Coordinator, Procurement & Logistics

Position Overview

VISÃO GERAL DA RARE

A Rare inspira mudanças para que as pessoas e a natureza prosperem. Por mais de 45 anos, em 60 países, temos inspirado e capacitado milhões de pessoas e comunidades a mudar seus comportamentos e práticas para proteger nosso planeta. A cultura organizacional da Rare é orientada para resultados, empreendedora e definida por nossos cinco valores fundamentais: Coragem para Assumir Riscos, Compromisso com a Responsabilidade, Mentalidade de Soluções, Investimentos em Pessoas e Espírito de Celebração.

VISÃO GERAL DO CARGO

A Rare tem uma necessidade imediata de um Coordenador para apoiar nossos programas no Brasil. Sob a supervisão do Gerente de Finanças e Operações, o Coordenador de F&O, Compras e Logística fornece suporte operacional, logístico e administrativo ao programa no Brasil, aumentando a capacidade operacional do escritório.

PRINCIPAIS FUNÇÕES

O Coordenador de F&O, Compras e Logística será responsável por tarefas nas seguintes áreas de importância:

Gerenciamento Administrativo

• Ser o primeiro ponto de contato para todos os visitantes e pessoas que ligam para o escritório da Rare.
• Fornecer suporte para eventos e operações no Brasil para garantir a eficiência e a conformidade com as políticas da organização.
• Fornecer suporte para as operações do escritório, conforme necessário, o que inclui gerenciar a recepção quando necessário; receber os convidados, acompanhá-los às salas de conferência e conectá-los aos membros da equipe da Rare.
• Manter o escritório de Belém limpo e organizando diariamente ou sob demanda, verificando o estoque de suprimentos do escritório semanalmente e reordenando os suprimentos conforme necessário.
• Coordenar a montagem, a manutenção e a administração do escritório físico.
• Apoiar o calendário, as viagens e a administração para realizar tarefas administrativas gerais para a equipe (incluindo reconciliação de despesas, atualização e organização de arquivos, organização de reuniões e videoconferências, confirmação de compromissos e reservas, se necessário).
• Fornecer orientação à equipe de Belém em relação às suas necessidades junto à equipe global de tecnologia.
• Levar ao conhecimento do gerente as necessidades tecnológicas regionais que serão alinhadas com o departamento de TI.
• Ajudar a coordenar o envio de equipamentos entre o escritório regional e a sede.
• Colaborar com os profissionais administrativos dos escritórios da Rare, fornecendo suporte virtual quando necessário - isso pode incluir o fornecimento de calendário temporário e assistência de viagem para executivos de toda a organização.
• Coordenar esforços locais de "adoção de práticas e tecnologias sustentáveis" que tornem a Rare um empregador socialmente responsável e ambientalmente consciente.
• Apoio como backup para o Gerente de Finanças e Operações durante o período de férias.
• Trabalhar em estreita colaboração com a equipe de Finanças e Operações do Brasil e dar suporte geral às lideranças na execução de todas as tarefas.
• Outras tarefas administrativas, operacionais ou programáticas, conforme necessário.
• Manter-se disponível, se necessário, fora do horário regular de trabalho; realizar tarefas externas quando necessário.

Gerenciamento de Operações

• Lidar com o processo de contas a pagar e acompanhar as despesas orçamentárias.
• Centralizar e preparar os pagamentos semanais por meio do software de contabilidade, em consulta com toda a equipe, e enviar as programações de pagamento para aprovação e processamento por meio do sistema DATABASICS.
• Assegurar que as informações financeiras relacionadas ao programa no Brasil sejam refletidas com precisão no sistema de contabilidade, realizando reconciliações de contas e ajustes conforme necessários.
• Coordenar e processar os adiantamentos em dinheiro dos funcionários, uma vez aprovados pelo gerente responsável, e preparar os relatórios de despesas correspondentes
• Preparar relatórios de despesas e documentação para apoiar o processamento de balanços mensais pela empresa de contabilidade local.

Gerenciamento de Contratos e Acordos

• Apoiar a elaboração de minutas de contratos iniciais para a Rare e revisar a conclusão das assinaturas, bem como digitalizar e carregar contratos em nosso sistema e organizar arquivos de fornecedores e parceiros.
• Coordenar com outras unidades do programa para garantir uma supervisão adequada, incluindo a revisão e avaliação de propostas, análise de riscos, elaboração de acordos, desenvolvimento de um programa de monitoramento apropriado, revisão de relatórios financeiros, encerramentos e a documentação e registro associados.
• Supervisionar a entrega de bens e serviços e manter informações completas e precisas na planilha ou no sistema de dados.

Gerenciamento de Compras

• Gerenciar o processo de compra.
• Lidar com processos de arquivamento em papel e eletrônico, bem como cumprir prazos e atualizar fornecedores/doadores com o status.
• Coordenar fornecedores técnicos e não técnicos para garantir preços competitivos e entrega pontual, com RFP's e acordos de SLA adequados.
• Pesquisar os melhores fornecedores para a compra de materiais relacionados à implementação do programa.
• Comprar materiais e suprimentos de escritório em consulta com toda a equipe.

Gerenciamento de Logística

• Coordenar a logística relacionada a eventos operacionais (como treinamento organizacional, retiros de equipes, exercícios de formação de equipes etc.), incluindo a seleção do local, compra de ingressos, negociação com fornecedores, reserva de acomodações para os participantes (funcionários e convidados), de acordo com as políticas estabelecidas pela Rare.
• Preparar relatórios pós-evento fornecendo informações sobre os custos associados à atividade realizada.
• Criar relatórios semanais e um calendário de viagens para dar visibilidade às viagens programadas em toda a organização.
• Auxiliar nas consultas e preparações de vistos e seguros de viagem.
• Responder a consultas de funcionários sobre reservas de viagens por e-mail, portal da agência ou Databasics.
• Fornecer suporte de calendário e viagens para toda a equipe.

EXPERIÊNCIA E FORMAÇÃO EXIGIDAS

• Experiência mínima de 2 a 3 anos em funções de suporte administrativo, especialmente na execução das tarefas descritas para essa função.
• É essencial ter um diploma de bacharel.
• Sólidas habilidades de resolução de problemas e comunicação.
• Capacidade de gerenciar prioridades variáveis e prazos conflitantes para garantir altos padrões de qualidade.
• Capacidade de trabalhar em um ambiente complexo e de ritmo acelerado e de se relacionar com colegas locais e globais.
• Assertivo e confortável ao falar com executivos e indivíduos em todos os níveis de uma organização e demonstrando habilidade para realizar acompanhamentos de forma persistente e com tato.
• É necessário ter nível nativo de português; proficiência em inglês é um diferencial.
• Domínio do pacote MS Office, especialmente do Excel.
• Conhecimento básico de questões relacionadas à TI.

A Rare é uma empregadora que oferece oportunidades iguais e está comprometida com a diversidade e a inclusão no local de trabalho. Proibimos a discriminação e o assédio de qualquer tipo com base em raça, cor, gênero, religião, orientação sexual, nacionalidade, deficiência, informações genéticas, gravidez ou qualquer outra característica protegida.