Ruppert is a commercial construction company combined as a privately and employee owned specialty contractor. A multi-state presence with a small company feel, our mission is to provide opportunities for our people, take care of our customers, and be good stewards of the environment and our community.

Position Description: The position is the first point of contact for customers and employees and is responsible for looking after all aspects of a professional office environment. The Administrative Assistant/Receptionist operates with direction from the Branch Administrator and may work on projects independently. 

Responsibilities

• Develop a clear understanding of the philosophies by which the company operates
• Answer all phone calls with a “smile” in the voice and efficiently connects the caller with the requested contact or is able to advise the proper contact for the request. 
• Files vendor, customer, and personnel documents
• Processes all outgoing mail and maintains the postage meter.
• Manages incoming mail, properly distributing it to appropriate recipients.
• Sends and receives express packages, matching charges with invoices.
• Orders all office supplies and uniforms, regularly comparing prices and matching charges with invoices.
• Sorts and stores all uniform and office supply deliveries
• Welcomes visitors and makes them comfortable while waiting
• Administrative assistance as needed.
• Work closely with Branch Administrator to provide administrative support to branch and shop operations
• Other duties as assigned

Qualifications

• Excellent verbal and written communication skills.
• Excellent organizational skills and interpersonal skills
• Ability to use PC and widely used software packages (Excel, MS Word, PowerPoint) 
• Ability to meet deadlines; accomplish work in order of priority
• Experience as a receptionist or in an administrative position in a fast-paced office environment. Landscape experience is e a plus. 
• English, Bilingual Spanish a plus. 

WORK ENVIRONMENT
Work takes place in a clean, pleasant, and office setting. Generally, a 40- hour week, but could occasionally require extra hours, including evenings and weekends. Fast-paced and working under pressure is unavoidable. Position requires frequent (More than 50%) standing, walking, and lifting (Routinely up to 20LB, occasionally up to 50LB) to file, copy, sort, and distribute uniforms, mail, and packages. 

What we provide:

• Competitive hourly wages
• Medical benefits with dental and vision
• Flexible Spending Account
• 401(k) plan
• Flexible work/life balance
• Family-oriented company culture

Ruppert Landscape is an Equal Opportunity and E-Verify Employer

Asistente Administrativo (a)/Recepcionista

Descripción de la empresa

Ruppert Landscape es una empresa comercial de gestión y construcción de paisajes, un negocio de familia y empleados propietarios, con sede en el condado de Montgomery, MD, y operaciones en Pensilvania, Maryland, Virginia, Carolina del Norte, Georgia, Texas, Delaware y Tennessee. Nuestra misión es brindar oportunidades a nuestra gente, cuidar de manera excelente a nuestros clientes y ser buenos administradores del medio ambiente y de nuestra comunidad.

Descripción del puesto: El puesto es el primer punto de contacto para clientes y empleados y es responsable de cuidar todos los aspectos de un entorno de oficina profesional. El /la Asistente Administrativo/Recepcionista opera bajo la dirección del administrador de la sucursal y puede trabajar en proyectos de forma independiente. 

Responsabilidades

• Desarrollar una comprensión clara de las filosofías por las que opera la empresa
• Responda todas las llamadas telefónicas con una "sonrisa" en la voz y conecte de manera eficiente a la persona que llama con el contacto solicitado o aconseje el contacto adecuado para la solicitud
• Archivar documentos de proveedores, clientes y de personal 
• Procesa todo el correo saliente y mantiene el medidor de franqueo
• Gestiona el correo entrante, distribuyéndolo correctamente a los destinatarios apropiados
• Envía y recibe paquetes express, asignando cobros con las respectivas facturas
• Solicita todos los suministros y uniformes de oficina, comparando precios regularmente y haciendo coincidir los cargos con las facturas.
• Clasifica y almacena todas las entregas de suministros de oficina y uniformes
• Da la bienvenida a los visitantes y los hace sentir cómodos mientras esperan
• Asistencia administrativa según sea necesario.
• Trabajar en estrecha colaboración con el administrador de la sucursal para brindar apoyo administrativo a las operaciones de sucursales y tiendas
• Otras funciones que le sean asignadas

Calificaciones

• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita
• Excelentes habilidades organizativas y habilidades interpersonales
• Capacidad para usar PC y paquetes de software ampliamente utilizados (Excel, MS Word, PowerPoint)
• Capacidad para cumplir con los plazos; realizar el trabajo en orden de prioridad.
• Experiencia como recepcionista o en un puesto administrativo en un entorno de oficina acelerado. La experiencia del paisaje es una ventaja
• Inglés, español bilingüe un plus. 

Ambiente de trabajo
El trabajo se lleva a cabo en un entorno limpio, agradable y de oficina. Por lo general, una semana de 40 horas, pero ocasionalmente podría requerir horas adicionales, incluidas las noches y los fines de semana. El ritmo rápido y el trabajo bajo presión son inevitables. El puesto requiere estar de pie, caminar y levantar objetos frecuentes (más del 50 %) (rutinariamente hasta 20 libras, ocasionalmente hasta 50 libras) para archivar, copiar, clasificar y distribuir uniformes, correo y paquetes. 

Lo que proporcionamos

• Salario por hora competitivo
• Seguro médico, dental, y de visión
• Cuenta de gastos flexible
• Plan de retiro 401(k) 
• Equilibrio flexible entre trabajo y vida personal 
• Cultura empresarial orientada a la familia

Ruppert Landscape es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y verificación electrónica