Twee Management-/Office-assistenten (2 x 0,6 - 0,8 fte, m/v/x)

De Faculteit der Geesteswetenschappen, Leiden University Centre for the Arts in Society (LUCAS) zoekt:

Twee Management-/Office-assistenten (2 x 0,6 – 0,8 fte, m/v/x)

Vacaturenummer 15590

Startdatum: 1 augustus 2025 of eerder

Wegens pensionering en interne doorgroei zijn wij op zoek naar twee nieuwe collega’s om ons secretariaat te bemensen. Als Management-/Office-assistent vorm je het hart van ons instituut en werk je binnen een klein en hecht team aan het ondersteunen van onderwijs en onderzoek op het vlak van kunst, literatuur en media. Samen zorg je dat alle administratieve werkzaamheden op rolletjes lopen en zijn jullie het verwelkomende gezicht van ons instituut voor medewerkers en gasten.

Dit ga je doen
Je bent het gezicht van het instituut; je ontvangt medewerkers en gasten en beantwoordt hun vragen (ook per mail en telefoon), zowel in het Nederlands als in het Engels. Daarnaast ondersteun je het Management Team met het inplannen en organiseren van overleggen en met overzicht houden over hun complexe agenda’s. Verder verzorg je de administratie op het gebied van financiën, personeel, promovendi en facilitaire zaken in de diverse systemen die we gebruiken. Bovendien is iedereen op de hoogte van wat er in het instituut gebeurt door de wekelijkse nieuwbrief die jij opstelt, en werk je regelmatig onze website bij zodat alle informatie up-to-date is. Ook zorg je dat de boodschappen en kantoorartikelen op voorraad zijn en dat onze gezamenlijke koffiekamer netjes is. En is er iemand die een felicitatie moet krijgen of een steuntje in de rug nodig heeft? Dan zorg jij ervoor dat er een kaartje gestuurd wordt. Daarnaast organiseer jij onder meer onze zomer- en kerstborrel en spring je verder in waar nodig, en onderhoud je contact met collega’s van andere afdelingen binnen de universiteit.

Omdat we in één keer werven voor twee nieuwe collega’s, stemmen we graag de exacte verdeling van deze taken af met jullie zelf, waarbij we zoveel mogelijk rekening houden met jullie voorkeuren. Ook de omvang van het dienstverband – drie of vier dagen, of iets daar tussenin – bepalen we in overleg met jou, afhankelijk van je wensen. Vanwege de openingstijden van het secretariaat en de nauwe onderlinge samenwerking is thuiswerken voor deze functie niet mogelijk.

Hier ga je werken
Het Leiden University Centre for the Arts in Society (LUCAS) is een van de 7 instituten van de Faculteit der Geesteswetenschappen. Bij ons instituut werken zo’n 150 docenten en onderzoekers met expertise op het gebied van beeldende kunsten, design, film, fotografie, digitale media en literatuur in de westerse wereld. Jij komt te werken binnen het ondersteunend bureau (vier collega’s), dat samen met het Management Team (vier leden) de organisatie draaiend houdt. Samen vormen MT en bureau een klein maar hecht team met een grote onderlinge betrokkenheid en wekelijks lunchoverleg. We werken collegiaal samen en dragen allemaal ons steentje bij aan het creëren van een prettige werkomgeving voor alle collega’s binnen LUCAS. Ontwikkeling is belangrijk voor ons: we stimuleren persoonlijke groei en zijn altijd op zoek naar manieren om processen en de organisatie te verbeteren, om zo het onderwijs en onderzoek nog beter te kunnen faciliteren. Iedere collega krijgt veel zelfstandigheid voor de eigen taken, maar we zijn altijd bereid om elkaar te helpen of bij te springen.

Dit breng je mee
In ons team zoeken we iemand die zelfstandig aan de slag kan en die het leuk vindt om proactief de verantwoordelijkheid te nemen voor de eigen processen en taken. Uiteraard helpen we je bij het inwerken, en mochten bepaalde werkzaamheden nieuw zijn voor je, dan kijken we samen wat je nodig hebt, en stellen hiervoor een ontwikkelplan op.

We vinden het ook belangrijk dat je een goede band kunt opbouwen met de medewerkers van ons instituut. Dit betekent dat je een open houding hebt, interesse toont en om kunt gaan met de manier van werken van onze stafleden.

Dus ben jij:

• Een vriendelijke en integere collega met oog voor de mensen om je heen;
• Georganiseerd, met oog voor detail en in staat overzicht te houden, ook onder tijdsdruk;
• Communicatief sterk, met een uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands en Engels;
• Servicegericht en initiatiefrijk en zet je graag een stapje extra om zaken tot in de puntjes te regelen;
• Ervaren met diverse computersystemen, waaronder MS Office en online vergadertools (ervaring met AFAS is een pré), en vind je snel je weg in andere digitale systemen;
• Iemand die op ten minste MBO / HBO werk- en denkniveau functioneert;

… dan horen we graag van je! Relevante werkervaring als (directie)secretaresse of administratief ondersteuner is mooi meegenomen, maar niet vereist. We helpen je graag de benodigde vaardigheden op te doen.

Dit bieden we je
We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een leuke baan binnen de maatschappelijk relevante wereld van onderwijs en onderzoek, en op een werkplek in een van de mooiste gebouwen van de universiteit: we werken in het historische Arsenaalgebouw vlakbij het Rapenburg, middenin de levendige Leidse binnenstad.

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband, afhankelijk van financiering, behoefte en functioneren. Het bijbehorende UFO-profiel is Management/Office-assistent 1 en de omvang wordt in overleg vastgesteld tussen de 0,6 fte en 0,8 fte (tussen 22,8 en 30,4 uur/week). De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten; startdatum is 1 augustus 2025 of eerder;
• Een salaris van minimaal € 3.218,- en maximaal € 4.298,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 8);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%), een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP en volledige reiskostenvergoeding (bij gebruik van het OV; voor autoreizen geldt een maximumvergoeding);
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang;

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier.

Dit vinden we belangrijk
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Solliciteren of meer weten?
Direct solliciteren? Klik dan op de sollicitatiebutton en stuur je motivatiebrief en cv in uiterlijk 27 april 23:59. Gesprekken vinden plaats op 6, 7 of 8 mei.

Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Ylva Klaassen, Instituutsmanager, via 31 (0)6 41319904 (di t/m vrij) of y.klaassen@hum.leidenuniv.nl. Voor vragen over de procedure kun je contact opnemen met Jennifer Dijkman, Coördinator bedrijfsvoering, via im-lucas@hum.leidenuniv.nl.

Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier. Wij vinden mobiliteit erg belangrijk. Daarom wordt deze vacature ook intern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid heeft de interne kandidaat de voorkeur. Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend.