Adjointe administrative - Projets

Adjointe administrative - Projets

Summary

Title: Adjointe administrative - Projets

ID: 2142356

Location: Terrebonne, QC

Job Function : Administrative

Description

Chef de file des services spécialisés sur les marchés mondiaux de l'industrie, du commerce et des infrastructures, BrandSafway fournit des systèmes d'accès et d'échafaudage, de coffrage et d'étayage, des services industriels et des solutions connexes à plus de 32 000 clients dans le monde entier. BrandSafway est née de la fusion de Brand Energy & Infrastructure Services et du groupe Safway en 2017. Nous sommes une société de 35 000 employés avec des opérations dans plus de 35 pays..

Chez BrandSafway, nous savons que nos employés sont notre plus grand atout, c'est pourquoi nous leur donnons les outils, la formation et les ressources nécessaires pour réussir. Venez rejoindre notre équipe en pleine croissance. Nous sommes à la recherche d'une adjointe administrative - projets.

Nous offrons un ensemble d'avantages compétitifs comprenant une assurance médicale, dentaire, visuelle, vie et invalidité, ainsi qu'un généreux plan de REER collectif.

BrandSafway est une entreprise mondiale dont le siège social se trouve aux États-Unis et différents départements à travers le monde, faisant de l’anglais une langue nécessaire dans le cadre des fonctions habituelles.

Responsabilités

Effectuer la facturation périodique et cyclique selon l’avancement des travaux, dans un contexte de facturation par projet;
Effectuer la facturation de la main d’œuvre aux clients;
Entrer les factures dans le système informatique;
Gérer les contrats de location;
Réaliser diverses tâches administratives reliées à la facturation.
Mises à jour et amélioration des diverses procédures et formations;
Bon de commandes, achats et réception de marchandises;
Coordonne les appels de service et les feuilles de temps pour facturation;
Gestion des états de comptes des clients;
Assurer le suivi durant le processus de ventes auprès des clients;
Mise à jour des budgets et prévisions financières de la succursale;
Demande de transport, d’ingénierie, de formation et de grues;
Recherche et développement pour futurs projets;
Soumission et suivis des dossiers;
Gestion des dossiers clients des projets (Ouverture des dossiers, dénonciation, mise à jour des chantiers, décompte progressif);
Soutient au chargé de projet, suivis des échéanciers, et toutes demandes connexes;
Soutien à la flotte de véhicule, programme d’assistance à la conduite, logbook;
Dossier SAAQ Entreprise;
Mise en marché Ontario selon les règlementations de la construction (TSSA);
Apporter un soutien à l'équipe en effectuant diverses tâches administratives (Appel téléphonique, classement, photocopies, correspondance, courrier, planification de réunion, etc.).
Conception graphique pour publicités, lettrage, réseaux sociaux (LinkedIn);

Qualifications

Formation générale de niveau professionnel (DEP) ou collégial (AEC, DEC) en administration ou bureautique ou secrétariat;
Toute combinaison de scolarité et d’expérience jugée équivalente sera considérée;
Minimum de deux (2) années d’expérience pertinente;
Maitrise de la suite Microsoft Office. Expérience avec Rental Man; un atout;
Sens de l’organisation, souci du détail et rigueur;
Débrouillardise, autonomie et flexibilité.
Maitrise de la langue française tant à l'oral qu'à l'écrit;
Discrétion, rigueur, bon jugement, initiative et autonomie au travail;
Sens de l'organisation et de la planification;
Excellentes aptitudes pour le travail d’équipe;
Grande habileté à communiquer, à développer et à entretenir des relations d’affaires durables avec la clientèle.

BrandSafway, y compris ses filiales, est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances en emploi et ne pratique aucune discrimination fondée sur la race, les croyances, la couleur, l'origine nationale, la religion, le sexe, l'état civil, l'orientation sexuelle, l'âge, le handicap, le statut d'ancien combattant du Viêt Nam ou d'une autre époque.

