Vital Strategies Brazil

A Vital Strategies é uma organização global de saúde. Trabalhamos com governos e a sociedade civil para conceber e implementar estratégias baseadas em evidências para enfrentar alguns dos maiores desafios mundiais de saúde pública. Buscamos soluções que podem ser escaladas rapidamente e melhorar a vida de milhões de pessoas.O escritório da Vital Strategies no Brasil foi aberto oficialmente em 2017 com a atuação local de uma equipe para o enfrentamento das principais causas de doenças e mortes evitáveis. Desde o início da operação no país, já implementamos dezenas de projetos relacionados a temas como: controle do tabaco, dados para saúde, segurança no trânsito, políticas alimentares, saúde mental, prevenção de violência de gênero, saúde urbana e cidades saudáveis, saúde ambiental, registro civil e estatísticas vitais e, mais recentemente, resposta à pandemia de Covid-19.

A Vital Strategies é uma organização que oferece oportunidades iguais e este processo de recrutamento levará em consideração grupos sociais que têm sido historicamente sub-representados no mercado de trabalho.

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Vital Strategies is a global health organization. We work with governments and civil society to design and implement evidence-based strategies to address some of the world’s biggest public health challenges. We seek solutions focus on rapid, large-scale impact that can improve the lives of millions of people.

Vital Strategies’ Brazil office was officially founded in 2017 with a team operating locally to address the leading causes of preventable disease and death. Since the beginning of the operation in the country, we have implemented dozens of projects related to topics such as: tobacco control, data for health, road safety, food policies, mental health, gender-based violence prevention, urban health and healthy cities, environmental health, civil registration and vital statistics and, most recently, response to the Covid-19 pandemic

Vital Strategies is an equal opportunity employer and promotes the recruitment of historically underrepresented groups. We foster a work environment that’s inclusive and diverse and where every idea and perspective is valued.

Propósito do trabalho

O Gerente Sênior Organizacional terá uma função multifacetada que incluirá estratégia, operações e gestão de RH, além de apoio ao desenvolvimento institucional da Vital Brazil.

Essa função apoiará o Diretor Executivo do escritório Brasil na implementação e no monitoramento dos planos estratégicos do escritório. O Gerente Sênior garantirá a conformidade da organização com os estatutos e a legislação relevantes e, com o apoio das equipes de operações globais e de recursos humanos, implementará as melhores práticas para reduzir os riscos.

Essa função gerenciará e orientará as equipes locais de Operações e Recursos Humanos, promovendo uma cultura de foco no cliente, responsabilidade, eficiência de uso de recursos e inovação. As áreas prioritárias de atuação incluem contratação, viagens, segurança, facilities, recrutamento, operações de RH, gerenciamento de talentos e desenvolvimento profissional.

O gerente sênior, como parte da equipe de liderança do escritório, dará suporte às atividades de desenvolvimento institucional (captação de recursos) e poderá representar a Vital Strategies em reuniões e eventos externos.

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The Senior Operating Manager will have a multi-faceted role that will include strategy, operations and HR management, and support to Vital Brazil institutional development.

This role will support the Country Director on the implementation and monitoring of the office’s strategic plans. The Senior Manager will ensure the organization's compliance with the relevant statutes and legislation and with support from global operations and human resources implement best practices to mitigate risks.

This role will manage and guide the Operations & Human Resources teams fostering a culture of customer service, accountability, cost efficiency, and innovation. Areas of focus include contracting, travel, safety and security, facilities, recruitment, HR operations, talent management, and professional development.

The Senior Manager as part of the office leadership team will provide support to institutional development activities (fundraising) and will represent Vital Strategies in external meetings and events.

Deveres e responsabilidades

Planejamento estratégico e melhoria de sistemas (25%):

• Em colaboração com o diretor executivo, a equipe de liderança do escritório e o conselho consultivo, apoiar a organização e a condução do planejamento e do desenvolvimento das atividades do escritório no Brasil.
• Atuar como coordenador do processo de planejamento estratégico, incluindo preparação de reuniões, anotações de reuniões e elaboração de relatórios para implementação futura.
• Organizar o retiro anual do escritório, conforme solicitado
• Liderar ou supervisionar a execução de projetos e iniciativas estratégicas de Operações e Recursos Humanos.
• Estabelecer indicadores-chave de desempenho (KPIs) em colaboração com as equipes de RH e OPS para acompanhar o progresso das iniciativas estratégicas.
• Preparar relatórios de atualização e apresentações regulares para a liderança sênior, o conselho consultivo e as partes interessadas.
• Em parceria com o gerente financeiro sênior, recomendar a alocação e a priorização de recursos para apoiar as metas estratégicas operacionais.
• Identificar oportunidades e implementar melhorias no processo que reflitam as melhores práticas.

Gerenciamento de riscos (10%):

Em parceria com os prestadores de serviços jurídicos e trabalhistas do escritório, bem como com a equipe de Operações e Recursos Humanos do escritório no Brasil, o Gerente Sênior Organizacional irá:

• Conformidade: Reavaliar o sistema de conformidade, monitorar e acompanhar a conformidade com as regulamentações locais e o estatuto da Vital Strategies, as operações e as políticas globais de RH;
• Risco: avaliar os riscos das operações na região e propor planos para gerenciar esses riscos.
• Jurídico: Apoiar o diretor do país, a equipe jurídica dos EUA e/ou a equipe de RH em questões delicadas, fazer a ligação com advogados locais, conforme necessário, em questões jurídicas.
• Segurança: Atuar como ponto focal de segurança e proteção no Brasil. Colaborar com o Diretor Adjunto de Segurança Global na implementação e cumprimento do plano de gerenciamento de segurança da Vital Strategies para o Brasil e viajantes na região

Recursos Humanos (30%)

Supervisionar a equipe de RH Brasil, incluindo as seguintes áreas:

• Aquisição de talentos e integração: Colaborar com o recrutador e apoiar os gestores de pessoas na identificação de candidatos, supervisionar a contratação e a integração de funcionários em conformidade e simplificar o processo seguindo as diretrizes de aquisição de talentos.
• Planejamento da força de trabalho: trabalhar com os gerentes no planejamento dos talentos necessários e apoiar a identificação oportuna de novos funcionários para cumprir os cronogramas do projeto
• Administração de RH: Gerenciar benefícios e folha de pagamento, negociar renovações de benefícios, supervisionar a manutenção dos registros eletrônicos necessários dos funcionários e as autorizações necessárias para os funcionários. Colaborar com a equipe global de RH na gestão de remuneração dos funcionários do Brasil e garantir a adesão às diretrizes de administração salarial para contratações nacionais.
• Gestão de talentos: Servir como ponto focal para as relações com os funcionários, coordenar o processo de gerenciamento de desempenho, colaborar com a equipe global de RH em iniciativas de desenvolvimento profissional para atender às necessidades da equipe.
• Compliance: Garantir a conformidade com as leis trabalhistas do Brasil, incluindo regulamentações específicas para estrangeiros, como requisitos de residência e impostos, bem como políticas de RH da Vital.

Diversidade, Equidade e Inclusão (DEI) (5%):

Trabalhar em estreita colaboração com a equipe de RH Brasil para:

• Aprimorar as iniciativas de DEI do escritório local, implementando políticas e procedimentos para garantir um ambiente de escritório diverso, inclusivo e equitativo.
• Elaborar políticas que fortaleçam a diversidade no ambiente de trabalho
• Com o apoio do diretor executivo, promover um ambiente de trabalho que seja inclusivo e acolhedor e que aceite todas as vozes e suas contribuições.
• Assegurar a conformidade com a legislação do país sobre diversidade e equidade.

Operações (20%):

Gerenciar e orientar a coordenadora de operações e a assistente de operações e recursos humanos. Garantir, com uma perspectiva analítica e de aprimoramento de sistemas, que os sistemas operacionais estejam funcionando adequadamente e em conformidade. Esse cargo supervisionará:

• Contratação: Servir como ponto focal local para garantir a conformidade com as políticas e os procedimentos de contratação e para identificar canais de fornecimento e publicidade, apoiar solicitações de propostas competitivas e revisar contratos.
• Políticas e procedimentos: Em coordenação com o escritório de NY, adaptar e manter políticas, procedimentos e controles internos, incluindo, entre outros, o Manual do Escritório para o Brasil. Treinar funcionários e garantir a conformidade com essas políticas e procedimentos.
• Viagens: Apoiar a equipe local no entendimento e na conformidade com as políticas e os procedimentos de viagem, gerenciando o desempenho da agência de viagens e os KPIs contratuais e solucionando problemas de viagem, conforme necessário.
• Facilities: Monitorar e facilitar a renovação do aluguel do escritório em estreita ligação com o Diretor Nacional e o VP de Operações Globais. Supervisionar e gerenciar o relacionamento e as atividades com a empresa local de administração de imóveis, inclusive para a manutenção das instalações físicas do escritório. Gerenciar o registro de equipamentos e ativos da Vital Strategies.
• Orçamento: Apoiar o gerente financeiro sênior conforme necessário, inclusive no desenvolvimento do orçamento anual de operações; prestar assistência aos prestadores de serviços financeiros conforme apropriado (auditoria externa, folha de pagamento, empresa de contabilidade local); etc.
• Monitorar e gerenciar TI, instalações, seguros e outras atividades operacionais.

