Administrative Assistant

This position supports the executive administrative functions of our municipality, and reports to the Director of Administrative Services. This position offers an opportunity to contribute to the efficient operation of local government and provide essential support to various departments including the City Clerk, HR, and the City Manager’s office.

Essential Job Functions

• Provide administrative support to municipal departments, including but not limited to clerical tasks, data entry, and document management.
• Assist in organizing and maintaining municipal records, including correspondence, reports, and meeting minutes.
• Manage incoming and outgoing communications, including phone calls, emails, and mail distribution.
• Greet visitors and provide information or direct them to the appropriate department or personnel.
• Assist in scheduling appointments, meetings, and events for municipal staff and officials.
• Prepare agendas, documents, and presentations for meetings and presentations as required.
• Assist in processing of business licenses, and other municipal applications.
• Support special projects, events, and initiatives assigned by municipal management or department heads.
• Maintain office supplies inventory and place orders as needed.
• Ensure compliance with municipal policies and procedures.
• Ensures that all correspondence and reports are processed for the City Manager’s Office in a timely manner.

Qualifications 

 

Experience and Education

Associate degree in related field and/or any combination equivalent to experience and education that could likely provide the required knowledge and abilities would be qualifying.

• High school diploma or equivalent; additional education or training in office administration is preferred.
• Proven experience as an administrative assistant or in a similar role.
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and other office software.
• Excellent organizational and time management skills with the ability to prioritize tasks.
• Strong communication skills, both verbal and written.
• Attention to detail and accuracy in data entry and record-keeping.
• Ability to maintain confidentiality and handle sensitive information with discretion.
• Flexibility to work part-time hours, with the possibility of occasional evenings or weekends for special events or meetings.
• Knowledge of municipal government operations and procedures is an asset but not required.
• Experience in working for a public sector organization desired.

Physical requirements: Required to stand, walk and sit; talk or hear, both in person and by telephone; use hands to finger, handle or feel objects or controls; reach with hands and arms. Regularly required to stoop, kneel, bend, crouch and lift up to 25 pounds. They also need to have close, distance, color, peripheral, and depth vision, as well as the ability to focus.

Esta posición apoya las funciones administrativas ejecutivas de nuestro municipio y depende del Director de Servicios Administrativos. Esta posición ofrece la oportunidad de contribuir al funcionamiento eficiente del gobierno local y proporcionar apoyo esencial a varios departamentos, incluyendo la Oficina del Secretario Municipal, Recursos Humanos y la Oficina del Gerente de la Ciudad.

Funciones Esenciales del Trabajo

• Brindar apoyo administrativo a los departamentos municipales, incluyendo pero no limitándose a tareas clericales, ingreso de datos y gestión de documentos. • Ayudar en la organización y mantenimiento de los registros municipales, incluyendo correspondencia, informes y actas de reuniones. • Gestionar las comunicaciones entrantes y salientes, incluyendo llamadas telefónicas, correos electrónicos y distribución de correspondencia. • Recibir a los visitantes y proporcionar información o dirigirlos al departamento o personal adecuado. • Ayudar en la programación de citas, reuniones y eventos para el personal y los funcionarios municipales. • Preparar agendas, documentos y presentaciones para reuniones y presentaciones según sea necesario. • Ayudar en el procesamiento de licencias comerciales y otras solicitudes municipales. • Apoyar proyectos especiales, eventos e iniciativas asignadas por la administración municipal o los jefes de departamento. • Mantener el inventario de suministros de oficina y realizar pedidos según sea necesario. • Asegurarse de que se cumplan las políticas y procedimientos municipales. • Asegurarse de que toda la correspondencia e informes sean procesados para la Oficina del Gerente de la Ciudad.

Calificaciones

• Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita, incluyendo conocimientos de gramática, ortografía y puntuación; métodos modernos de oficina, procedimientos, equipos y redacción de cartas comerciales. • Capacidad para comprender la organización y operación de la Ciudad y de agencias externas, según sea necesario para asumir las responsabilidades asignadas; manejar material confidencial de manera efectiva; trabajar de manera cooperativa con otros departamentos, funcionarios de la Ciudad y agencias externas.

Experiencia y Educación

• Título de asociado en un campo relacionado y/o cualquier combinación equivalente de experiencia y educación que probablemente proporcione el conocimiento y las habilidades requeridas. • Diploma de secundaria o equivalente; se prefiere educación o formación adicional en administración de oficinas. • Experiencia comprobada como asistente administrativo o en un rol similar. • Dominio de la suite de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) y otro software de oficina. • Excelentes habilidades organizacionales y de gestión del tiempo con la capacidad de priorizar tareas. • Fuertes habilidades de comunicación, tanto verbales como escritas. • Atención al detalle y precisión en el ingreso de datos y mantenimiento de registros. • Capacidad para mantener la confidencialidad y manejar información sensible con discreción. • Flexibilidad para trabajar horas a medio tiempo, con la posibilidad de trabajar algunas noches o fines de semana para eventos especiales o reuniones. • Conocimiento de las operaciones y procedimientos del gobierno municipal es una ventaja, pero no es obligatorio. • Se desea experiencia en trabajar para una organización del sector público.

Requisitos físicos: Se requiere estar de pie, caminar y sentarse; hablar o escuchar, tanto en persona como por teléfono; usar las manos para tocar, manejar o sentir objetos o controles; alcanzar con las manos y los brazos. Se requiere regularmente agacharse, arrodillarse, inclinarse, ponerse en cuclillas y levantar hasta 25 libras. También se requiere tener visión cercana, de lejos, de colores, periférica y en profundidad, así como la capacidad de enfocar.

Salary : $20 - $25