Medewerker Juridische zaken

Secretaris [0,8 – 1,0 fte]
Wil jij graag een belangrijke bijdrage leveren aan de kwaliteitsverhoging van het onderwijs door mede zorg te dragen voor een zorgvuldige behandeling van alle bezwaar-, beroep-, klacht-, melding- en verzoekprocedures die de Universiteit Leiden ontvangt? Sluit je dan aan bij de Afdeling Juridische Zaken van het Bestuursbureau.

Dit ga je doen
Als secretaris verzorg je, tezamen met een collega junior secretaris, het gehele administratieve en logistieke proces van alle bezwaar-, beroep-, klacht-, melding- en verzoekprocedures:

• je ziet erop toe en bevordert de naleving van de wettelijke en universitaire reglementen;
• je stelt mede procedures en reglementen op die betrekking hebben op de verschillende procedures;
• je doet voorstellen voor de aanpassing van bestaande procedures en reglementen;
• je signaleert onvolledigheden in de stukken en je maakt dossiers aan en houdt ze up to date;
• je signaleert ontwikkelingen en trends met betrekking tot alle procedures en rapporteert deze;
• je correspondeert met de voorzitters en leden van de commissies en betrokken partijen;
• je verstrekt informatie over de betreffende commissies, procedures en reglementen;
• je plant alle hoorzittingen, verzamelt en verstuurt processtukken en je bewaakt de termijnen;
• je stelt in overleg met de voorzitters van de commissies een jaarplanning op en stemt vraagstukken met hen af;
• je onderhoudt de teksten op de webpagina’s van de commissies;
• je stelt de jaarverslagen van de commissies op;
• je fungeert als vraagbaak voor de juridisch complexere zaken.

Hier ga je werken
Als secretaris maak je deel uit van de afdeling Juridische Zaken van het Bestuursbureau. De afdeling Juridische Zaken bestaat op dit moment uit negen medewerkers. De afdeling adviseert en ondersteunt het College van Bestuur, de zeven Faculteiten, de Expertisecentra, de Examencommissies, de Toelatingscommissies en de Opleidingscommissies op het gebied van Onderwijswetgeving, Bestuursrecht, Wet open overheid en Bedrijfsrecht. De afdeling vertegenwoordigt tevens het College van Bestuur en het College van Beroep voor de Examens in rechte.

Dit breng je mee
We zoeken een enthousiaste collega die snel zelfstandig aan de slag kan. Er is aandacht voor het inwerken en ruimte voor ontwikkeling. Mochten bepaalde werkzaamheden nieuw zijn voor je, dan kijken we samen wat je nodig hebt en stellen hiervoor een ontwikkelplan op.

Het gewenste profiel:

• je hebt HBO werk en denk-niveau en een relevante opleiding op het gebied van Recht
• je hebt ruime ervaring met juridische en administratieve procedures;
• je kunt goed overzicht houden en werkt gestructureerd, planmatig, nauwkeurig en accuraat;
• je hebt goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, in het Nederlands en het Engels;
• je bent dienstverlenend en klantgericht ingesteld en je hebt een samenwerkings- en resultaatgerichte houding;
• je beschikt over een flinke dosis doorzettingsvermogen.

Herken jij jezelf helemaal in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Dit bieden we je
We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris van minimaal € 3537 en maximaal € 4860,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 9);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang;
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop en een mobiele telefoon van de universiteit tot je beschikking.

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

Verklaring omtrent het gedrag (VOG)
In de dagelijkse werkzaamheden krijg je te maken met vertrouwelijke informatie. Daarom vragen wij voor deze functie om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Deze verklaring is verkrijgbaar bij de afdeling Burgerzaken van de gemeente waar je staat ingeschreven. De kosten hiervoor worden vergoed. Een uitgebreide beschrijving van de VOG vind je op: https://www.justis.nl/producten/vog/.

Dit vinden wij belangrijk
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Solliciteren of meer weten?
Direct solliciteren? Klik dan op de sollicitatiebutton.

Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Marc den Besten, Hoofd Juridische Zaken, via m.den.besten@bb.leidenuniv.nl of telefoonnummer 071-5278118. Solliciteren kan tot en met 19 maart. Sollicitaties nemen wij direct in behandeling. De sollicitatiegesprekken zullen plaats vinden op maandag 24 maart.

Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

• Wij vinden mobiliteit erg belangrijk. Daarom wordt deze vacature ook intern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid, heeft de interne kandidaat de voorkeur.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend.