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Chargé.e de Gestion Administrative

Simplon.co
Burlingame, CA Remote Full Time
POSTED ON 1/28/2025
AVAILABLE BEFORE 4/25/2025

QUI SOMMES NOUS ? Simplon.co est une entreprise sociale en forte croissance engagée pour un numérique inclusif et solidaire. Labellisée Datadock, Global compact, ESUS, Qualiopi, et Ecovadis Silver 2022, nous constituons le plus grand et le plus inclusif des réseaux de la Grande École du Numérique.

Simplon.co propose des formations gratuites et intensives sur les métiers en tension du numérique : Développeur, Chef de projet digital, Administrateur Système Réseau, E-commerce, Intelligence Artificielle, Datartisan, DevOps pour des personnes talentueuses mais éloignées de l’emploi ou situées dans des territoires fragiles (jeunes peu ou pas diplômés, seniors, personnes réfugiées, personnes en situation de handicap).

Depuis 2013, plus de 30 000 personnes ont été formées dont 37% de femmes, avec un taux de sorties positives de 68%. Avec plus de 60 fabriques en France et implanté dans plus de 15 pays en 2021, Simplon.co poursuit le développement de son impact social.

Notre équipe de plus de 200 collaborateurs de tous horizons n’attend que vous !

Finalité du poste : placé.e sous la responsabilité du.de la Responsable Administratif et Financier IDF, le.la Chargé.e de gestion administrative participe au pilotage du projet de formation et gère les aspects administratifs et logistiques des actions de formation des demandeurs d’emploi et des salariés d’entreprises, qu’elles soient continue ou en alternance.

Il.elle est en interactions avec :

  • Responsable Campus
  • Chef.fe.s de projet formation
  • Chargé.e de développement - placement
  • Formateurs et Intervenants (internes et / ou externes)
  • les apprenants des formations

Missions principales :

Administrative

  • Suivi des actions de formation, il.elle assure en coordination avec le.a chef.fe de projet formation :
  • l'organisation des pré-rentrées administratives des actions qu’il.elle pilote
  • la préparation des documents administratifs d’entrée et de sortie de formation
  • la collecte des documents administratifs nécessaires à la prise en charge des actions et à la rémunération des stagiaires (EDOF, Kairos, Conseil Régional, Etat...)
  • la centralisation, le classement et l’archivage des documents administratifs
  • la saisie des informations dans l’ERP de gestion des formations (sur Yparéo)
  • les réponses aux questions administratives des apprenant.e.s et les relances auprès des retardataires
  • Suivi de la saisie des indicateurs demandés par les financeurs sur les plateformes propres à chacun
  • Rédaction des contrats d’alternance et participation à la rédaction des conventions de partenariat
  • Participation à la récupération des éléments administratifs et financiers nécessaires à la réponse aux Appels d’Offre

    • Gestion Logistique

  • Centralisation, évaluation et gestion des besoins logistiques des Fabriques.
  • Participation à :
  • Gestion des locaux : prestataires, fournisseurs, baux, démarches administratives / établissement secondaire, déménagement, ...
  • Gestion des fournitures dans les fabriques.

    • Compétences requises :

  • Connaître le fonctionnement d’un organisme de formation et les modalités de l’alternance
  • Capacité d’analyse, de synthèse et de rigueur
  • Esprit d’équipe et bonnes qualités relationnelles pour dialoguer avec différents types d’interlocuteurs
  • Capacité d’organisation et de planification
  • Curiosité et esprit critique
  • Autonomie et prise d’initiatives, capacité à proposer des solutions innovantes
  • Bonne connaissance des obligations liées aux financements publics
  • Savoir appliquer la réglementation des conventions et accords de prise en charge
  • Maîtrise de l’utilisation des systèmes d’information : Excel, Odoo, Google Drive, Yparéo

    • Expériences requises :

    Expérience avérée de 3 ans dans la Gestion Administrative de formation, et idéalement en gestion administrative de la formation.

    If your compensation planning software is too rigid to deploy winning incentive strategies, it’s time to find an adaptable solution. Compensation Planning
    Enhance your organization's compensation strategy with salary data sets that HR and team managers can use to pay your staff right. Surveys & Data Sets

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