BrandSafway est une compagnie mondiale dont le siège social se trouve aux États-Unis et différents départements à travers le monde, faisant de l’anglais une langue nécessaire dans le cadre des fonctions habituelles.

Avis à tous les candidats potentiels

Nous vous informons que BrandSafway n'exigera ni ne demandera jamais d'honoraires en échange de votre candidature, de votre embauche, de votre promotion, de votre transfert ou de votre maintien dans l'entreprise. Le fait qu'un employé vous demande de l'argent ou des honoraires en échange d'un traitement spécial ou d'une considération constitue une violation de notre Code de conduite. Si quelqu'un, qu'il s'agisse d'un employé existant ou de toute autre personne, demande le paiement d'une somme d'argent en échange de son embauche dans notre entreprise, vous pouvez contacter confidentiellement notre service de conformité des ressources humaines à l'adressehrcompliance@brandsafway.comet fournir le nom de la personne ainsi que tout autre document ou preuve d'un tel acte.

At BrandSafway, we know our employees are our greatest asset, which is why we give them the tools, training, and resources to be successful. Come join our growing team. We are looking for a Office Administrator - Projects.

Key Responsibilities:

Perform periodic and cyclical invoicing according to the progress of the work, in a project-based billing context;
Invoice labour to customers;
Enter invoices into the computer system;
Manage lease agreements;
Perform various administrative tasks related to invoicing.
Updates and improvements to various procedures and training;
purchase orders, purchases and receipt of goods;
Coordinates service calls and timesheets for invoicing;
Management of customer statements;
Follow up during the sales process with customers;
Update of the branch's budgets and financial forecasts;
Transportation, engineering, training and crane applications;
Research and development for future projects;
Submission and follow-up of files;
Management of project client files (Opening of files, denunciation, updating of construction sites, progressive counting);
Support to the project manager, follow-up of deadlines, and all related requests;
Fleet support, driver assistance program, logbook;
SAAQ Enterprise file;
Ontario Building Regulations Marketing (TSSA);
Provide support to the team by performing various administrative tasks (phone call, filing, photocopying, correspondence, mail, meeting scheduling, etc.).
Graphic design for advertisements, lettering, social networks (LinkedIn);

Qualifications:

General training at the professional level (DVS) or college level (AEC, DEC) in administration or office automation or secretarial work;
Any combination of education and experience deemed equivalent will be considered;
Minimum of two (2) years of relevant experience;
Proficiency in Microsoft Office Suite. Experience with Rental Man; an asset;
Organizational skills, attention to detail and rigor;
Resourcefulness, autonomy and flexibility.
Fluency in the French language, both oral and written;
Discretion, rigor, good judgment, initiative and autonomy at work;
Organizational and planning skills;
Excellent teamwork skills;
Strong ability to communicate, develop and maintain lasting business relationships with clients.

BrandSafway offers a competitive benefits package that includes medical, dental, vision, life and disability insurance as well as a generous group RRSP plan.

About Us

BrandSafway is a leading global provider of access, specialized services, and forming and shoring solutions to the industrial, commercial and infrastructure markets. Through a network of ~340 strategic locations across 26 countries and ~40,000 employees, BrandSafway delivers a full range of industrial service solutions. BrandSafway supports maintenance and refurbishment projects as well as new construction and expansion plans with unmatched service from expert local labor and management. Today’s BrandSafway is At Work For You® — leveraging innovation and economies of scale to increase safety and productivity, while remaining nimble and responsive.

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BrandSafway is a global company headquartered in the United States, with various departments worldwide. As a result, English is essential for everyday operations

Notice to all potential job candidates

Please be advised that BrandSafway will never require or ask for any fee from you in exchange for being considered, hired, promoted, transferred or having ongoing employment with us. It is a violation of our Code of Conduct if any employee requests any money or fee from you in exchange for tentatively special treatment or consideration. If anyone, regardless of whether an existing employee, or anyone else, requests payment of any fee in exchange for being hired into our company, you may confidentially contact our HR Compliance department at hrcompliance@brandsafway.com and provide the name of the individual and any other documentation or proof of such an act.

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