Job Description

The Customer Service Administrator is responsible for administrative duties of broad scope and complexity requiring independent judgement and familiarity with applicable procedures.

Responsibilities :

• Following established procedures, perform a variety of administrative responsibilities.
• Administers customer accounts by reviewing service and / or spare product requirements to existing terms and conditions of purchase orders or maintenance agreements.
• Establishes and maintains customer relationships through courteous and efficient servicing of customer requests.
• Maintains regular communication with assigned customer accounts and responds to customer service issues.
• Prepares, and submits correspondence in response to customer requests.
• Maintains an appropriate level of confidentiality with regard to customer and company matters.
• Responds to requests for quotations in a timely manner and coordinates with price estimating.
• Reviews pricing for reasonableness, submits quotations / proposals for customer review, and handles customer questions regarding the submitted quote / proposal.
• Prioritizes requests and commits to reasonable production and / or provisioning lead time.
• Releases repairs to production when customer approval is received by submitting work order to scheduler and updating sales order with delivery date and repair costs.
• Develops action plans to address past due items.
• May have oversight of order entry activity and shipping for spares.
• Enter and manipulate data on spreadsheet, data base or file management programs and perform a broad range of typing projects with high degree of accuracy and speed.
• Set priorities and procedures for accomplishing work.
• May be required to delegate portions to others or offer assistance and support to others.
• Collect data, conduct research and compile information using a variety of mathematical calculations for a broad range of reports and projects.
• Conduct inquiries into specific problems, such as delays, to ensure objectives are being met.
• Communicate potentially negative situations to management in a constructive manner.
• Respond to routine correspondence or draft routine responses for review and signature.
• Interface effectively with team members, functional departments and customers.
• Screen calls, respond to routine questions and receive and / or escort visitors.
• Perform other related responsibilities.

Education and Experience :

• Bachelor's degree
• 3 years related experience

Skills and Knowledge :

• Working knowledge of R-Card.
• MSS knowledge is preferred.
• Thorough knowledge of office equipment, administrative procedures and / or terminology in functional area.
• Ability to accurately record meeting proceedings, where applicable.
• Proficient with Microsoft Suite software.
• Intermediate to advance skill in Excel.
• Effective verbal, written and interpersonal communication skills.

EOE / F / M / D / V

Título profesional : Administrador de servicio al cliente

Salario : $20.15 / hora

Ubicación : Kalamazoo, MI

Código de área : 269

Código postal : 49001

Fecha de inicio : inmediatamente

Beneficios :

• Beneficios médicos / de salud con múltiples opciones de planes, cuentas de gastos flexibles, opciones dentales y de visión / gafas / lentes de contacto recetados y pruebas de la vista disponibles.
• Capacitación en el trabajo / capacitación cruzada para desarrollar y ampliar habilidades, creando oportunidades de avance y desarrollo personal.

Reembolso de matrícula disponible para oportunidades de desarrollo relevantes.

• Seguro de Vida, seguro de invalidez y seguro de vida voluntario para familiares disponibles. Seguro de accidentes y enfermedades críticas opcional.
• Las revisiones de desempeño programadas crean oportunidades de avance y aumentos salariales.
• Tenemos muchas historias de éxito de personas que aprovecharon la capacitación, el entrenamiento cruzado y las oportunidades de desarrollo personal para avanzar.

También tenemos historias de éxito de personas que deseaban una carrera confiable, programada y consistente con un equilibrio adecuado entre el trabajo y la vida personal, beneficios de salud y buena seguridad laboral.

Cualquiera que sea la forma en que defina el éxito, esta cultura laboral se preocupa por los miembros del equipo y trata a cada individuo con dignidad, inclusión, respeto y reconocimiento.

Un programa de recomendación compensa a los empleados activos por recomendar a amigos y antiguos colegas cuando la recomendación resulta en la contratación de la persona.

Nuestro equipo ha crecido con referencias y promociones internas.

Descripción del trabajo :

El Administrador de Servicio al Cliente es responsable de tareas administrativas de amplio alcance y complejidad que requieren criterio independiente y familiaridad con los procedimientos aplicables.

Responsabilidades :

• Siguiendo procedimientos establecidos, realiza una variedad de responsabilidades administrativas.
• Administra cuentas de clientes revisando los requisitos de servicio y / o productos de repuesto según los términos y condiciones existentes de órdenes de compra o acuerdos de mantenimiento.
• Establece y mantiene relaciones con los clientes mediante el servicio cortés y eficiente de las solicitudes de los clientes.
• Mantiene comunicación regular con cuentas de clientes asignadas y responde a problemas de servicio al cliente.
• Prepara y envía correspondencia en respuesta a las solicitudes de los clientes.
• Mantiene un nivel apropiado de confidencialidad con respecto al cliente y asuntos de la empresa.
• Responde a solicitudes de cotizaciones de manera oportuna y coordina con la estimación de precios.
• Revisa los precios para que sean razonables, envía cotizaciones / propuestas para que los revisen los clientes y maneja las preguntas de los clientes con respecto a la cotización / propuesta enviada.
• Coordina con varias funciones de la empresa (por ejemplo, calidad, envío / recepción, contabilidad, entrada de pedidos, planificación y personal de tienda) en cuestiones de clientes.
• Prioriza las solicitudes y se compromete a un plazo de producción y / o aprovisionamiento razonable.
• Libera las reparaciones a producción cuando se recibe la aprobación del cliente enviando la orden de trabajo al programador y actualizando la orden de venta con la fecha de entrega y los costos de reparación.
• Desarrolla planes de acción para abordar artículos vencidos.
• Puede tener supervisión de la actividad de ingreso de pedidos y envío de repuestos.
• Ingrese y manipule datos en hojas de cálculo, bases de datos o programas de administración de archivos y realice una amplia gama de proyectos de mecanografía con alto grado de precisión y velocidad.
• Establecer prioridades y procedimientos para realizar el trabajo.
• Puede ser necesario delegar partes a otros u ofrecer asistencia y apoyo a otros.
• Recopile datos, realice investigaciones y recopile información utilizando una variedad de cálculos matemáticos para una amplia gama de informes y proyectos.
• Realizar investigaciones sobre problemas específicos, como retrasos, para garantizar que se cumplan los objetivos.
• Comunica situaciones potencialmente negativas a la gerencia de manera constructiva.
• Lea el correo, resalte acciones o elementos importantes, adjunte archivos o información relevantes antes de distribuirlos.
• Responde a correspondencia de rutina o redacta respuestas de rutina para revisión y firma.
• Interactúa efectivamente con miembros del equipo, departamentos funcionales y clientes.
• Filtrar llamadas, responder a preguntas de rutina y recibir y / o acompañar a los visitantes.
• Realizar otras responsabilidades relacionadas.

Educación y experiencia :

• Licenciatura
• 3 años de experiencia relacionada

Habilidades y conocimientos :

• Conocimiento práctico de R-Card.
• Se prefiere conocimiento de MSS.
• Conocimiento profundo de equipos de oficina, procedimientos administrativos y / o terminología en el área funcional.
• Capacidad para registrar con precisión los procedimientos de la reunión, cuando corresponda.
• Competente con el software Microsoft Suite.
• Habilidad intermedia a avanzada en Excel.
• Habilidades efectivas de comunicación verbal, escrita e interpersonal.

EOE / F / M / D / V

Last updated : 2024-06-12