Située à 40 mn de Lyon et 1H30 de Paris en TGV, la Saône-et-Loire est l’un des plus vastes départements français. La collectivité emploie aujourd’hui près de 2 200 agents.

Avec de nombreux projets phares tels que la mise en place du premier Centre départemental de santé en France, ou encore le déploiement de l’accès au très haut-débit sur tout le territoire, la Saône-et-Loire est devenue par sa vitalité la collectivité de référence dans l’accompagnement de ses habitants.

Travailler au Département de Saône-et-Loire, c’est conjuguer un projet professionnel dynamique avec une qualité de vie privilégiée.

Le Département est engagé dans une démarche globale en faveur de l'égalité, de la non-discrimination et de l'emploi des personnes en situation de handicap.

Contexte

Au sein de la Direction générale adjointe aux Solidarités, la Direction de l’autonomie des personnes âgées et des personnes handicapées pilote la politique départementale en faveur des personnes âgées et des personnes en situation de handicap.

Au-delà de missions consistant à animer et mettre en œuvre des prestations individuelles, elle déploie des projets transversaux au service d’une stratégie globale en direction des publics âgés et en situation de handicap.

La Direction de l’autonomie des personnes âgées et des personnes handicapées est composée de 5 services, de la Maison départementale des personnes handicapées et d’une cellule d’appui qui regroupe, notamment :

• 1 assistante de direction
• 4 assistantes administratives

Missions

sous l’autorité hiérarchique du Directeur de l’autonomie des personnes âgées et des personnes handicapées (Cellule d’appui - Pôle des assistantes administratives), rattachée fonctionnellement au Chef de service Droits et prestation aide sociale (DPAS), et au Chef de service MAIA Situations complexes, les missions principales de l’assistante administrative sont :

Pour les services DPAS et MAIA :

• Accueil téléphonique et physique spécialisé au secrétariat et traitement de 1er niveau de la demande,
• Tri, enregistrement, suivi du courrier et diffusion,
• Suivi des parapheurs des services,
• Suivi, classement et archivage des courriers, notes, comptes-rendus de réunions et rapports des instances départementales,
• Gestion des boîtes mails fonctionnelles,
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (courriers, notes, rapports, tableaux de bord),
• Planification et aide à l’organisation des réunions ou des commissions,
• Suivi des échéanciers des services,
• Publipostage de courriers,
• Gestion des fournitures des services,
• Suivi des absences des services (congés, arrêts de .

Spécifiquement pour le service DPAS :

• Répondre aux études notariales ;
• Suivi de la classothèque (veille respect légal de conservation, destruction et suivi)

Spécifiquement pour le service MAIA :

• Gérer les démarches courantes du service (classement des documents de gestion et de suivi d’activité, déplacements, inscription en formation, ,
• Classifier les différentes informations (observations portées sur le système d’aide, recensement de développement d’offres et leurs évolutions, d’outils cliniques, d’actions locales, de données diagnostic),
• Suivre et soutenir les démarches de communication,
• Gérer les fonds de présentations (internes ou externes) et leur mise en forme,
• Mettre à jour les Référentiels de missions (présentation de l’offre gérontologique) et suivre leur diffusion,
• Archiver les dossiers cliniques de gestion de cas,
• Gérer des achats aux bénéficiaires,
• Centraliser les remontées de données locales de l’équipe MAIA, suivre les différentes bases de données remplies mensuellement par les gestionnaires de cas et mettre à jour les documents produits par le service,
• Développer des fonctionnalités sous les différents outils Excel, les faire progresser, les compléter ou les générer (pour le montage d’outil de suivi d’activités et d’actions ponctuelles, de planification, de communication, de reporting),
• Soutien technique de l’équipe dans ses usages d’outils Excel.

Missions annexes ou ponctuelles

• Assurer à minima la continuité au sein de la Cellule d’appui en l’absence des autres assistantes administratives (suivi des parapheurs, courriers et kolok).

Profil recherché

Compétences et qualités :

• Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, Powerpoint et des outils collaboratifs (planning partagé, web conférence ) ;
• Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat ;
• Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales ;
• Maitrise orale et écrite de la langue française ;
• Autonomie, anticipation ;
• Discrétion et respect de la confidentialité ;
• Rigueur, sens de l’organisation ;
• Sens du relationnel et du travail en équipe ;
• Savoir se rendre disponible.

Actions sociales

Titres restaurant - Contrat collectif de prévoyance - Participation à la mutuelle santé - CNAS / Comité national d’action sociale

Spécificités du poste

Présence de 8h30 à 17h30 (hors pause méridienne)

Moyens mis à disposition

• PC et outils bureautiques ;
• Accès au pool de véhicules de service (en cas de déplacements)

Last updated : 2024-06-17