Office Manager (m/f/d) (Befristet für 18 Monate. Vollzeit oder Teilzeit (80%) möglich.)

Viessmann Generations Group

1917 gegründet, ist das unabhängige Familienunternehmen Viessmann heute eine globale, breit diversifizierte Gruppe. Alle Aktivitäten basieren auf dem Unternehmensleitbild „Wir gestalten Lebensräume für zukünftige Generationen” – das ist die Leidenschaft und die Verantwortung, die die Mitglieder der großen weltweiten Viessmann Familie jeden Tag an- und umtreibt. Diesem Ziel folgend, bietet Viessmann Unternehmen und Mitgestaltern ein Ökosystem, das sich über die Heizungsbranche hinaus für die Vermeidung, Reduktion und Speicherung von CO₂ einsetzt.

Rollenbeschreibung

Als Office Manager (m/w/d) übernimmst Du die ganzheitliche Verantwortung für die Büroorganisation in unserem Münchener Standort. Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag und stellst sicher, dass unsere Mitarbeitenden in einem optimal organisierten Umfeld arbeiten können.

Deine Aufgaben

• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetingräumen


• Catering-Management für interne und externe Veranstaltungen


• Pflege der Beziehung zum Gebäudemanagement und Verwaltung der Büroinstandhaltung sowie Einhaltung des deutschen Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG)


• Koordination von Reparaturen an Bürogeräten und anderen Büroabläufen in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern


• Verwaltung des Büro-Budgets und Durchführung von Bestellungen


• Koordination administrativer Aufgaben und Abstimmung mit Dienstleistern


• Organisation der Büroverpflegung und der Postbearbeitung


• Verwaltung von Geschenken und Präsenten


• Unterstützung bei organisatorischen Belangen, einschließlich Reiseplanungen


• Durchführung kleinerer Projekte zur Effizienzsteigerung, z. B. Einführung digitaler Visitenkarten


• Unterstützung bei der Organisation von Firmenevents und Veranstaltungen


• Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen im Büro


• Verantwortung für Sicherheitsthemen und Datenschutz im Büro


• Bearbeitung mehrerer ad-hoc Projekte (z. B. Erweiterung des Admin-Guides hinsichtlich Büroabläufen und Best Practices)

• Hintergrund in der Hotellerie oder vergleichbare Qualifikation


• Mehrjährige Erfahrung im Office Management oder einer vergleichbaren Position


• Hohe Serviceorientierung und Eigeninitiative


• Hervorragende Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten


• Sicherer Umgang mit digitalen Tools


• Freude an der Arbeit in einem dynamischen Umfeld


• Teamfähigkeit und ein freundliches, professionelles Auftreten

• Ein modernes und angenehmes Arbeitsumfeld im Zentrum von München


• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit


• Die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und umzusetzen


• Ein kollegiales und motiviertes Team


• Attraktive Vergütung und zusätzliche Benefits

Wenn Du eine vielseitige und verantwortungsvolle Aufgabe in einem dynamischen Umfeld suchst, freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen! Werde Teil eines innovativen und zukunftsorientierten Unternehmens und gestalte mit uns gemeinsam eine inspirierende Arbeitsumgebung. Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!