Medewerker Evenementenbureau

Als Medewerker Evenementenbureau werk je samen met collega’s en opdrachtgevers aan het vormgeven van de juiste hulpverlening voor verschillende evenementen.

Wat kan je verwachten
Het verlenen van EHBO op evenementen, oftewel evenementenhulpverlening, is een kernactiviteit van het Rode Kruis. Het vormt het basisproces voor onze noodhulp-taken. In regio Midden-Nederland (werkgebied Flevoland, het Gooi en Utrecht) leveren we EHBO, professionele medische hulp en indien gewenst radiocommunicatienetwerken en ondersteunende materialen voor talrijke kleine en grote evenementen. In de regio zijn daarvoor honderden vrijwilligers opgeleid, die samenwerken met tientallen vrijwilligers voor logistiek, vervoerszaken en de verbindingsdienst. In de stad Utrecht en soms ook daarbuiten organiseer jij de uitvoering van grotere evenementen, zoals de Utrecht Marathon, Koningsdag, 4 en 5 mei, Kasteelloop de Haar, Singelloop Utrecht etc. Dit gebeurt onder de vlag van het Evenementenbureau dat we hiervoor zijn gestart en jij samen met een team vrijwilligers runt.

Je werkt nauw samen met en rapporteert aan een van de twee coördinatoren evenementenhulpverlening binnen onze regio. De standplaats van deze functie is het Rode Kruis kantoor in Utrecht.

Wat ga je doen
Als medewerker evenementenbureau ondersteun je de coördinator evenementenhulpverlening en werk je samen met opdrachtgevers (de organisatoren van evenementen) aan het vormgeven van de juiste hulpverlening voor hun evenement. Je acquireert, schrijft draaiboeken en werkt samen met de groep Rode Kruis vrijwilligers en organisatieonderdelen (zoals Medische en Verbindingsdienst) die betrokken zijn bij evenementenhulpverlening. Dit doe je conform ontwikkelde werkprocessen, richtlijnen en kaders.

Je signaleert knelpunten en bevordert de samenwerking tussen betrokken in- en externe partijen en benodigde mensen binnen de regio. Tevens bied je praktische ondersteuning en houd je je bezig met administratieve werkzaamheden. Je bent proactief, hulpvaardig en gastvrij.

Taken en verantwoordelijkheden

• Bewaken van en verbeteren van de kwaliteit van de evenementenhulpverlening, inclusief signaleren en evalueren van eventuele knelpunten.
• Aangaan en onderhouden van relaties met (potentiële) opdrachtgevers waardoor de huidige dienstverlening kan worden voortgezet of/en uitgebreid.
• Onderhouden van communicatie met opdrachtgevers op operationeel niveau.
• Schakelen met ketenpartners zoals Ambulancezorg Utrecht (RAVU) en de GHOR.
• Maken van draaiboeken met betrekking tot de inzet van het Rode Kruis op een evenement.
• Ondersteunen van de vrijwillige coördinatoren in het werken volgens een professioneel en uniform proces.
• Zorgdragen voor de planning en (eventuele) nazorg van evenementenhulpverleners.
• Met regelmaat bezoeken van evenementen om te zien of alles goed verloopt. Op de dag zelf ben je in principe niet operationeel uitvoerend.
• Uitvoeren van administratieve werkzaamheden binnen de evenementenhulpverlening. Ondersteunen bij het opstellen van de jaarbegroting, het beheren van budgetten en het opstellen van financiële rapportages. Analyseren van kostenstromen en het trekken van conclusies om de financiële efficiëntie te verbeteren.
• Zorgdragen, samen met collega’s, voor een vitaal vrijwilligersteam in de gehele regio, maar specifiek in de stad Utrecht om continuïteit van uitvoering van de hulpverlening te borgen.

Wat breng je mee of wie zoeken we?

We hechten waarde aan diversiteit – in achtergrond en ervaringen. We hebben mensen met verschillende culturele achtergronden, religies, sexuele voorkeur, gender identiteiten en leeftijdsgroepen nodig om onze missie te vervullen.

• Minimaal MBO4 / HBO werk- en denkniveau.
• Ervaring in de evenementenbranche en het werken met vrijwilligers is een pré maar je snel zaken eigen maken en in proces zetten is belangrijker.
• Uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden.
• Weet goed te schakelen tussen tactisch en operationeel niveau.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal (woord en schrift).
• Ervaring met administratieve en financiële processen.
• Ervaring met Excel.
• In staat om kostenstromen te interpreteren en conclusies te trekken.
• Bereid om met enige regelmaat in de avonduren te werken en een enkele keer in het weekend om bij een groot evenement te ondersteunen.

Wat bieden we jou

Het werk dat je doet heeft maatschappelijke relevantie en maakt impact. Dat betekent soms ook impact op jezelf. Daarom hebben we oog voor je welzijn en bieden we handvaten om hierin een goede balans te vinden. We zijn een flexibele en mensgerichte werkomgeving met ruimte voor initiatief en ontwikkeling.

Het salaris voor deze positie valt in salarisschaal 9 van de CAO van het NRK afhankelijk van ervaring (min. € 3.185,79 tot max. € 4.252,96 bruto per maand bij een fulltime dienstverband van 40 uur per week). Een contract voor bepaalde tijd van een jaar met uitzicht op verlenging.

Naast je maandsalaris heb je een Individueel Keuzebudget (IKB) van 19,21 % bestaande uit o.a. vakantiegeld en eindejaarsuitkering. Dit budget kan je naar eigen keuze uitbetalen/inzetten. Daarnaast zijn er verschillende extra voorwaarden zoals een pensioenregeling, reiskostenvergoeding en goede mogelijkheden tot persoonlijke ontwikkeling. Je krijgt ook een laptop en mobiele telefoon tot je beschikking.

Sluit je bij ons aan!
Je motivatiebrief en cv gericht aan Nikki Spoor (HR Adviseur) ontvangen we graag via de sollicitatieknop op deze pagina. Wil je meer weten over deze rol? Dan kun je contact opnemen met Cora Gerritsen, regiomanager, tel 06-51787628. De vacature blijft openstaan totdat we een geschikte kandidaat hebben gevonden. Bij interesse verzoeken we je om zo snel mogelijk te reageren.

#LI-BK1