Asistente, Administrativo - Recepcionista

Job Description

Cd. Obregón, Sonora - México

Nivel de Estudios:

Lic. Administración y/o carrera administrativa afín

Experiencia:

1 año como asistente administrativo

Resumen:

Asistencia a la dirección y a los demás departamentos de la organización, realizando funciones administrativas y documentales y de mantenimiento del edificio , manteniendo la confidencialidad de la información suministrada por la organización y por el Cliente, para mantener y cumplir los lineamientos del Sistema de Gestión y que garanticen el desarrollo de la operación de la Cervecera.

Habilidades:

Organizada, Trato con personal, Extrovertida, Proactiva, Amable, Paciente, Multitareas, Disponibilidad.

Responsabilidades:

1.-Recibir las llamadas entrantes en conmutador y canalizarlas a las distintas áreas de la empresa, para garantizar la comunicación apropiada entre cliente y proveedores.

2.-Efectuar las llamadas que le sean requeridas al usuario, en tiempo oportuno, manteniendo informados del estatus de su solicitud.

3.-Recibir a los visitantes que acudan a recepción, propiciando la atención, cuidando los aspectos de seguridad establecidos en la empresa para su ingreso y canalizarlos con el usuario correspondiente.

4.-Redactar y elaborar los documentos diversos que solicite la dirección de RH, para obtener las autorizaciones correspondientes y dar seguimiento a las peticiones que se describan en los mismos.

5.-Coordinar la entrada y salida de los envíos de mensajería requeridos por el usuario, para asegurarnos de concluir con el proceso de envío.

6.-Llevar el control y seguimiento de las solicitudes de servicios de mantenimiento requeridas en las oficinas administrativas, con el fin de mantener en el mejor estado posible la infraestructura de las instalaciones

7.-Mantener actualizado en el sistema SAP, toda la información relacionada con el proceso de compras; las solicitudes, pedidos u ordenes de compra, y las entradas de los mimos al sistema SAP.

8. Contestar y canalizar las llamadas telefónicas recibidas en la oficinas generales para que estas sean atendidas por las personas indicadas y puedan resolver asuntos relacionados con la compañía.

9. Apoyar en la logística de eventos institucionales, de acuerdo con los requerimientos de la Gerencia de Recursos Humanos o las áreas que soliciten el apoyo, con el fin de realizar eventos para mejora del clima laboral y/o eventos sociales para la comunidad donde vivimos y trabajamos

10. Realizar solicitudes de pedido en SAP de acuerdo con los requerimientos que surjan en el edificio de oficinas generales departamento, con el fin de contar con pedidos fincados para productos y/o servicios.

11. Dar entrada en sistema a facturas de diversos proveedores, de acuerdo con los servicios y/o productos que se hayan solicitado, para que estas se programen a pago en tiempo y forma.

12. Generar reportes solicitados por la Gerencia de Recursos Humanos, mediante la información proporcionada por las diferentes áreas, con el objetivo de presentar información veraz y oportuna.

13. Atender visitas de índole laboral, dirigiéndolas al área respectiva con el fin de que sea atendido su asunto a tratar respecto a la compañía.

14. Recibir y canalizar la correspondencia recibida al área que corresponda, así como generar guías de paquetería que soliciten las diferentes áreas para realizar envíos tanto de documentación como equipos y/o refacciones, con el fin de garantizar la entrega al destino enviado.

15. Solicitar y administrar los suministros que sean necesarios en el edificio para que este pueda operar, como: cafetería, artículos de limpieza, ordenes de mantenimiento internas y/o con proveedores externos, para la operación y mantenimiento del edificio.

16. Asistir a la Gerencia de RH en las diferentes actividades de gestión con el departamento, así como administrar su agenda y programas de viajes.

17. Gestión de vuelos corporativos para usuarios con perfil invitado y Gerencia RH por medio de la agencia destinada por la compañía.

18. Administrar la agenda de salas de reuniones del edificio y coordinar la limpieza y suministro de estas.

Location

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Job Type

Job Area

Equal Opportunity

Constellation Brands is committed to a continuing program of equal employment opportunity. All persons have equal employment opportunities with Constellation Brands, regardless of their sex, race, color, age, religion, creed, sexual orientation, national origin or citizenship, ancestry, physical or mental disability, medical condition (cancer or genetic characteristics), marital status, gender (including gender identity or gender expression), familial status, military or veteran status, genetic information, pregnancy, childbirth, breastfeeding, or related conditions (or any other group or category within the framework of the applicable discrimination laws and regulations).