Assistant administratif - Plateau USI CDR 20h (2024-113)

Société

Travailler au CHU Saint-Pierre, c’est travailler au cœur de la ville, au cœur de la vie, avec une passion pour les soins !

Nos 2 800 collaborateurs sont notre force et nos premiers ambassadeurs. Le respect, l’innovation, l’engagement, la qualité et la solidarité sont présents dans chacune de leurs activités. Toutes et tous s’attèlent à placer le patient au centre de leur action, au sein des 40 services médicaux.

Ce qui nous caractérise, c’est notre faculté d’adaptation aux réalités sociales, notre tolérance, notre libre-examen, et notre capacité à nous mobiliser au quotidien pour les patients bruxellois et de toutes origines.

Le CHU Saint-Pierre est un hôpital public de proximité, offrant des soins de grande qualité accessibles à tous. Dans ce cadre, nous relevons quotidiennement les défis de la santé publique tout en déclinant notre caractère universitaire via une implication active dans l’enseignement et la recherche.

Notre quête de l’excellence en médecine de pointe et notre approche multidisciplinaire, notamment au sein de nos onze cliniques à thème font de notre hôpital une référence tant sur le plan national qu’international.

Travailler au CHU Saint-Pierre, c’est faire partie d’un groupe soudé, soutenant, au sein duquel chaque personne a sa place, afin d’offrir un service optimal. La satisfaction de nos patients et notre bien-être au travail sont nos priorités.

Fonction

Fonction

En tant que secrétaire du plateau des soins intensifs, vous assurez en équipe avec les chefs d’unité et chefs adjoints les tâches administratives relevant de l'activité du service. Vous collaborez avec les infirmiers de l’unité et l’infirmière chef de service

Tâches journalières

• Demande de rdv non urgents, envoi des bons d’examen, prise de rdv examens patient sortant
• Gestion et suivi réparation matériel et lit (rédaction d’une fiche contrôle)
• Contrôle et gestion des rappels du personnel infirmier en cas d’absence ou horaire manquant, demande d’intérim ou de renfort (emri)
• Préparation dossiers entrants- clôture dossiers des sortants
• Accueil des familles
• Réception des appels extérieurs
• Distribution du courrier
• Mise à jour des valves et diffusion - communication interne (note de service)

Tâches hebdomadaires

• Gestion de commandes diverses
• Vérification stock, centralisation, cachets et signatures médecins, distribution :

Papeterie

Feuille de Labo

Demande examen

Cartouche imprimante

• Suivi du matériel
• Vérification matériel disposable dans l’unité
• Encodage modifications d’horaires/prestations
• Gestion agenda chefs réunion, suivi de projets plateau
• Préparation-accueil des étudiants (carnet d’évaluation, brochure d’accueil)
• Suivi en cas de problèmes (badge, casier, code)
• Préparation- accueil des nouveaux engagés, suivi en cas de problèmes (badge, code, vestiaire, uniforme) // en collaboration Icanes
• Création et vérification des documents de contrôles (frigo, nettoyage, défibrillateur…)
• Commande brochures visiteurs
• Suivi dossier revalidation
• Information, organisation et suivi des formations internes pour les équipes, réservations d salles

Mensuelles et autres :

• Contrôles et modification pointage lors passage interface Pep
• PV de réunions d’équipe
• Actualisation répertoire téléphonique
• Projets, création d’outils, lexiques,

Profil

Votre profil

• Une formation en administration ou secrétariat est un plus (Bachelor ou secondaire);
• Vous avez de l’expérience dans une fonction similaire de préférence dans le secteur médical ;
• Maitriser les outils informatiques (MS Office) ;
• Vous êtes bilingue FR/NL ou NL/FR ;
• Faites preuve de rigueur et d’organisation ;
• Êtes consciencieux et fiable ;
• Faites preuve d’initiatives ;
• Apprécier le travail en équipe ;
• Etre polyvalent et flexible ;
• Respect strict du caractère confidentiel ;
• Avoir des connaissances en terminologie médicale.

Conditions d’accès

• Satisfaire aux conditions légales de bilinguisme (réussite de l'examen Selor)
• Satisfaire à l’examen de promotion ou de selection Satisfaire aux conditions du profil

Offre

Nous vous offrons un salaire en rapport avec votre niveau de formation et d’expérience, des chèques-repas et une large intervention dans les frais de transport en commun. En outre, vous bénéficiez, ainsi que les personnes qui cohabitent avec vous, des tarifs médicaux préférentiels appliqués dans les hôpitaux du réseau IRIS.

Barème de rémunération

• Function interne : assistant administratif
• Fonction IFIC : employé administratif
• Catégorie IFIC : non-activé
• Barème (charte sociale) : C 1/2/3

Des avantages extra légaux :

• des chèques repas d’une valeur de 7,30€
• des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau IRIS (pour vous, votre conjoint, vos ascendants ou descendants à charge)
• la gratuité des transports via la STIB et un remboursement de 80% dans les frais de transport en commun et/ou des indemnités vélo
• une prime annuelle d’attractivité
• une allocation mensuelle de bilinguisme de 150€ bruts (sous réserve de la remise du brevet Selor Art. 10)
• 24 jours de congés légaux et 5 jours de congés extra-légaux ( les différents congés de circonstance)
• De multiples opportunités de carrières au sein d’un grand réseau (IRIS)
• Un parcours d’intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
• Un programme de formations qui vous permettra d’évoluer tout au long de votre carrière.

CONTRAT de remplacement à raison de 20h/semaine 5x jours du lu au vendredi .

Modalités d’introduction des candidatures

Veuillez-vous rendre sur le site internet ou intranet et introduisez votre candidature en ligne directement via l’offre concernée (CV et lettre de motivation).

Langues

Vous avez de bonnes connaissances de la seconde langue nationale ou vous êtes disposé à les acquérir (cours de langues organisés en interne sur le temps de travail, possibilité d’obtenir une prime de bilinguisme SELOR de 150€ bruts sous réserve de la remise du Selor Art. 10)