·Desenvolvimento institucional e iniciativas especiais (10%):

• Como parte da equipe de Desenvolvimento Institucional, apoiar o desenvolvimento de uma estratégia de captação de recursos para o escritório do Brasil sob a orientação do diretor executivo e da Vice-Presidente Sênior de Parcerias e Desenvolvimento.
• Fornecer informações sobre requisitos operacionais para propostas e participar de atividades relacionadas à captação de recursos, como fornecer informações operacionais de RH, preparar documentos oficiais para apoiar propostas de projeto a financiadores.
• Desenvolver atividades de relacionamento com parceiros locais e prospectar novas oportunidades de financiamento institucional sob a orientação do diretor executivo e da Vice-Presidente Sênior de Parcerias e Desenvolvimento.
• Representar o escritório da Vital Strategies Brasil em reuniões externas, quando necessário.
• Colaborar com outros Gerentes Sênior de Operações e Recursos Humanos da Vital Strategies globalmente para compartilhar estruturas operacionais para iniciativas de desenvolvimento.
• Promover um ambiente de equipe colaborativo e motivado.

Outras funções conforme atribuídas.

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Strategic planning and systems improvement (25%):

• In collaboration with the Country Director, office leadership team, and advisory board facilitate planning and development of the Brazil office.
• Serve as coordinator of the strategic planning process including meeting preparation, meeting notes, and the drafting of the reports for future implementation.
• Organize office annual retreat as requested
• Lead or oversee the execution of Operations and Human Resources strategic projects and initiatives.
• Establish key performance indicators (KPIs) in collaboration with HR and OPS teams to track the progress of strategic initiatives.
• Prepare regular update reports and presentations for senior leadership, advisory board, and stakeholders
• In partnership with the Senior Finance Manager, recommend resource allocation and prioritization to support operational strategic goals.
• Identify opportunities and implement process improvements that reflect best practices.

Risk management (10%):

In partnership with the office legal and labor service providers as well as the Brazil office Operations and Human Resources team, the Senior Manager will:

• Compliance: Reassess the compliance system, monitor and track compliance to local regulations and Vital Strategies statute, operations and HR global policies
• Risk: Assess risks for operations in the region and propose plans to manage those risks.
• Legal: Support Country Director, US legal and/or HR team on sensitive issues, liaise with local attorneys as needed on legal matters.
• Safety and Security: Serve as the focal point for safety and security in Brazil. Collaborate with the Deputy Director of Global Security on the implementation of and compliance to Vital Strategies’ security management plan for Brazil and travelers in the region.

Human Resources (30%)

Oversee the HR Brazil team including functional areas as:

• Talent Acquisition and Onboarding: Collaborate with recruiter and support managers in identifying candidates, oversee compliant employee hiring and onboarding and streamline the process following talent acquisition guidelines.
• Workforce Planning: work with managers in planning for needed talent and support timely identification of new employees to meet project timetables
• HR Administration: Manage benefits and payroll, negotiate benefit renewals, oversee maintenance of required electronic employee records, and required employee permits. Collaborate with global HR team on compensation management for Brazil employees and ensure adherence to salary administration guidelines for national hires.
• Talent Management: Serve as the focal point for employee relations, coordinate performance management process, partner with global HR team on professional development initiatives to address needs of team.
• Compliance: Ensure compliance with Brazil employment laws including regulations for work-pass holders, such as residency and tax requirements; as well as Vital HR policies.

Diversity, Equity and Inclusion (5%):

Work closely with the HR Brazil team to:

• Enhance local office DEI initiatives, implementing policies and procedures to ensure a diverse, inclusive and equitable office environment.
• Design office policies that reinforce diversity in the workplace
• With support from the Country Director, champion a work environment that is inclusive and welcoming and embraces all voices and their contributions.
• Ensure compliance with country regulations on diversity and equity.

Operations (20%):

Manage and provide mentorship to the Operations Coordinator and the Operations and Human Resources Associate. With a systems improvement and analytical perspective, ensure operational systems are properly working and in compliance. This position oversees:

• Contracting: Serve as local focal point for ensuring compliance with procurement policies and procedures, and for identifying sourcing and advertising channels, supporting competitive biddings/requests for proposals, reviewing contracts.
• Policies and procedures: In coordination with the NY office, tailor and maintain policies, procedures and internal controls, including but not limited to the Office Manual for Brazil. Train employees and ensure compliance with these policies and procedures.
• Travel: Support local team with understanding and its compliance with travel policies and procedures, managing the travel agency’s performance and contractual KPI’s, and trouble-shooting travel problems, as needed.
• Facilities: Monitor and facilitate the office lease renewal in close liaison with Country Director and VP, Global Operations. Oversee and manage relationship and activities with local property management company, including for the upkeep of the physical office facilities. Manage Vital Strategies’ equipment and assets register.
• Budget: Support the Senior Finance Manager as needed, including in the development of the annual operations budget; provide assistance with financial services providers as appropriate (external audit, payroll, local accounting firm); etc.
• Monitor and manage IT, facilities, insurance, and other operational activities.

