AC-koordinator til Ledelsesstøtte og HR på AU Institut for Byggeri og Bygningsdesign

Koordinator til Ledelsesstøtte og HR
Vil du arbejde tæt på ledelsen i et internationalt undervisnings- og forskningsmiljø og spille en central rolle i at der er styr på deadlines, og at vigtige emner sendes til rettidig behandling i ledelsen og i udvalg.

Vi søger en erfaren koordinator og organisator, der kan støtte institutledelsen i tilrettelæggelse og gennemførelse af instituttets ledelsesmøder og strategiske aktiviteter.
Stillingen ligger i krydsfeltet mellem ledelsesstøtte og HR.

Arbejdsopgaver
Du bidrager til, at der er sammenhæng i sagsbehandlingen på tværs af ledelses- og udvalgsstrukturen og til at strategiske rammer og målsætninger omsættes i daglige aktiviteter og særlige indsatser.
Desuden medvirker du til institutledelsens interne og eksterne formidling gennem fremstilling af præsentationer og koordination med dine sekretariatskollegaer, der arbejder med kommunikation.

Opgaver indenfor ledelsesstøtte:

• Mødeplanlægning, sagsfremstilling og referatskrivning
• Tovholder og udfører på opgaver, der lander på ledelsens bord, strategiprocesser o.l.
• Udarbejde og drive årshjul og aktivitetsoverblik
• Koordination og besvarelse af opgaver fra fakultetet
• Betjening af Ph.d.-udvalget
• Tovholder i procesoptimering og implementering af AI værktøjer

Opgaver indenfor HR og personaleadministration:

• Koordination
• Backup på driftsopgaver
• Procesoptimering

Du varetager en selvstændig funktion og indgår i tæt samarbejde med institut- og sekretariatsleder og den øvrig ledelse. Det er vigtigt at være i løbende dialog på tværs af ledelsen og instituttets fagfunktioner for at hente input og for at bidrage til, at der følges op på ledelsesmæssige beslutninger.

Kvalifikationer
Din uddannelsesmæssige baggrund er ikke afgørende, men minimum en bachelorgrad og gerne erfaring med lignende ansvar og opgaver i universitetsregi. Desuden forventer vi, at du:

• Har stærke organisatoriske og procesmæssige kompetencer.
• Har dokumenteret erfaring med både ledelsesbetjening og HR-processer samt indblik i instituttets aftagerområde.
• Er analytisk stærk og struktureret.
• Har gode kommunikationsevner både skriftligt og mundtligt på dansk og engelsk, og du kan formidle komplekse problemstillinger på en præcis og balanceret måde.

Du er ambitiøs med dine opgaver og trives med en kombination af drifts- og udviklingsopgaver. Du har empati og interesse i at forstå menneskers motivation og ageren, og skaber nemt relationer. Derfor etablerer du effektive og tillidsfulde samarbejder på tværs af faggrupper og fokusområder.

Hvem er vi?
Sekretariatet består lige nu af 8 faste medarbejdere og to studentermedhjælpere, som er organiseret i forskellige funktioner, og vi varetager opgaver og samarbejder på tværs af instituttet og fakultetet.
Alle har primære ansvarsområder, men vi hjælper og støtter hinanden på tværs, når der er brug for det.
Vi vil i takt med instituttets strategiske udvikling løbende vurdere, hvordan vi strukturerer os og prioriterer leverancer til vores samarbejdspartnere.

Din reference vil være sekretariatslederen, men mange af de daglige opgaver løses i tæt samspil med institut- og sektionsledere og kollegaer i sekretariatet og i fakultetets administration.

Institut for Byggeri og Bygningsdesign er ét ud af fire ingeniørinstitutter, som har eksisteret i godt 4 år og er under fortsat udvikling og i vækst.

Instituttet beskæftiger ca. 100 faste medarbejdere, som arbejder med forskning og uddannelse af både civilingeniører (bachelor/kandidat), diplomingeniører og ph.d.-studerende inden for instituttets fagområder.

Vi bestræber os på at være en fleksibel og tryg arbejdsplads med vægt på balance mellem arbejdsliv og privatliv. Omgangstonen er uformel og vi har tillid til og respekt for hinanden.

Du kan læse mere om vores institut her: Institut for Byggeri & Bygningsdesign - Technical Sciences, AU

Yderligere information
Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte Sekretariatsleder, Gitte Brandt, 24214581.

Ansættelsesvilkår
Der er tale om en stilling på fuld tid, ugentligt 37 timer. Du får frihed til at tilrettelægge din arbejdstid og tilstedeværelse på instituttet under hensyn til deadlines, mødeaktiviteter og fremdrift i processer, der går på tværs af funktioner.

Tiltrædelse efter nærmere aftale.

Arbejdsstedet er Navitas, Inge Lehmanns Gade 10, 8000 Aarhus C

Formalia
Løn- og ansættelsesvilkår er i henhold til overenskomst mellem Skatteministeriet og akademikere i Staten.

Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en styrke og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside.

Om Aarhus Universitet
Aarhus Universitet er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet med høj kvalitet i uddannelse og forskning, og et stærkt engagement i samfundsudviklingen nationalt og globalt. Universitetet tilbyder et inspirerende uddannelses- og forskningsmiljø for 38.000 studerende og 8.300 medarbejdere med en årlig omsætning på 7,0 mia. kr. Læs mere på www.au.dk

Afdeling: Sekretariat, CAE/Secretariat, CAE

Ansøgningsfrist: 06 May 2025

Placering: Aarhus C Inge Lehmanns Gade 10