Medewerker Administratieve Ondersteuning – dienst ICT

Maak impact met technologie!
Wil jij bijdragen aan de IT die meer dan 20.000 medewerkers dagelijks draaiende houdt? Zoek je een gevarieerde en uitdagende job met verantwoordelijkheid, waarbij je jouw IT-kennis verder kunt ontwikkelen? Dan is deze functie echt iets voor jou!

Als Medewerker Administratieve Ondersteuning binnen de Stafdienst ICT speel je een essentiële rol in het beheren en ondersteunen van diverse administratieve processen. Je draagt bij aan het budgetbeheer, verzorgt de personeelsadministratie en stelt bruikbare rapporten op. Daarnaast faciliteer je kennisdeling binnen de afdeling, zorg je voor heldere interne communicatie en neem je de organisatie van teambuildings en andere evenementen op je. Dankzij jouw gestructureerde aanpak en affiniteit met moderne tools draag je bij aan een efficiënte en goed georganiseerde werkomgeving.

Jouw taken:

• Budgetbeheer : Je ondersteunt het beheer van het budget en zorgt voor een nauwkeurige administratieve opvolging. Je begeleidt inkoopprocessen, stelt dossiers op volgens de richtlijnen en volgt de urenstaten en budgetten van eGov-medewerkers en externe consultants op.
• Onboarding & offboarding : Je coördineert alle praktische zaken voor nieuwe en vertrekkende medewerkers, zoals accounts, toegangspassen en apparatuur.
• Rapportages opstellen : Je maakt heldere en bruikbare rapporten met tools zoals Excel en Power BI. Indien nodig krijg je de ruimte om deze tools te verkennen en je vaardigheden hierin verder te ontwikkelen.
• Interne communicatie : Je stelt duidelijke en doelgerichte communicatie op en zorgt ervoor dat alle betrokken partijen correct en tijdig worden geïnformeerd.
• Kennisdeling : Je ondersteunt de afdeling door documentatie te centraliseren en kennisdeling te stroomlijnen.
• Organisatie van evenementen : Je helpt bij de planning en uitvoering van teambuildings en andere interne events. Daarnaast zorg je voor een correcte administratieve afhandeling, zoals het opvolgen van terugbetalingen.
• Algemene ondersteuning : Je bent een aanspreekpunt voor collega’s en helpt hen met uiteenlopende vragen, variërend van parkeeraanvragen tot het aanvragen van nieuwe softwarelicenties. Dankzij je snelle inzicht in de processen van onze dienst, bied je steeds gerichte ondersteuning.

Ben jij klaar om impact te maken, om jouw talent in te zetten voor de ICT van morgen? nu en versterk ons team!

In deze functie kom je rechtstreeks in contact met publiek. Bijgevolg is het verboden om uiterlijke tekenen te dragen van gelijk welke ideologische, politieke of religieuze overtuiging (KB 02/10/1937 houdende het statuut van het Rijkspersoneel – artikel 8, paragraaf 1). De FOD Financiën staat dit enkel toe aan personeelsleden die niet rechtstreeks in contact komen met het publiek.

Gedragscompetenties

• Resultaatgericht zijn: je neemt beslissingen en onderneemt acties om doelen te bereiken en draagt verantwoordelijkheid voor de behaalde resultaten.
• Klantgericht zijn: je begrijpt de verwachtingen en behoeften van de klanten en zorgt voor de beste dienstverlening.

Troeven

• Nauwkeurigheid en oog voor detail: Je werkt zorgvuldig en zorgt ervoor dat administratieve processen correct en efficiënt worden uitgevoerd.
• Proactieve instelling : Je neemt initiatief om processen te verbeteren en ondersteunt collega’s waar nodig.
• Goede organisatorische vaardigheden : Je kan meerdere taken tegelijk beheren en weet prioriteiten te stellen.
• Discretie en betrouwbaarheid : Je gaat professioneel om met vertrouwelijke informatie, zoals budgetten en personeelsadministratie.
• Sterke communicatieve vaardigheden: Je kan helder en gestructureerd informatie overbrengen, zowel schriftelijk als mondeling.
• Teamspeler : Je werkt graag samen met collega’s en draagt bij aan een positieve werksfeer.
• Digitale affiniteit : Je bent vlot met moderne tools en staat open voor nieuwe technologieën om je werk efficiënter te maken.
• Je hebt interesse in Power BI en de ambitie om hier vaardig in te worden.
• Je hebt kennis van Excel en bent bereid om je vaardigheden verder te verdiepen.
• Basiskennis Frans is een troef, gezien de tweetalige werkomgeving.

Deelnemingsvoorwaarden

• Beschikken over een bachelordiploma (of laatstejaarsstudent zijn)
• Belg zijn of burger van een ander land behorende tot de Europese Economische Ruimte of Zwitserland
• De burgerlijke en politieke rechten genieten.
• Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.

Screening van je kandidatuur.

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je het vereiste diploma hebt en voldoet aan de voorwaarden van een startbaanovereenkomst (jonger dan 26 jaar).

Een eerste screening gebeurt op basis van je cv en je antwoorden op de motivatievragen in de sollicitatietool zoals je die hebt opgeladen via het online formulier op de uiterste inschrijvingsdatum. Bij een groot aantal kandidaturen voor een specifieke functie is het mogelijk dat er eerst nog een telefonische pre-screening voorzien wordt. Kandidaten waarvan het profiel het meest aansluit bij de functie worden uitgenodigd voor een interview.

Ter info: je kandidatuur wordt pas behandeld na het afsluiten van de procedure. De interviews worden ingepland vanaf 07/04/2025 (onder voorbehoud).

Interview (ongeveer 40 min):

Het interview evalueert of je competenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Afhankelijk van de functie is het mogelijk dat je nadien wordt opgebeld om jouw affiniteit met de functie verder uit te diepen.

Je opgeladen cv wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je het vereiste niveau behaalt.

Indien je slaagt voor de procedure en de functie wenst te aanvaarden, verzoeken wij je vriendelijk om ons een recent uittreksel uit jouw strafregister te bezorgen.

Let op: Dit document mag niet ouder zijn dan 3 maanden, gerekend vanaf de datum van afgifte, en moet nog geldig zijn op de datum van indiensttreding.

Dit document is verkrijgbaar bij de gemeente waar je ingeschreven bent in het bevolkingsregister.