Management/Office assistent Studentencentrum Plexus

Management/Office assistent Studentencentrum Plexus (0,7 fte / 26,6 uur)

Als management/office assistent ben je in Studentencentrum Plexus het eerste aanspreekpunt voor studentenorganisaties en medewerkers van de universiteit als het gaat om zaalverhuur. Je bent de spin in het web en ondersteunt het afdelingshoofd.

Vind jij het leuk om in een laagdrempelige en internationale omgeving te werken? Dan maken we graag kennis met jou!

Dit ga je doen
De Management/Office Assistent verricht secretariële taken ter ondersteuning van Plexus Beheer, waaronder met name:

• Verzorgen van de administratie en communicatie rond zaalreserveringen;
• Notuleren en agendabeheer / inroostering huismeesters;
• Administratie rond en contact met inhouse studentenbesturen, (o.a. sleutel- en borgadministratie, gastaccounts maken, toegangsrechten verlenen);
• Voorraadbeheer (o.a. kantoorartikelen, disposables, koffie/thee);
• Controleren binnenkomende facturen en declaraties.

Hier ga je werken
Als expertisecentrum SOZ motiveren en ondersteunen wij studenten om hun academische en persoonlijke vaardigheden optimaal te ontwikkelen vanuit mentaal, fysiek, en sociaal welzijn. Het is onze ambitie dat alle studenten hun studie-en studententijd met succes en plezier doorlopen. Aan zowel studenten, begeleiders als partners bieden wij informatie, ondersteuning, voorzieningen en werken we samen met elkaar, in en buiten de universiteit. Alleen zo kunnen we onze dienstverlening steeds vernieuwen en verbeteren om een fijne en optimale studie-en studententijd te faciliteren.

Studentencentrum Plexus
Studentencentrum Plexus is 7 dagen per week geopend voor individuele studenten, studentenorganisaties en medewerkers van de Universiteit Leiden. Laagdrempeligheid, diversiteit en internationaal contact kenmerken de sfeer in Plexus.

Je komt te werken in een klein, gemotiveerd team, dat als taak heeft de benodigde faciliteiten te bieden aan de gebruikers. Samen met de technisch beheerder en het huismeesterteam ben je het aanspreekpunt voor studenten en medewerkers.

Dit breng je mee
In ons team zoeken we iemand die graag eigen werkzaamheden heeft en daar pro-actief mee aan de slag gaat. Elke functie is anders, dus er is in het begin aandacht voor inwerken. Mochten bepaalde werkzaamheden nieuw zijn voor je, dan kijken we samen wat je nodig hebt en stellen hiervoor een ontwikkelplan op. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

• Je beschikt over minimaal mbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met een gerichte secretariële opleiding;
• Je hebt affiniteit met de leefwereld van studenten;
• Je beschikt over de volgende competenties: klant- en servicegerichtheid, accuratesse, samenwerken, plannen en organiseren;
• Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse (B1 niveau volgens het CEFR) en Engelse taal (B1 niveau volgens het CEFR);
• Ervaring in een soortgelijke functie is een pré;
• Woonachtig in Leiden of in de nabije omgeving is een pré.

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen maar denk je wél dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Dit bieden we je
We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten.UFO-profiel Management/office assistent 3 is van toepassing.
• Een salaris van minimaal € 2872 en maximaal € 3454 bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 6);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang;
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk.

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

Dit vinden wij belangrijk
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Solliciteren of meer weten?
Direct solliciteren? Klik dan op de sollicitatiebutton.

Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Danjo Raijer, hoofd Studentencentrum Plexus, via d.raijer@sea.leidenuniv.nl. Solliciteren kan tot en met 6 mei 2025.

Sollicitaties nemen wij direct in behandeling.

• Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden
• Wij vinden mobiliteit erg belangrijk. Daarom wordt deze vacature ook intern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid, heeft de interne kandidaat de voorkeur.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend.