Contract Administrator

Ruppert Landscape is a privately held, family/employee owned, commercial landscape maintenance and construction company based in Laytonsville, MD. With a multi-state presence and a small company feel, our mission is to provide opportunities for our people, take care of our customers, and be good stewards of the environment and our community.

Responsibilities: 

• Review and finalize bid packages
• Implement Jobs in the Cost System
• Manage the correspondence within operations and update work-in-progress schedules
• Billing customers with collecting bad debt
• Preparing weekly and monthly financial reporting
• Coordinating with the monthly close-out of the books
• Prepare, post, send, and collect bills for jobs managed by internal teams
• Post customer bills and monitor collections for jobs managed by Project Managers
• Monitor and collect retention per the terms of each contract
• Update Weekly Billing and Produced Volume reports weekly
• Lead the branch staff in the monthly closeout process
• Prepare Year-End Projections
• Compile information for Monthly Branch Reports

Qualifications: 

•      Ability to collect, interpret and present financial and performance information 
•      Ability to track, prioritize and complete multiple tasks 
•      Excellent organizational and time management skills
•      Strong written and verbal communication skills
•      Prior experience in business and/or accounting with financial reporting 
•      Proficient in Word, Excel, Outlook, 
•      Proficient in business math, accounting, and financial reporting 

 What we provide:

• Competitive salary
• Medical benefits with dental and vision
• Flexible Spending Account
• 401(k) plan
• Flexible work/life balance
• Family-oriented company culture

Ruppert Landscape is an Equal Opportunity and E-verify Employer

Administrador de Contratos 

Responsabilidades: 

• Revisar y finalizar los paquetes de ofertas
• Implementar Trabajos en el Sistema de Costo
• Administrar la correspondencia dentro de las operaciones y actualizar los cronogramas de trabajo en curso
• Facturar a los clientes con el cobro de deudas incobrables
• Preparación de informes financieros semanales y mensuales.
• Coordinación con el cierre mensual de los libros
• Preparar, publicar, enviar y cobrar facturas de trabajos administrados por equipos internos
• Publique las facturas de los clientes y supervise los cobros de los trabajos gestionados por los gerentes de proyectos
• Supervisar y recopilar la retención según los términos de cada contrato
• Actualice semanalmente los informes de facturación semanal y volumen producido.
• Liderar al personal de la sucursal en el proceso de cierre mensual
• Preparar proyecciones de fin de año
• Recopilar información para Informes mensuales de la sucursal

Calificaciones: 

• Capacidad para recopilar, interpretar y presentar información financiera y de rendimiento
• Habilidad para rastrear, priorizar y completar múltiples tareas
• Excelentes habilidades de organización y gestión del tiempo
• Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal
• Experiencia previa en negocios y/o contabilidad con informes financieros
• Competente en Word, Excel, Outlook,
• Competente en matemáticas comerciales, contabilidad e informes financieros

Lo que proporcionamos

• Salario competitivo
• Seguro médico, dental, y de visión
• Cuenta de gastos flexible
• Plan de retiro 401(k) 
• Equilibrio flexible entre trabajo y vida personal 
• Cultura empresarial orientada a la familia

Ruppert Landscape es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y verificación electrónica.