Institutional development and special initiatives (10%):

• As part of the Institutional Development team, support the development of a fundraising strategy for the Brazil office under the Country Director’s and the SVP of Partnerships and Development’s guidance.
• Provide information on operational requirements for proposals, and participate in related fundraising activities such as provide HR operational information, prepare official documents to support government funding request
• Foster relationship with local partners and prospect new institutional funding opportunities under the guidance of the Country Director and the SVP of Partnerships and Development
• Represent Vital Strategies Brazil office in external meetings, when needed.
• Collaborate with other Vital Strategies’ Sr. Operations & Human Resources Managers globally to share operational structures for development initiatives.
• Foster a collaborative and motivated team environment.

Other duties as assigned. 

Qualificações

Acadêmica

• Bacharelado em administração de empresas, recursos humanos ou gestão de pessoas, relações internacionais, gestão de organizações ou área relevante à posição.

Habilidades e competências

• Excelentes habilidades de comunicação e relacionamento interpessoal, com capacidade de trabalhar com uma variedade de interlocutores internas e externas, com proficiência/fluência em inglês e português
• Capacidade comprovada de tomada de decisões e de iniciativa. Capacidade de gerenciar de forma independente uma carga de trabalho diversificada.
• Excelentes habilidades de atendimento ao cliente, negociação, análise e solução de problemas
• Capacidade de tomar decisões baseadas em dados, bem como na incorporação de feedback e percepções de outras pessoas
• Habilidades comprovadas de gerenciamento de projetos
• Abordagem orientada para resultados
• Alto nível de conhecimento de informática, com proficiência esperada em MS Word, Excel, PowerPoint, PDF e Internet
• Capacidade de construir relacionamentos sólidos, contínuos e impactantes em todos os níveis organizacionais e em uma gama diversificada de origens culturais, geracionais, étnicas, raciais, educacionais e sociais
• Compromisso comprovado de valorizar a diversidade e contribuir para um ambiente de trabalho e aprendizado inclusivo
• Capacidade de se comunicar em espanhol será um diferencial

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Education and Degree

Minimum of a bachelor’s degree in a relevant field (business administration, human resources, operations, international relations, management)

Skills & abilities

• Excellent communication and interpersonal skills with an ability to work with a variety of internal and external stakeholders with proficiency in English and Portuguese
• Demonstrated ability to exercise excellent independent judgement and initiative. Ability to independently manage a diverse workload. 
• Excellent customer service, negotiation, analysis and problem-solving skills
• Ability to make decisions that are based on data as well as the incorporation of feedback and insights of others
• Demonstrated project management skills
• Results oriented approach
• High computer literacy level with expected proficiency in MS Word, Excel, PowerPoint, PDF, and Internet
• Ability to build strong, ongoing, impactful relationships at all organizational levels and across a diverse range of cultural, generational, ethnic, racial, educational, and social backgrounds
• Demonstrated commitment to valuing diversity and contributing to an inclusive working and learning environment
• Capacity to communicate in Spanish will be a plus

Experiência

• Mínimo de 8 anos de experiência profissional progressiva relevante em um cargo de nível sênior semelhante.
• Conhecimento geral das leis trabalhistas, regulações e requisitos de conformidade relevantes para o país e o setor.
• Experiência comprovada em planejamento estratégico
• Experiência em operações organizacionais e seus sistemas
• Experiência em recursos humanos
• Experiência na supervisão de uma equipe e no fornecimento de feedback e desenvolvimento de funcionários.
• Experiência no apoio a iniciativas de desenvolvimento profissional para funcionários
• Experiência preferencial no apoio a aspectos internos de captação de recursos, relações com doadores e desenvolvimento institucional.
• Experiência comprovada em organizações internacionais sem fins lucrativos

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• Minimum 8 years of relevant progressive work experience in a similar senior level position.
• General knowledge of labor laws, regulations, and compliance requirements relevant to the country and industry.
• Demonstrated experience in strategic planning
• Experience in organizational operations and its systems
• Experience in Human Resources
• Experience in supervising a team and providing feedback and development of staff.
• Experience in supporting professional development initiatives for employees
• Preferred experience in supporting internal aspects of fundraising, donor relations, and institutional development.
• Proven experience in international non-profit organizations

Condições de trabalho:

• Os candidatos devem ter condições legais para trabalhar no Brasil
• Esta posição é baseada em São Paulo
• O escritório tem um modelo híbrido e esta posição requer pelo menos 2 dias por semana no escritório
• Viagens nacionais ou internacionais quando necessário.

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• Applicants must have a valid work permit for Brazil
• This position is Based in São Paulo
• Office has a hybrid model, and this position requires at least 2 days per week at the office
• Travel domestically or internationally whenever required.

#LI-Hybrid