Office Manager (f/m/d)

PSI Software Process Industries & Metals ist ein internationales Unternehmen, das seit über 50 Jahren am Markt präsent ist und als Nummer 1 für Software und Beratung im Bereich Produktionsmanagementlösungen für die Metallindustrie gilt. Im Laufe der Jahre haben wir maßgeschneiderte und hochwertige Lösungen entwickelt, um die Anlagenleistung unserer Kunden weltweit zu maximieren und ihnen innovative Lösungen zur Unterstützung der Dekarbonisierung bereitzustellen.

Deine Rolle:

Als Office Manager/in (f/m/d) bist du das organisatorische Herz unseres Unternehmens und sorgst für reibungslose Abläufe im Büroalltag. Du koordinierst administrative Prozesse, unterstützt verschiedene Teams und trägst mit deiner strukturierten und serviceorientierten Arbeitsweise maßgeblich zu einem effizienten und angenehmen Arbeitsumfeld bei.

Deine Aufgaben:

• Empfang & Büroorganisation: Du bist die erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Kunden und Lieferanten – sowohl im Büro als auch telefonisch – und sorgst für eine angenehme Atmosphäre und reibungslose Abläufe.
• Arbeitszeit- & Abwesenheitsmanagement: Du prüfst und koordinierst die Arbeitszeitbuchungen in unserem Zeiterfassungssystem, sowie Urlaubsanträge und Krankmeldungen über unser HR-System
• Meeting- & Eventmanagement: Du organisierst und bereitest Meetings vor und behältst stets den Überblick. Zudem planst und setzt du interne Events wie Jubiläen, Firmenfeiern und Team-Meetings kreativ um.
• Office & Facility Management: Du beschaffst und verwaltest Büromaterialien, Hardware und Verbrauchsmaterialien sowie Lieferanten- und Versicherungsverträge und steuerst externe Dienstleister.
• Travel Management: Du planst und buchst Geschäftsreisen (Bahn, Flug, Mietwagen, Hotels, Restaurants) und kümmerst dich um die Reisekostenabrechnung.
• People & Organization Support: Du unterstützt das People & Organization Team beim Onboarding-Prozess, um neuen Mitarbeitenden einen erfolgreichen Start zu ermöglichen, sowie im Interviewprozess.
• Payroll & Accounting Support: Du übernimmst Aufgaben in der vorbereitenden Payroll & Accounting und prüfst sowie verwaltest den Zahlungsverkehr und Rechnungen.
• Kommunikations- & Postmanagement: Du verwaltest den Postein- und -ausgang und sorgst für einen effizienten Informationsfluss innerhalb des Unternehmens.
• Audit Support: Du unterstützt bei internen und externen Audits
• Koordination im Office-Team: Du behältst den Überblick über die Abläufe im lokalen Office-Team, sorgst dafür, dass tägliche Aufgaben effizient erledigt werden, und bist die zentrale Ansprechperson für organisatorische Themen.

Dein Profil:

• Qualifikation & Erfahrung: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bringst 2–3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position oder mit Bezug zu Office Management, Personal- oder Finanzadministration mit.
• Sprachkenntnisse: Du kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch, sowohl mündlich als auch schriftlich.
• Arbeitsweise: Deine strukturierte, eigenständige und zuverlässige Art hilft dir, den Büroalltag effizient zu organisieren.
• Zeit- & Prioritätsmanagement: Auch in einem dynamischen Umfeld behältst du den Überblick, setzt klare Prioritäten und arbeitest sorgfältig, ohne dabei wichtige Details zu übersehen.
• Organisationstalent: Du liebst es, Abläufe zu koordinieren, und sorgst mit deiner vorausschauenden Planung für einen reibungslosen Ablauf im Büro.
• Teamfähigkeit & Kommunikation: Du schätzt den Austausch auf Augenhöhe, bist hilfsbereit und arbeitest gerne mit verschiedenen Teams zusammen.
• Digitales Know-how: Du bist versiert im Umgang mit MS Office und hast idealerweise Erfahrung mit Zeiterfassungs- oder HR-Systemen, oder anderen digitalen Verwaltungstools.

Wir bieten:

• Arbeitsumfeld - Arbeite in einem engagierten, kompetenten und freundlichen Team mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
• Mobilität – Wähle zwischen einem Zuschuss zum Jobticket oder JobRad, um flexibel und umweltbewusst unterwegs zu sein
• Mitarbeitervorteile – Genieße attraktive Rabatte über unsere Corporate Benefits-Plattform
• Weiterentwicklung - Regelmäßige Feedbackgespräche und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten unterstützen deine berufliche Entwicklung
• Teamgeist – Freue dich auf gemeinsame Team Events und einen offenen, wertschätzenden Austausch

Du erfüllst noch nicht alle Anforderungen?

Den Rest lernst du bei uns! Wir freuen uns auf die Zusendung deiner Bewerbungsunterlagen mit Angabe deiner Gehaltsvorstellung & deines frühestmöglichen Eintrittsdatums.