Functieomschrijving
Ben jij die enthousiaste duizendpoot die zich helemaal thuis voelt in een dynamische organisatie? Als directiesecretaresse heb je een afwisselende functie met veel verantwoordelijkheden. Binnen het ministerie van Financiën in Den Haag vorm jij samen met je collega’s het dienstverlenende informatie- en communicatieknooppunt tussen de directie Verbruiksbelastingen, Douane en Internationale aangelegenheden (VDI) van directoraat-generaal Fiscale Zaken (DGFZ), de overige onderdelen van het ministerie van Financiën en de buitenwereld. Een boeiende baan, waarbij je dagelijks veel contacten hebt binnen en buiten het ministerie.
Als directiesecretaresse vorm je samen met je collega de spil binnen de directie VDI en draag jij met jouw organiserend vermogen een belangrijk steentje bij aan een financieel gezond Nederland.
Wat houdt de directie Verbruiksbelastingen, Douane en Internationale aangelegenheden in? Wij maken beleid en wetgeving voor verbruikersbelastingen, zoals btw, milieubelastingen en accijnzen. Ook werken we aan Douanezaken en internationaal belastingrecht. We vertegenwoordigen het ministerie van Financiën in internationale overleggen zoals bij de OESO, de WDO en de EU. Daarnaast zijn we coördinerend opdrachtgever van de Douane. Onze directie bestaat uit vier afdelingen: Milieubelastingen en Accijnzen, Btw en Overdrachtsbelasting, Douane en Internationale Aangelegenheden.
Je bent het eerste aanspreekpunt voor de amtelijke leiding van VDI - de directeur en haar plaatsvervanger- samen met je collega, biedt je secretariele ondersteuning onder andere met het beheren van agenda’s. Je bent gewend om te gaan met vertrouwelijkheden, je onderhoudt interne en externe contacten voor het organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten en verzorgt de logistiek hieromheen tot in de puntjes. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de correcte afhandeling en verwerking van in- en uitgaande correspondentie (telefoon/post/e-mail), boek je dienstreizen, bestel je kantoorartikelen, bloemen, attenties, et cetera.
Verder ben jij het eerste aanspreekpunt voor onze nieuwe collega’s en zorg je ervoor dat alle praktische zaken geregeld zijn om bij DGFZ te kunnen beginnen. Ook zie je erop toe dat de nieuwe medewerker toegang heeft tot de juiste accounts en systemen en kan beschikken over de benodigde ondersteunende middelen. Als onderdeel van het werving- en selectieproces coördineer en plan je, samen met collega’s, de selectiegesprekken met sollicitanten binnen DGFZ in nauwe samenwerking met de Concerndirectie Mens & Organisatie.
Voor alle werkzaamheden schakel je met de secretariële collega’s van DGFZ en met je collega van directie VDI in het bijzonder. Het secretariaat van DGFZ bestaat uit zeven secretarieel medewerkers. Twee collega’s gaan binnenkort met pensioen, waardoor er ruimte ontstaat voor nieuwe versterking. Je helpt elkaar waar nodig, zorgt voor goede afstemming en vervangt elkaar bij afwezigheid. Je stemt daarom verlof altijd goed direct met elkaar af. Goede samenwerking, flexibiliteit en vertrouwen zijn daarbij erg belangrijk. Je houdt elkaar goed op de hoogte van alles dat speelt zodat continuïteit verzekerd is. Een goede dosis humor is natuurlijk ook altijd welkom!
Functie-eisen
- Je hebt mbo werk- en denkniveau en enkele jaren relevante werkervaring in een complexe omgeving.
- Je bent flexibel, klantgericht, positief ingesteld en stressbestendig.
- Je kunt goed plannen en organiseren en neemt daarbij ook een proactieve houding aan. Dat betekent ook dat je zelfstandig tot besluiten kunt komen en plannen tot uitvoer kunt brengen.
- Je bent communicatief en digitaal vaardig. Je weet goed je weg in standaardpakketten zoals Word, Excel en Outlook en weet je andere software snel eigen te maken. Denk daarbij aan bijvoorbeeld Digidoc en Ibabs.
- Tot slot werk je vanuit de kernwaarden van Financien: integer, deskundig, duidelijk, durf en samenwerken.
Arbeidsvoorwaarden
schaal 7
Maandsalaris: Min €3016 - Max €3879
Demo
The Hague, SH
Full Time