have ability to work collaboratively with other departments.
• Must maintain a high level of confidentiality and represent Human Resources professionally.

It is the policy and practice of this Company to prohibit any form of discrimination or harassment based on race, color, religion, sex, gender identity, sexual orientation, transgender status, national origin, age, disability, military or veteran status, or status in any group protected by federal, state or local law.

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TÍTULO DE LA POSICIÓN: Coordinador de Recursos Humanos – Relaciones Laborales

PROPÓSITO:

El Coordinador de Recursos Humanos brindará apoyo operativo en la gestión de los procesos de relaciones laborales, asegurando el cumplimiento de las leyes laborales locales y contribuyendo a una cultura laboral positiva. Este rol se centrará en las relaciones laborales, actualización de políticas, la redacción de contratos, el cumplimiento, proceso de salida, los métricos de recursos humanos y las auditorías.

FUNCIONES:

• Brinda asistencia a los empleados sobre inquietudes laborales, políticas internas y normativas laborales locales.
• Ayuda a actualizar y comunicar las políticas de RR. HH., como los manuales del empleado, y los procedimientos disciplinarios, de acuerdo con la legislación laboral local de los mercados asignados.
• Ayuda en la preparación, revisión y actualización de los contratos de trabajo utilizando formatos aprobados.
• Mantiene los registros, documentos y registros de tiempo y asistencia de los colaboradores, y garantiza que los cambios se actualicen correctamente en el SIRH o en el Sistema de Información de Tiempo y Asistencia (TI).
• Facilita una experiencia positiva de salida para los empleados que se van ("Happy Leavers"). Brinda apoyo en el proceso de salida, como completar los procesos internos para la solicitud de cancelación de acceso, recoger el equipo informático, preparar y enviar los documentos de separación a los antiguos miembros del equipo y otras entidades externas.
• Garantiza que todos los proveedores utilizados por RR. HH. estén registrados en el Sistema de Órdenes de Compra, así como en la gestión del proceso de cumplimiento y la documentación de respaldo.
• Registra las órdenes de compra de los proveedores y garantiza el pago puntual, en colaboración con el Departamento de Cuentas por Pagar. • Contribuir al desarrollo continuo de una cultura de colaboración, autoliderazgo y aprendizaje, apoyando iniciativas como programas de bienestar, encuestas y eventos de participación, y comunicaciones internas.
• Actuar como enlace con otros departamentos y servicios profesionales externos.
• Colaborar en la preparación y el mantenimiento de métricas e informes analíticos de RR. HH.
• Colaborar con proyectos relacionados con Recursos Humanos y otras tareas administrativas que se le asignen.
• Apoya al Socio de Recursos Humanos y/o al Generalista de Recursos Humanos con tareas administrativas y proyectos. 
• Ayuda con proyectos relacionados con Recursos Humanos y otras tareas asignadas.

Estas funciones de trabajo son representativas de las tareas realizadas por los titulares. La lista no es exhaustiva; los titulares realizan otras tareas relacionadas.

CONDICIONES DE LA POSICION Y DEMANDAS FISICAS:

Posición trabajará en una combinación de entornos de campo y de oficina. Posición requiere viajes locales e internacionales.

REQUERIMIENTOS:

• Título universitario de 4 años en Administración de Empresas de Recursos Humanos o área afín.
• Más de 2 años de experiencia en RR. HH., con especialización en relaciones laborales y cumplimiento normativo.
• Sólidos conocimientos de la legislación laboral chilena y las mejores prácticas de RR. HH.
• Experiencia en redacción de contratos, adaptaciones para empleados y auditorías de RR. HH.
• Se requiere bilingüe inglés/español. Portugués ideal pero no excluyente. 
• Sólidas habilidades organizativas, atención al detalle y confidencialidad.
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
• Se requieren excelentes habilidades organizativas y atención al detalle.
• Debe tener la capacidad de colaborar con otros departamentos.
• Debe mantener un alto nivel de confidencialidad y representar a Recursos Humanos de manera profesional.

Es política y práctica de esta compañía prohibir cualquier forma de discriminación o acoso por motivos de raza, color, religión, sexo, identidad de género, orientación sexual, estado transgénero, origen, nacionalidad, edad, discapacidad, estado militar o veterano, o estado en cualquier grupo protegido por la ley federal, estatal o local.