Assistant administratif et éducatif : Académie de musique

Société

Au sein de l'administration de Watermael-Boitsfort le recrutement est effectué sur base des compétences et des qualités humaines indépendamment de l'âge, du genre, de l'orientation sexuelle, de l'origine ou du handicap.

Fonction

Mission du service :

Le service Enseignement – ATL gère les établissements d’enseignement communaux : les écoles maternelles Colibri, Naïades et Aigrettes, les écoles fondamentales Cèdres-Roseraie, Sapinière-Mésanges, Futaie-Coccinelles et Karrenberg-Nos Petits et les académies : l’Académie de Musique et des Arts de la Scène et l’Académie des Beaux-Arts.Le service calcule et organise l’encadrement des élèves, recrute les membres du personnel et traite leurs dossiers administratifs, gère les budgets et les achats, organise l’accueil extrascolaire, les repas scolaires et les transports scolaires et veille au suivi et à la maintenance des bâtiments.

Mission de l’agent.e :

En tant que membre de l’équipe administrative de l’Académie de Musique et des Arts de la Scène, je suis chargé de l’accueil des élèves et des professeurs et de la surveillance dans les bâtiments. Je fais le lien entre élèves et professeurs et je communique les informations utiles. Je participe aux activités organisées par l’Académie en prenant en charge des tâches logistiques et administratives.

Profil

Titres et/ou expériences requises

CESS ou titre de compétence professionnelle correspondant à la fonction

Activités :

Accueil et communication

• Accueillir les élèves, les parents et les professeurs ;
• Donner les renseignements demandés (horaires et localisation des cours, des évaluations, des concerts/spectacles) ;
• Accueil téléphonique ;
• Partage de l’information au sein de l’équipe du secrétariat ;
• Faire le lien entre élèves et professeurs (ex : prévenir des absences, transmettre des messages, …).

Encadrement éducatif

• Assurer la surveillance des élèves avant et après les cours ;
• Prêter attention aux élèves qui attendent leurs cours ou leurs parents ;
• Aider les élèves en difficulté (malaise, téléphone, accompagner les élèves dans les classes, …) ;
• Veiller au respect du règlement d’ordre intérieur dans les bâtiments et notamment les couloirs.

Gestion administrative et logistique

• Mise à jour du site internet ;
• Création de programmes (concert, examens, …) ;
• Apporter une assistance lors des inscriptions ;
• Classement, photocopies et archivage de documents
• Gérer les clés ;
• Participer à l’organisation des activités de l’Académie (installation des salles, gestion des entrées, …).

Compétences techniques :

Maîtrise de l’outil informatique (mise à jour site internet, logiciel ACAWEB, TEAMS, Outlook, CANVA, …)

Technique d’accueil

Technique d’assertivité

Technique de gestion de conflit

Compétences comportementales :

AGIR – S’ADAPTER : J’ajuste, modifie mon comportement et ma manière de travailler en fonction du contexte et des personnes, en vue de fonctionner de manière efficiente.

AGIR – GERER SES EMOTIONS : Je réagis de façon constructive à une situation problématique / une contrainte / une pression ou à une situation que je vis comme telle, afin de poursuivre ma mission.

INTERAGIR – COMMUNIQUER : J’exprime un message oral de manière à ce que mon interlocuteur le comprenne.

INTERAGIR – SAVOIR ECOUTER : Je porte de l’intérêt à mon interlocuteur, ses émotions, ses valeurs que je cherche à comprendre tout en restant neutre.

INTERAGIR – COOPERER : Je travaille avec d’autres à la réalisation d’objectifs. Je partage les ressources et agis en me montrant soutenant et solidaire.

Offre

• Contrat à durée indéterminée ;
• Salaire conforme aux barèmes communaux (Niveau C - 14.514,59 - 23.071,69 € pour un temps plein);
• Cadre de travail agréable ;
• Remboursement complet des frais de transports en commun, abonnement annuel stib ;
• Titres repas;
• 2ème pilier des pensions

Horaire :

• Durant l’année scolaire : 23 h par semaine du lundi au samedi (sauf le vendredi)
  Prestations le soir en semaine 16h-20h ou 21h
  Prestations les samedis
• Période de congé : Congés scolaires automne-hiver-détente-printemps Vacances d’été : 5 semaines.

Langues

Cadre unlingue francophone