Administratief assistent voor het ICU-platform a-b-c (M/V/X) – 20 uur - Vervangingscontract (2024-113)

Onderneming

Werken in het UMC Sint-Pieter, is werken in het hart van de stad, in het hart van het leven, met een passie voor zorgverlening!

Onze 2.800 medewerkers zijn onze kracht en onze belangrijkste ambassadeurs. Respect, innovatie, engagement, kwaliteit en solidariteit zijn hun drijfveren. Voor iedereen in onze veertig medische diensten staat de patiënt centraal.

Onze belangrijkste kenmerken zijn ons vermogen om ons aan te passen aan de sociale realiteit, onze tolerantie, ons vrij onderzoek en onze dagelijkse paraatheid voor Brusselse patiënten, ongeacht hun herkomst.

Het UMC Sint-Pieter is een openbaar buurtziekenhuis waar iedereen voor hoogwaardige zorg terecht kan. Vanuit die missie gaan we dagelijks de uitdagingen van de volksgezondheid aan. Door actief te investeren in onderzoek en onderwijs blijven we trouw aan ons universitair karakter.

Ons streven naar medische uitmuntendheid en onze multidisciplinaire benadering, zeker in onze elf themaklinieken, maken ons ziekenhuis tot een nationale en internationale referentie.

Werken in het UMC Sint-Pieter betekent deel uitmaken van een hechte, ondersteunende groep waarin iedereen een optimale dienstverlening garandeert. De tevredenheid van onze patiënten en ons welzijn op het werk zijn onze prioriteiten.

Functie

Als secretaris van het platform intensieve zorgen staat u samen met de afdelingshoofden en de adjuncten in voor de belangrijkste administratieve taken gelinkt aan de activiteiten op de dienst; U werkt samen met de verpleegkundigen en de hoofdverpleegkundige van de dienst.

Dagelijkse taken

• Aanvragen van niet-dringende afspraken, versturen van aanvraagformulieren voor onderzoeken, maken van afspraken voor onderzoeken met ontslagen patiënten;
• Herstellingen van materiaal en bedden beheren en opvolgen (opstellen van een controlefiche);
• Terugroepingen van verpleegkundig personeel controleren en beheren bij afwezigheden of onvolledige dienstroosters, aanvragen van uitzendkrachten of versterkingen (emri);
• Dossiers van nieuwe patiënten voorbereiden en dossiers van ontslagen patiënten afsluiten;
• Instaan voor het onthaal van familieleden;
• Beantwoorden van externe oproepen;
• De post verdelen;
• Prikbord bijwerken en verspreiden - interne communicatie (dienstnota).

Wekelijkse taken:

• Beheer van uiteenlopende bestellingen;
• Nakijken van de voorraden, centralisatie, stempels en handtekeningen artsen, distributie:

Kantoorbenodigdheden;

Laboformulieren;

Onderzoeksaanvragen;

Inktpatronen;

• Opvolgen van het materiaal;
• Controleren van de beschikbaarheid van materiaal op de eenheid;
• Wijzigingen in het uurrooster / prestaties intikken;
• Beheren van agenda's van verantwoordelijken voor vergaderingen, opvolging van projecten binnen het platform;
• Voorbereiding-onthaal van studenten (evaluatieformulier, onthaalbrochure);
• Opvolging bij problemen (badges, lockers, codes);
• Voorbereiding-onthaal van nieuwe werknemers, opvolging bij problemen (badges, codes, kleedkamers, uniformen) // in samenwerking met Icanes;
• Opstellen en nakijken van controledocumenten (koelkast, schoonmaak, defibrillator ...);
• Bezoekersbrochures bestellen;
• Revalidatiedossiers opvolgen;
• Informeren, organiseren en opvolgen van de interne opleidingen voor teams, zalen reserveren.

Maandelijkse en andere taken:

• Tijdregistraties controleren en wijzigen voor Pep-interface;
• Teamvergaderingen notuleren;
• Telefoonlijst bijwerken;
• Projecten, aanmaken van tools, lexicons.

Profiel

Uw profiel

• Een opleiding administratie of secretariaat is een pluspunt (Bachelor of middelbaar onderwijs);
• U beschikt over ervaring in een gelijkaardige functie, bij voorkeur in de medische sector;
• U kunt prima overweg met IT-tools (MS Office);
• U bent tweetalig NL-FR;
• U werkt nauwgezet en georganiseerd;
• U bent plichtsbewust en betrouwbaar;
• U neemt graag initiatief;
• U werkt graag in team;
• U bent veelzijdig;
• U behandelt alle informatie strikt vertrouwelijk;
• U bent vertrouwd met medische terminologie.

Uurrooster

20 uur/week gespreid over 5 werkdagen (8-12 uur)

Toelatingsvoorwaarden

• U voldoet aan de wettelijke voorwaarden voor tweetaligheid en slaagde dus in het Selor-examen;
• U slaagde in het promotie-examen of voor de selectie. U voldoet aan de profielvereisten.

Aanbod

Uw loon wordt gebaseerd op uw opleidingsniveau en ervaring, maaltijdcheques en een ruime tussenkomst in de kosten voor openbaar vervoer; U en uw gezinsleden hebben recht op voorkeurtarieven voor medische zorgen in de ziekenhuizen van het Irisnet.

• Loonschalen

• Interne functie: administratief assistent (M/V/X)
• IFIC-functie: administratief bediende
• IFIC-categorie: non-activiteit
• Loonschaal (sociaal handvest): C 1/2/3

• Extralegale voordelen:

• Maaltijdcheques ter waarde van € 7,30;
• Voorkeurtarieven voor medische zorgen in alle ziekenhuizen van het Irisnet (voor u, uw partner, uw gezinsleden ten laste in opgaande of neergaande lijn);
• Gratis vervoer via de MIVB en een tussenkomst van 80 % in de kosten voor ander openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
• Een jaarlijkse aanmoedigingspremie;
• Een maandelijkse tweetaligheidspremie van € 150 bruto (indien u het taalcertificaat van Selor artikel 10 kan voorleggen);
• 24 wettelijke vakantiedagen en 5 extralegale verlofdagen ( omstandigheidsverlof);
• Talloze carrièremogelijkheden binnen een groot netwerk (IRIS);
• Een integratietraject op maat om u te ondersteunen bij uw nieuwe functie;
• Een opleidingsprogramma dat u de kans biedt om te groeien in uw loopbaan.

Het gaat hier om een vervangingskontrakt van 20 u gespreid over 5 weekdagen van maandag tot vrijdag van 08u tot 12u

Kandidatuur indienen

Surf naar de website of het intranet en dien uw kandidatuur rechtstreeks online in via de vacature in kwestie (cv en motivatiebrief).

Talen

U beheerst de tweede landstaal of bent bereid die kennis te verwerven (interne taallessen tijdens de werkuren, mogelijkheid om de tweetaligheidspremie van Selor voor een bedrag € 150 bruto aan te vragen indien u het taalcertificaat van Selor artikel 10 kan voorleggen).