Administratief medewerker studentenadministratie (0,8 fte)

Ben jij pro-actief, nauwkeurig en een kei in administratief werk? En ben je die aanpakker met een enthousiaste instelling die ervan houdt om dingen op te lossen? Onze Studentenadministratie van het Expertisecentrum Studenten- en Onderwijszaken (SOZ) zoekt een:

Administratief medewerker Studentenadministratie (0.8 fte)

Als administratief medewerker van de Studentenadministratie zorg jij voor een vlotte afhandeling van de werkzaamheden en de ontvangen vragen. Je hebt enige jaren ervaring met het voeren van administratie en kan goed overweg met complexe systemen. Daarnaast beschik je over goede communicatieve vaardigheden om onder andere onze studenten van de juiste informatie te voorzien.

Dit ga je doen

• Je draagt zorg voor het registreren, inschrijven en uitschrijven van diverse groepen studenten en verstrekt informatie over in- en uitschrijven van studenten;
• Je administreert in- en uitgaande bewijzen van Betaald Collegegeld en voert Persoonsverificaties uit:
• Je behandelt binnengekomen verzoekschriften van studenten, zorgt voor dossieropbouw en bereidt besluitvorming voor;
• Je signaleert foutieve gegevens of afwijkingen in administratieve systemen en denkt mee op het gebied van kwaliteitsverbeteringen;
• Je verzamelt, controleert en corrigeert gegevens, voert deze in en slaat de gegevens op in administratieve systemen;
• Je levert een bijdrage aan het opstellen van procedures en werkinstructies ten behoeve van werkprocessen;
• Je bent een eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers, studenten en externen, en beantwoordt deze vragen of verwijst door.

Hier ga je werken
Als expertisecentrum SOZ motiveren en ondersteunen wij studenten om hun academische en persoonlijke vaardigheden optimaal te ontwikkelen vanuit mentaal, fysiek, en sociaal welzijn. Het is onze ambitie dat alle studenten hun studie-en studententijd met succes en plezier doorlopen.
Aan zowel studenten, begeleiders als partners bieden wij informatie, ondersteuning, voorzieningen en werken we samen met elkaar, in en buiten de universiteit. Alleen zo kunnen we onze dienstverlening steeds vernieuwen en verbeteren om een fijne en optimale studie-en studententijd te faciliteren.

De Studentenadministratie is binnen het expertisecentrum onderdeel van de afdeling Studenteninformatie en -administratie. Onze afdeling helpt studenten en medewerkers met vragen over inschrijving, collegegeld, toelating en immigratie. Binnen de afdeling zijn verschillende teams werkzaam die allemaal een bijdrage leveren om de (aspirant-)student zo goed mogelijk te begeleiden in het proces van aanmelding tot inschrijving. Samen met de financiële administratie draagt de studentenadministratie voor een gestroomlijnde manier van in- en uitschrijven van studenten en de financiële afhandeling gerelateerde (college)gelden en beurzen. Onze afdeling bestaat verder uit een Front Office, admissions en immigration officers medewerkers diplomawaardering.

Dit breng je mee
In dit team zoeken we iemand die zelfstandig aan de slag kan. Elke functie is anders dus er is in het begin aandacht voor inwerken. Mochten bepaalde werkzaamheden nieuw zijn voor je, dan kijken we samen wat je nodig hebt en stellen hiervoor een ontwikkelplan op. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

• Je beschikt over minimaal MBO werk- denkniveau met relevante werkervaring;
• Je hebt affiniteit met de doelgroep (internationale) studenten en het onderwijs;
• Je bent efficiënt en accuraat, doortastend en voelt je thuis in een dynamische omgeving:
• Je hebt ervaring in werken met complexe informatiesystemen; kennis van Oracle Peoplesoft (uSis) en Studielink is een pre;
• Je beschikt over de volgende competenties: accuratesse, plannen en organiseren en samenwerken;
• Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (B2 niveau volgens het CEFR).

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Dit bieden we je
We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een leuke afwisselende maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris van minimaal € 2899,- en maximaal € 3809,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 7);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang;
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop en een mobiele telefoon van de universiteit tot je beschikking.

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

Dit vinden wij belangrijk
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Solliciteren of meer weten?
Direct solliciteren? Klik dan op de sollicitatiebutton.

Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Ranoe Sewrattan, hoofd Studenteninformatie en -administratie, email: r.r.sewrattan@sea.leidenuniv.nl

Solliciteren kan tot en met 6 april 2025; sollicitaties nemen wij direct in behandeling.

Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

• Wij vinden mobiliteit erg belangrijk. Daarom wordt deze vacature ook intern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid, heeft de interne kandidaat de voorkeur.
• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) noodzakelijk.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend.