Corporate Administrator

Descripción

Corporate Receptionist/Administrative Assistant

About the company

Ruppert Landscape is a commercial landscape construction and management company, a family-owned and employee-owned business, headquartered in Montgomery County, MD, with operations in Pennsylvania, Maryland, Virginia, North Carolina, Georgia, Texas, Delaware, and Tennessee. Our mission is to provide opportunities for our people, take excellent care of our customers, and be good stewards of the environment and our community.

Job Description

The receptionist acts as the nerve center for all office activities. As the first point of contact for customers and employees, it is the receptionist's duty to look after all aspects of the office environment that affect our ability to provide professional services to our customers. This is done by ensuring the office environment is maintained and managed professionally at all times.

Responsibilities

• Answers all phone calls politely and professionally and efficiently connect the caller with the requested contact /advises the proper contact for the request
• Monitors general email account, responding to emails and/or distributing to appropriate employees
• Welcomes visitors while notifying employees that their guest has arrived
• Maintains a welcoming physical environment for guests, including setting up, a welcome screen daily, turning on all lights, and lobby TVs, and unlocking doors
• Manages meeting spaces as needed, including booking conference rooms, ordering and picking up refreshments, etc.
• Order, monitor, and refill office supplies for Corporate Facilities
• Order and distribute business cards for employees
• Process all incoming mail and checks; distribute to employee mailboxes or department folders appropriately (i.e., centralized departments including payroll, accounting, etc., and individual employees)
• Package, address, and process all outgoing mail, including twice-weekly branch mailings, interfacing with all national carriers such as USPS, UPS, and FedEx
• Navigate the Accounts Payable system and request missing invoices from vendors
• Assist the HR department with ad hoc duties, such as preparing training binders and distributing handbooks

Qualifications

We require a minimum of one year past successful reception and administrative experience in a fast-paced office. The ideal candidate must possess great interpersonal skills, a good attitude, strong customer service skills, and a unique ability to make people feel welcome. High School diploma or General Education Degree (GED) req., ability to follow instructions in written and oral form, strong communication skills with a distinct clear speaking voice, able to work without close supervision, proficiency in Microsoft Word, Excel, and Outlook.

What we provide:

• Competitive salary
• Medical benefits with dental and vision
• Flexible Spending Account
• 401(k) plan
• Flexible work/life balance
• Family-oriented company culture

Ruppert Landscape is an Equal Opportunity and E-Verify Employer

Recepcionista Corporativo/ Asistente Administrativo

Descripción de la empresa

Ruppert Landscape es una empresa comercial de gestión y construcción de paisajes, un negocio de familia y empleados propietarios, con sede en el condado de Montgomery, MD, y operaciones en Pensilvania, Maryland, Virginia, Carolina del Norte, Georgia, Texas, Delaware y Tennessee. Nuestra misión es brindar oportunidades a nuestra gente, cuidar de manera excelente a nuestros clientes y ser buenos administradores del medio ambiente y de nuestra comunidad.

Descripción del puesto

La recepcionista actúa como el centro neurálgico de todas las actividades de la oficina. Como primer punto de contacto para clientes y empleados, es deber del recepcionista cuidar todos los aspectos del entorno de la oficina que afectan nuestra capacidad de brindar servicios profesionales a nuestros clientes. Esto se logra asegurándose de que el entorno de la oficina se mantenga y gestione profesionalmente en todo momento.

Responsabilidades

• Responde a todas las llamadas telefónicas de manera cortés y profesional y conecta de manera eficiente a la persona que llama con el contacto solicitado/aconseja el contacto adecuado de la solicitud
• Supervisa la cuenta de correo electrónico general, respondiendo a los correos electrónicos y/o distribuyéndolos a los empleados apropiados
• Da la bienvenida a los visitantes mientras notifica a los empleados que su invitado ha llegado
• Mantiene un entorno físico acogedor para los huéspedes, incluida la sala de recepción, una pantalla de bienvenida todos los días, el encendido de todas las luces y los televisores del vestíbulo y el desbloqueo de las puertas.
• Administra los espacios de reunión según sea necesario, incluida la reserva de salas de conferencias, el pedido y la recogida de refrigerios, etc.
• Ordenar, monitorear y recargar suministros de oficina para Instalaciones Corporativas
• Ordene y distribuya tarjetas de presentación para los empleados
• Procesar todo el correo entrante y los cheques; distribuir a los buzones de correo de los empleados o carpetas de departamentos de manera adecuada (es decir, departamentos centralizados que incluyen nómina, contabilidad, etc., y empleados individuales)
• Empacar, dirigir y procesar todo el correo saliente, incluidos los envíos de sucursales dos veces por semana, interactuando con todos los transportistas nacionales, como USPS, UPS y FedEx
• Revisar el sistema de cuentas por pagar y solicitar facturas faltantes a los proveedores
• Ayudar al departamento de recursos humanos con varias tareas, como preparar carpetas de capacitación y distribuir manuales

Calificaciones

Requerimos un mínimo de un año después de la recepción exitosa y experiencia administrativa en una oficina de ritmo rápido. El candidato ideal debe poseer excelentes habilidades interpersonales, una buena actitud, sólidas habilidades de servicio al cliente y una habilidad única para hacer que las personas se sientan bienvenidas. Se requiere diploma de escuela secundaria o título de educación general (GED), capacidad para seguir instrucciones escritas y orales, sólidas habilidades de comunicación con una voz clara y distintiva, capaz de trabajar sin supervisión cercana, competencia en Microsoft Word, Excel y Outlook.

Lo que proporcionamos

• Salario competitivo
• Seguro médico, dental, y de visión
• Cuenta de gastos flexible
• Plan de retiro 401(k)
• Equilibrio flexible entre trabajo y vida personal
• Cultura empresarial orientada a la familia

Ruppert Landscape es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y verificación electrónica