Accounts Payable Clerk

This position is responsible for reviewing and processing purchase orders, invoices, statements, and payments to vendors and handling the resolution of account discrepancies and procedural inquiries.  Work is performed under the limited supervision of the Accounting Manager.

Essential Duties and Responsibilities

• Receive and prepare purchase orders, check requests and/or other related documentation and review for completeness and compliance with procurement policies and contractual requirements prior to issuance of payment
• Verify proper approvals and ledger coding of invoices and requests for payment prior to issuance of payment
• Reconcile and prepare monthly, quarterly, and annual reports of operating expenditures 
• Perform calculations to validate appropriate payment schedules
• Follow up on account discrepancies and serve as liaison between departments and vendors in the resolution of administrative matters
• Prepare quarterly Federal and State Reporting
• Prepare 1099 reporting
• Audit and process credit card bills
• Maintain Vendor File Master
• Develop reports and presentations as requested by the Finance Director and City Manager
• Actively assist the Finance Director as required in the design and implementation of internal control systems
• Assist other department heads with accounting needs
• Prepare various records/reports as needed for projecting future costs
• Maintain historical records by scanning invoices and processed checks and filing documents
• Perform other duties as assigned

• Associate degree in accounting or similar field or 2 years’ experience
• Demonstrable knowledge of governmental accounting standards
• Experience with Incode software a plus
• Pass a background check and drug screen
• Possession of a valid state issued driver’s license

Supplemental Information:

Other Skills and Abilities

• Knowledge of government accounting principles, practices, and procedures
• Knowledge of purchase orders and accounts payable processes as per GAAP
• Skilled in using computers and other standard office equipment
• Ability to understand and interpret vendor invoices, statements, credit vouchers and other requests for payment
• Ability to compile, analyze and evaluate data for use in circulating documents.
• Ability to maintain accurate, organized, and detailed financial records
• Ability to maintain a high level of confidentiality
• Ability to professionally communicate clearly and effectively, orally and in writing with City staff, general public and Elected Officials
• Ability to establish and maintain a positive rapport with City staff, general public and Elected Officials

Propósito general del trabajo:Este puesto es responsable de revisar y procesar órdenes de compra, facturas, estados de cuenta y pagos a proveedores, así como de manejar la resolución de discrepancias en cuentas y consultas sobre procedimientos. El trabajo se realiza bajo la supervisión limitada del Director de Finanzas.

Ejemplos de tareas:Tareas esenciales y responsabilidades:

• Recibir y preparar órdenes de compra, solicitudes de cheque y/o otra documentación relacionada, y revisar su integridad y cumplimiento con las políticas de adquisición y los requisitos contractuales antes de emitir el pago.• Verificar las aprobaciones adecuadas y la codificación de los libros contables de las facturas y solicitudes de pago antes de emitir el pago.• Conciliar y preparar informes mensuales, trimestrales y anuales de los gastos operativos.• Realizar cálculos para validar los programas de pago adecuados.• Dar seguimiento a discrepancias de cuentas y servir como enlace entre los departamentos y proveedores en la resolución de asuntos administrativos.• Preparar informes trimestrales federales y estatales.• Preparar informes 1099.• Auditar y procesar las facturas de tarjetas de crédito.• Mantener el archivo maestro de proveedores.• Desarrollar informes y presentaciones según lo solicite el Director de Finanzas y el Gerente de la Ciudad.• Asistir activamente al Director de Finanzas según sea necesario en el diseño e implementación de sistemas de control interno.• Ayudar a otros jefes de departamento con las necesidades contables.• Preparar varios registros/informes según sea necesario para proyectar costos futuros.• Mantener los registros históricos escaneando facturas y cheques procesados, y archivando documentos.• Realizar otras tareas según se asignen.

Requisitos mínimos:

• Título de asociado en contabilidad o un campo similar, o 2 años de experiencia.• Conocimiento demostrable de los estándares contables gubernamentales.• Experiencia con el software Incode es una ventaja.• Aprobar una verificación de antecedentes y análisis de drogas.• Poseer una licencia de conducir válida emitida por el estado.

Información adicional:Otras habilidades y capacidades:

• Conocimiento de los principios, prácticas y procedimientos de contabilidad gubernamental.• Conocimiento de órdenes de compra y procesos de cuentas por pagar según GAAP.• Habilidad para usar computadoras y otros equipos de oficina estándar.• Capacidad para entender e interpretar facturas de proveedores, estados de cuenta, vales de crédito y otras solicitudes de pago.• Capacidad para compilar, analizar y evaluar datos para su uso en la elaboración de documentos.• Capacidad para mantener registros financieros precisos, organizados y detallados.• Capacidad para mantener un alto nivel de confidencialidad.• Capacidad para comunicarse profesionalmente, de manera clara y efectiva, tanto oralmente como por escrito, con el personal de la ciudad, el público en general y los funcionarios electos.• Capacidad para establecer y mantener una relación positiva con el personal de la ciudad, el público en general y los funcionarios electos.

Ofrecemos un paquete completo de beneficios para empleados a tiempo completo, que incluye atención médica, dental, visión, jubilación, planes de compensación diferida, cuentas de gastos flexibles, seguro de vida, discapacidad a largo plazo, días festivos, vacaciones y licencia por enfermedad. Los empleados a medio tiempo que trabajen un promedio de 30 horas por semana durante el transcurso de un año reciben beneficios de manera proporcional. Para obtener más detalles, visite nuestra página de beneficios. Para detalles completos, visite nuestra página de beneficios en https://www.peba.sc.gov.

Salary : $43,436 - $65,155