Back Office Manager (w/m/d)
für ein junges Architekturbüro
in Vollzeit oder Teilzeit / vor Ort / München
Unser Auftraggeber ist ein interdisziplinär arbeitendes Architekturbüro mit Sitz in München, das für innovative Gestaltung, wirtschaftliches Denken und technische Präzision steht. Es realisiert anspruchsvolle Projekte im Hochbau – von Gewerbe- und Wohnimmobilien über Hotel- und Bürogebäude bis zu modernen Mixed-Use-Konzepten. Das Team vereint planerische Kreativität mit klarer Struktur, fundiertem Fachwissen und einem tiefen Verständnis für Bauprozesse und Projektkultur.
Du möchtest in einem dynamischen Umfeld mitwirken, Deine Fähigkeiten breit einsetzen und eigenverantwortlich arbeiten? Du schätzt ein kollegiales, wertschätzendes Team und möchtest Deine Erfahrung im Office- und Projektmanagement in einem architektonischen Kontext weiterentwickeln? Dann könnte das Dein neuer Job sein!
🧑🏻🤝🧑🏼 18 KollegInnen im Office
€ Gehaltsrahmen zwischen ca. €55.000 – €60.000 p. a. auf Vollzeit gerechnet
📍 München Schwabing
BENEFITS
- Unbefristete Festanstellung mit Entwicklungsperspektive
- Ein kollegiales Team mit klarer Struktur und offenen Türen
- Flexibles Arbeiten (Voll- oder vollzeitnahe Teilzeit) möglich
- Moderne, ergonomische Arbeitsplätze in München Schwabing
- Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
- 30 Urlaubstage bei 40 Wochenstunden (anteilig bei Teilzeit)
- Regelmäßige Team-Events und ein wertschätzendes Miteinander
AUFGABEN
Projekt- & Angebotsmanagement
- Erstellung von Angeboten inkl. HOAI-Kalkulationen in Weise-Control
- Projektpflege und -verwaltung, Nebenkostenverwaltung und Beauftragungsverfolgung
- Unterstützung der Projektleitung, Bearbeitung von Kundenreklamationen
- Angebotsprüfung auf Logik, Struktur und formale Korrektheit
Finanzen & Buchhaltung
- Rechnungsstellung, Zahlungsüberwachung und Mahnwesen
- Pflege von Cashflow-Tabellen, Rückstellungen, vorbereitende Buchhaltung
- Überweisungen und Jahresabschlussthemen in Zusammenarbeit mit der Steuerberatung
- Ansprechpartner:in für buchhalterische Rückfragen (intern & extern)
Personal & Organisation
- Betreuung des Bewerbermanagements (Ausschreibungen, Kommunikation, Koordination)
- Erstellung arbeitsrelevanter Unterlagen (Verträge, Zeugnisse, Vollmachten)
- Verwaltung von Urlaub, Krankheit, Lohnabrechnungen und Gehaltsdaten
- Kontakt mit Behörden und Sozialversicherungsträgern
Office-Management & Administration
- Betreuung von Mietverträgen, Versicherungen, Fuhrpark & Büroversorgung
- Organisation interner Anlässe (z. B. Geburtstage, Events, Teambuilding)
- Verwaltung von Post, Telefonzentrale und allgemeiner Korrespondenz
- Ablage, Dokumentation, Pflege von Vertrags- und Projektunterlagen
IT & Arbeitsplatzorganisation
- Schnittstelle zum externen IT-Dienstleister (Technik, Software, Serverüberwachung)
- Einrichtung und Ausstattung neuer Arbeitsplätze
- Prüfung von Hardware und Softwarelösungen in Abstimmung mit der Geschäftsführung
Sonderthemen
- Organisation von Firmenevents und Unterstützung im Bereich Marketing
- Betreuung der Meetingkapazitätsplanung
- Unterstützung bei Akquise- und Vertriebsaktivitäten
- Koordination privater Anliegen der Geschäftsführung
- Allgemeine Textkorrekturen & Lektorat
- Unterstützung bei HOAI-Berechnungen, Dokumentation & Unterschriftenläufen
PROFIL
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Office- oder Projektmanagement, idealerweise in einem Architektur- oder Ingenieurbüro
- Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit Weise-Control (ehem. VvW) von Vorteil
- Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Kommunikationsstärke und Freude an interdisziplinärer Zusammenarbeit
- Hands-on-Mentalität, Verlässlichkeit und Organisationstalent
GUT ZU WISSEN
In dieser Position übernimmst Du eine zentrale Rolle im organisatorischen Herzstück des Büros. Du bist Schnittstelle für interne und externe Anliegen, hältst die Fäden in der Hand und bringst Deine Fähigkeiten dort ein, wo Struktur, Überblick und Mitdenken gefragt sind. Kein Tag ist wie der andere – und genau das macht es für Dich spannend.
Du schätzt klare Prozesse, arbeitest selbstständig, denkst übergreifend und verlierst auch bei vielen parallelen Aufgaben nicht die Ruhe? Dann wirst Du Dich bei uns schnell zu Hause fühlen.
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