Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Als weltweit drittgrößter Baumaschinenhersteller und Nr. 1 in Europa mit über 15.000 Mitarbeitern an 22 Produktionsstätten und 300 verschiedenen Maschinenmodellen, bieten wir kundenorientierte Lösungen für die Bau- und Landwirtschaft. In Deutschland sind wir mit einem Händlernetz (zurzeit 60 Händler / Vertriebspartner mit ca. 2000 Mitarbeitern) auf Verkauf, Service sowie Marketing spezialisiert. Wir sind auf absolutem Wachstumskurs. Mit unserer Tochtergesellschaft der JCB Key Account Deutschland GmbH sind wir erster Ansprechpartner und Partner unserer Key Accounts und Großkunden. Wir suchen zur Unterstützung der Geschäftsleitung schnellstmöglich einen Assistenten der Geschäftsleitung (m/w/d).

DEINE AUFGABEN:

Strategische und operative Projektunterstützung:

• Übernahme und Steuerung diverser Projekte zur Unternehmensentwicklung

• Aufbereitung von Berichten, Präsentationen und Analysen zur Unterstützung von Managemententscheidungen

(u.a. Vorstandspräsentationen; Performance Programme, etc.)

• Monitoring von Berichten / Analysen zur Unterstützung von Managemententscheidungen

Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung:

• Allgemeine Terminkoordination (Videokonferenz, Telefon, physisch) für die Geschäftsleitung

• Erstellen und Versenden von geschäftlicher Korrespondenz inkl. Übersetzungen (für Geschäftsleitung & Management)

• Erstellen von VISA-Einladungen an Mitarbeiter aus dem Ausland

• Erstellen der monatlichen Kreditkartenabrechnung

• Verwaltung und Ablage von Korrespondenzen und Dokumenten digitaler Form

Kommunikations- und Empfangsmanagement

Management der Aushilfskräfte (Empfang) in Bezug auf:

• Betreuung der Telefonzentrale

• Begrüßung / Betreuung von Besuchern aller Art; sprich Kollegen informieren

• Bearbeitung der eingehenden Post / Pakete sowie Verteilung in die Postfächer der Kollegen

• Versenden von Paketen via UPS/ DHL für Kollegen

• Bedienung der Frankiermaschine, Austausch Patrone und Portoaufladung

• Prüfung eingehender Rechnungen/ Mahnungen

(Übernahme der Tätigkeiten ggf. bei (Urlaubs-)Abwesenheiten / Krankheitsfällen der Aushilfskräfte)

Veranstaltungsmanagement:

• Planung, Organisation und Nachbereitung interner und externer Events

(z.B. Händlerkonferenzen, After-Work-Events)

• Anschreiben, Teilnehmerabfrage, Hotelbuchung/ Abrufkontingent, Catering, Abendprogramm, Transfer, Geschenke für die Händler, Rückläufer der Teilnehmer nachhalten

Reisemanagement:

• Flug-, Mietwagen, Shuttleservice und Hotelbuchungen für die Geschäftsleitung

• Administration des „AirPlus“-Tools: Einsicht und Abgleich der Rechnungen.

• Koordination der UK Besuche (Management) in Frechen: Shuttleservice und Hotelbuchungen; Raumvorbereitung (IT)

Bürobestellungen:

• Einkauf und Verwaltung der Büromaterialien

DEIN PROFIL:

• Dein Bildungsweg: Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (oder Studium) und hast vergleichbare berufliche Erfahrung gesammelt.
• Souveränes und sympathisches Auftreten: Deine Umgangsformen sind professionell und dein Auftreten freundlich und natürlich gepflegt. Dich zeichnen deine Serviceorientierung und dein Teamgeist aus.
• Organisation und Effizienz: Du arbeitest selbstständig und strukturiert, hast eine blitzschnelle Auffassungsgabe und behältst auch in anspruchsvollen Situationen einen kühlen Kopf.
• Auf dich kann man zählen: Du überzeugst mit einem hohen Maße an Gewissenhaftigkeit und Zuverlässigkeit.
• IT-Kenntnisse: Du beherrschst die MS Office Programme, insbes. Outlook, Excel und PowerPoint
• Sprachkenntnisse: Für deine Tätigkeit benötigst du sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mindestens Level C1)

WIR BIETEN:

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Team mit der Sicherheit eines internationalen Konzerns
• Hervorragende Entwicklungsmöglichkeiten in einem wachsenden Unternehmen
• attraktive Vergütung mit zahlreichen Sonderleistungen (z.B. Kantine, Corporate Benefits, Altersvorsorge, JobRad, jährliche Mitarbeiterevents, bis zu 32 Urlaubstage etc.).

Du willst unser Team mit deinen Talenten bereichern? Dann begeistere uns und bewirb dich jetzt direkt und unkompliziert:

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JCB Deutschland GmbH

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