Administrative Assistant/Records Specialist

Description

Examples of Duties

• Provide professional and courteous customer service to the public, both in-person and over the phone.
• Manage the front desk area, ensuring a clean and organized environment.
• Answer and direct phone calls, respond to emails, and greet visitors.
• Process and distribute mail, packages, and other correspondence.
• Maintain accurate and up-to-date records, files, and databases.
• Prepare and process various reports, documents, and forms.
• Perform data entry, scanning, and filing tasks as needed.
• Assist with the maintenance of police records, including incident reports, arrest reports, and other documents.
• Ensure compliance with state and federal regulations regarding records management.
• Provide administrative support to police department staff as needed.

Typical Qualifications

• High school diploma or equivalent required; associate or bachelor’s degree preferred
• Fluency in English (written and verbal), bilingualism preferred (ability to communicate in a second language)
• 1-2 years of experience in an administrative or clerical role, preferably in a law enforcement or government agency.
• Excellent communication, customer service, and interpersonal skills.
• Proficient in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) and ability to learn other software applications.
• Strong organizational, time management, and attention to detail skills.
• Ability to maintain confidentiality and handle sensitive information with discretion.
• Must pass a background check and obtain any necessary certifications or training.

Supplemental Information

Resumen del trabajo:

El Asistente Administrativo/Especialista en Registros es responsable de proporcionar un servicio al cliente excepcional, gestionar el área de recepción y realizar diversas tareas administrativas relacionadas con la gestión de registros. Este puesto sirve como el primer punto de contacto para los visitantes, llamadas telefónicas y correos electrónicos.

Responsabilidades clave:

• Proporcionar un servicio al cliente profesional y cortés al público, tanto en persona como por teléfono. • Gestionar el área de recepción, asegurando un ambiente limpio y organizado. • Contestar y dirigir las llamadas telefónicas, responder correos electrónicos y recibir a los visitantes. • Procesar y distribuir el correo, paquetes y otras correspondencias. • Mantener registros, archivos y bases de datos precisos y actualizados. • Preparar y procesar diversos informes, documentos y formularios. • Realizar tareas de entrada de datos, escaneo y archivo según sea necesario. • Ayudar con el mantenimiento de los registros policiales, incluidos los informes de incidentes, informes de arrestos y otros documentos. • Asegurar el cumplimiento de las normativas estatales y federales con respecto a la gestión de registros. • Proporcionar apoyo administrativo al personal del departamento de policía según sea necesario. • Mantener la confidencialidad y manejar información sensible con discreción.

Requisitos:

• Se requiere diploma de secundaria o equivalente; preferentemente título de asociado o licenciatura. • Dominio del inglés (escrito y hablado), preferentemente bilingüe (habilidad para comunicarse en un segundo idioma). • 1-2 años de experiencia en un puesto administrativo o clerical, preferentemente en una agencia de aplicación de la ley o en una agencia gubernamental. • Excelentes habilidades de comunicación, servicio al cliente y relaciones interpersonales. • Dominio de Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) y capacidad para aprender otras aplicaciones de software. • Fuertes habilidades organizacionales, de gestión del tiempo y atención al detalle. • Capacidad para mantener la confidencialidad y manejar información sensible con discreción. • Debe pasar una verificación de antecedentes y obtener las certificaciones o capacitaciones necesarias.

Condiciones de trabajo:

• El Asistente Administrativo/Clerk de Registros trabajará en un entorno de oficina, principalmente en la recepción. • Puede ser necesario trabajar algunas noches, fines de semana o feriados. • Debe ser capaz de estar sentado durante períodos prolongados, usar una computadora y realizar otras tareas administrativas.

Salario y beneficios:

Rango salarial competitivo: $43,436 – $65,155 anuales, según la experiencia. Paquete completo de beneficios, incluyendo seguro de salud, dental y de visión, plan de jubilación y tiempo libre remunerado.

Ejemplos de tareas: Responsabilidades clave:

• Proporcionar un servicio al cliente profesional y cortés al público, tanto en persona como por teléfono. • Gestionar el área de recepción, asegurando un ambiente limpio y organizado. • Contestar y dirigir las llamadas telefónicas, responder correos electrónicos y recibir a los visitantes. • Procesar y distribuir el correo, paquetes y otras correspondencias. • Mantener registros, archivos y bases de datos precisos y actualizados. • Preparar y procesar diversos informes, documentos y formularios. • Realizar tareas de entrada de datos, escaneo y archivo según sea necesario. • Ayudar con el mantenimiento de los registros policiales, incluidos los informes de incidentes, informes de arrestos y otros documentos. • Asegurar el cumplimiento de las normativas estatales y federales con respecto a la gestión de registros. • Proporcionar apoyo administrativo al personal del departamento de policía según sea necesario. • Mantener la confidencialidad y manejar información sensible con discreción.

Calificaciones típicas: Requisitos:

• Se requiere diploma de secundaria o equivalente; preferentemente título de asociado o licenciatura. • Dominio del inglés (escrito y hablado), preferentemente bilingüe (habilidad para comunicarse en un segundo idioma). • 1-2 años de experiencia en un puesto administrativo o clerical, preferentemente en una agencia de aplicación de la ley o en una agencia gubernamental. • Excelentes habilidades de comunicación, servicio al cliente y relaciones interpersonales. • Dominio de Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) y capacidad para aprender otras aplicaciones de software. • Fuertes habilidades organizacionales, de gestión del tiempo y atención al detalle. • Capacidad para mantener la confidencialidad y manejar información sensible con discreción. • Debe pasar una verificación de antecedentes y obtener las certificaciones o capacitaciones necesarias.

Información adicional: Condiciones de trabajo:

• El Asistente Administrativo/Clerk de Registros trabajará en un entorno de oficina, principalmente en la recepción. • Puede ser necesario trabajar algunas noches, fines de semana o feriados. • Debe ser capaz de estar sentado durante períodos prolongados, usar una computadora y realizar otras tareas administrativas.

Salario y beneficios:

Rango salarial competitivo: $43,436 – $65,155 anuales, según la experiencia. Paquete completo de beneficios, incluyendo seguro de salud, dental y de visión, plan de jubilación y tiempo libre remunerado.