Management assistent

Wij zijn verheugd om onze nieuwe Management Assistant voor te stellen, die met enthousiasme en expertise het team van de Voorzitter van het Directiecomité zal versterken!

Wat zal ik moeten doen?

• Je helpt de dienst met de uitvoering van de administratieve taken : je behandelt binnenkomende en uitgaande briefwisseling en e-mails van de dienstmailbox (bv. dispatching parlementaire vragen ) en waakt over de opgelegde deadlines.
• Je beheert de administratieve opvolging van de borderellen van het kabinet en van de Voorzitter: je stuurt de dossiers door naar de betrokken dossierbeheerders, verzorgt de opvolging van de dossiers in de voorziene tools en houdt de deadlines in de gaten.
• Je ondersteunt het secretariaat van het Directiecomité: Je organiseert en plant vergaderingen, je verzamelt informatie en bereidt documentatie voor en je verzorgt de opvolging van actiepunten.
• Je verzorgt het onthaal van de bezoekers aan de Voorzitter en verzorgt de logistieke ondersteuning (bv. beheer van de vergaderzalen, stockopvolging keuken en printers).
• Je stelt brieven en documenten (formulieren, nota’s …) op. Hiervoor analyseer je informatie uit verschillende bronnen en kennisdomeinen en ga je na of de documenten voldoen aan de geldende procedures of voorschriften.
• Je klasseert dossiers, documenten of andere relevante informatie voor de dienst (voornamelijk digitaal beheer van de SharePoint), voert gegevens in databanken in, controleert ingevoerde gegevens en past ze eventueel aan.
• Je verzamelt data en maakt statistieken op van de dienst in tabellen ter voorbereiding van Business Reviews of voor rapportering aan het management.

Gedragscompetenties

• Resultaatgericht zijn: je neemt beslissingen en onderneemt acties om doelen te bereiken en draagt verantwoordelijkheid voor de behaalde resultaten.
• Klantgericht zijn: je begrijpt de verwachtingen en behoeften van de klanten en zorgt voor de beste dienstverlening.

Troeven

• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden.
• Je hebt een goede kennis van Office 365 toepassingen.
• Aangezien je in een tweetalige omgeving terechtkomt, is een kennis van het Frans een pluspunt.

Deelnemingsvoorwaarden

• Beschikken over een bachelordiploma (of laatstejaarsstudent zijn)
• Belg zijn of burger van een ander land behorende tot de Europese Economische Ruimte of Zwitserland
• De burgerlijke en politieke rechten genieten.
• Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.

Niveau

• Bachelor (hoger onderwijs van het korte type)

Screening van je kandidatuur.

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je het vereiste diploma hebt en voldoet aan de voorwaarden van een startbaanovereenkomst (jonger dan 26 jaar).

Een eerste screening gebeurt op basis van je cv en je antwoorden op de motivatievragen in de sollicitatietool zoals je die hebt opgeladen via het online formulier op de uiterste inschrijvingsdatum. Bij een groot aantal kandidaturen voor een specifieke functie is het mogelijk dat er eerst nog een telefonische pre-screening voorzien wordt. Kandidaten waarvan het profiel het meest aansluit bij de functie worden uitgenodigd voor een interview.

Ter info: je kandidatuur wordt pas behandeld na het afsluiten van de procedure. De interviews worden ingepland vanaf 07/04/2025 (onder voorbehoud).

Interview (ongeveer 40 min):

Het interview evalueert of je competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Afhankelijk van de functie is het mogelijk dat je nadien wordt opgebeld om jouw affiniteit met de functie verder uit te diepen.

Je opgeladen cv wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je het vereiste niveau behaalt.

Indien je slaagt voor de procedure en de functie wenst te aanvaarden, verzoeken wij je vriendelijk om ons een recent uittreksel uit jouw strafregister te bezorgen.

Let op: Dit document mag niet ouder zijn dan 3 maanden, gerekend vanaf de datum van afgifte, en moet nog geldig zijn op de datum van indiensttreding.

Dit document is verkrijgbaar bij de gemeente waar je ingeschreven bent in het bevolkingsregister.