Administratief medewerker

Word jij onze nieuwe collega administratief medewerker in de onderzoeksgroep van Prof. Thierry Voet aan het Departement Menselijke Erfelijkheid van de KU Leuven?

Dit is een multidisciplinair team dat nieuwe methoden ontwikkelt en gebruikt om individuele cellen te bestuderen. Dit draagt bij tot baanbrekend onderzoek om de ontwikkeling en mechanismen van ziekten bij de mens te begrijpen (zoals bv. de ziekte van Parkinson).

Het team heeft een leidinggevende rol in het KU Leuven Instituut voor Single Cell Omics (LISCO) en werkt mee aan internationale projecten.

We zoeken een nieuwe collega die het onderzoeksteam administratief ondersteunt bij deze opdrachten en zo mee een verschil wil maken in dit grensverleggend onderzoek.

Functie

• Je bent verantwoordelijk voor diverse administratieve taken, zoals het plannen van vergaderingen, interne en externe communicatie, het up-to-date houden van agenda’s, CV's, reisschema’s opstellen, opvolgen van documenten ter ondertekening enz.
• Je staat ook in voor de logistieke ondersteuning van vergaderingen en evenementen (reservaties, logistieke omkadering,...), voorbereiding van vergaderingen (voorzien nodige documenten, presentaties,…), notuleren tijdens belangrijke vergaderingen en opvolging van gedefinieerde actiepunten.
• Je ontvangt bezoekers en leveranciers, beantwoordt vragen van medewerkers.
• Je staat mee in voor de organisatie van (wetenschappelijke) evenementen.
• Naargelang je kennis en interesses kan je ook je eigen functie verder vormgeven in het opnemen van bijkomende taken bv. websitebeheer, social media.
• Je biedt algemene ondersteuning door onder meer het opvolgen van dossiers, samenwerkings- en dienstverleningscontracten.
• Je levert ondersteuning met betrekking tot administratieve aspecten bij projectaanvragen (collectie van benodigde documenten en inhoud, nodige partijen aanschrijven tot het tijdig verkrijgen van nodige inhoudelijke elementen en documenten, maken van kostenberekeningen, invulling en beheer van kostentabellen alsook coördinatie met de financiële dienst, maken van illustratieve figuren, voorbereiding van projectsubmissie) en publicaties (bv. invoegen referenties) etc.
  
  

Profiel

We Zoeken Een Collega Met Volgend Profiel

• Je beschikt over een diploma secundair onderwijs of bent gelijkwaardig door ervaring
• Enkele jaren ervaring in gelijkaardige opdrachten (administratie, communicatie, financiën, etc.) is een plus.
• Je hebt sterke communicatieve vaardigheden en bent vlot in de omgang.
• Je bent een organisatietalent, kan zelfstandig werken en weet van aanpakken.
• Je kan vlot werken met Word, Excel en Powerpoint.
• Je kan bij voorkeur overweg met bv. Adobe Illustrator of een alternatief illustratieprogramma.
• Je kan je zowel mondeling als schriftelijk goed uitdrukken in het Nederlands en het Engels.
• Je bent discreet en kan omgaan met vertrouwelijke informatie.
  
  

Aanbod

Wij beogen een voltijdse tewerkstelling (80% evt. bespreekbaar) met een contract voor onbepaalde duur.

Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 4. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 3.

Je werkt samen met fijne collega’s in een hecht team en in een boeiende, dynamische en internationale omgeving.

Interesse?

Meer informatie is te verkrijgen bij mevrouw Lieve Mommaerts, tel.: 32 16 37 76 89.

Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 14/05/2025 via onze online sollicitatietoepassing

KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres .

• Sollicitatieprocedure
• Arbeidsvoorwaarden
• Loopbaanmogelijkheden
  
  

Heb je een vraag over de online sollicitatieprocedure? Raadpleeg onze veelgestelde vragen of stuur een e-mail naar solliciteren@kuleuven.be

Solliciteer voor deze functie