Programmaondersteuner/coördinator

Ben jij een ster in organiseren en houd je van afwisseling in je werk? Heb jij oog voor detail, een hands-on mentaliteit en de drive om logistieke en administratieve processen tot in de puntjes te regelen? Krijg jij er energie van om te zorgen dat de deelnemers aan onze opleidingen op het vlak van Veiligheid een uitstekende ervaring hebben? Dan is deze functie als Programma Coördinator precies wat jij zoekt!

Dit ga je doen
In deze rol ben jij de spil in de organisatie van de leergangen en cursussen die wij voor professionals verzorgen. Van het contracteren van de experts, tot het klaarzetten van de programmaboekjes – jij hebt het overzicht en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Je werkt nauw samen met de programmaleiders, docenten en andere betrokkenen om de leergangen tot een succes te maken. Je zal met name programma’s ondersteunen binnen het thema Veiligheid. Andere onderwerpen waar het CPL zich op focust zijn Publiek Leiderschap, Politiek & Bestuur en Diversiteit & Inclusie, ook op deze programma’s kan je worden ingezet.

• Je bent het aanspreekpunt voor deelnemers, docenten en opdrachtgevers voor de administratieve en organisatorische aspecten van onze cursussen;
• Je plant intakegesprekken in tussen deelnemers en programmaleider en helpt programmaleiders met het inplannen van (nieuwe) leergangen;
• Je draagt zorg voor de administratieve aspecten (opstellen contracten, aanvragen van facturen, etc.) en zorgt er voor dat alle trainingsmaterialen volgens de huisstijl opgemaakt zijn;
• Je zorgt dat alles goed geregeld is voor de opleidingsdagen: catering, zalen, programmaboekjes, etc.;
• Tijdens de opleidingsdagen ben je vanaf 8.30 aanwezig om alles klaar te zetten en sta je stand-by om de programmaleider te helpen waar nodig;
• Je helpt de evaluatie opzetten, verwerkt de antwoorden en komt met verbetervoorstellen rondom de organisatorische aspecten;
• Je bewaakt dat de website up-to-date is en houdt de online leeromgeving bij.

Hier ga je werken
Het doel van de Faculteit Governance en Global Affairs (FGGA)? Bijdragen aan de samenleving. Dit doet de faculteit met hoogwaardig interdisciplinair onderwijs en (nieuwe) wetenschappelijke kennis. Of het nu gaat om terrorisme, veiligheid, artificial intelligence of een bestuurlijke oplossing voor de woningcrisis, bij FGGA komen hedendaagse vraagstukken uitgebreid aan bod.

In hartje Den Haag, waar belangrijke beslissingen worden genomen, komen studenten en professionals samen om kennis en vaardigheden op te doen. Er wordt veel samengewerkt met universitaire en maatschappelijke partners.

FGGA is één van de zeven faculteiten van de Universiteit Leiden. Deze jonge, ondernemende, vernieuwende en innovatieve faculteit heeft drie wetenschappelijke instituten, twee centers, ruim 3700 studenten en 425 medewerkers. Voor meer informatie over de faculteit klik hier.

Het Centre for Professional Learning (CPL) is binnen FGGA het expertisecentrum voor hoogopgeleide professionals die zich willen blijven ontwikkelen. Het CPL biedt hiervoor academische, innovatieve en praktijkgerichte programma’s aan. De perfecte plek voor het oplossen van vraagstukken van vandaag en morgen op de gebieden Politiek & Bestuur, Veiligheid, Diversiteit & Inclusie en Publiek Leiderschap.

Dit breng je mee
In dit team zoeken we iemand die zelfstandig aan de slag kan. Elke functie is anders, dus er is in het begin aandacht voor inwerken. Mochten bepaalde werkzaamheden nieuw zijn voor je, dan kijken we samen wat je nodig hebt en stellen hiervoor een ontwikkelplan op. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

• Je hebt aantoonbare ervaring met organiseren en plannen van evenementen;
• Je bent flexibel en oplossingsgericht ingesteld;
• Je bent resultaatgericht en stressbestendig;
• Je werkt secuur en hebt oog voor detail;
• Je functioneert goed in teamverband en schept er plezier in om servicegericht te werken;
• Je hebt aantoonbare ervaring met verschillende MS Office programma’s (Word, Excel, PowerPoint, Teams);
• Je staat ervoor open om nieuwe dingen te leren;
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, zowel in het Nederlands als in het Engels.

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Dit bieden we je
We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen een enthousiast en gedreven team, met ruimte voor eigen initiatief en ideeën. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich in het bruisende stadscentrum in Den Haag. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar. Met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris van minimaal € 2.899, - en maximaal € 3.809, - bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 7);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Volledige vergoeding van reiskosten met OV voor woon-werkreizen.
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken; Solliciteren kan tot en met maandag 5 mei.
• Startdattum in overleg. Bij voorkeur 1 juli 2025 of eerder;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang;
• De mogelijkheid om deels vanuit huis te werken en een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding);
• Aandacht voor goede werkplekken en een laptop van de universiteit.

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden.

Dit vinden wij belangrijk
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Solliciteren of meer weten?
Direct solliciteren? Klik dan op de sollicitatiebutton.

Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Concetta Pirozzi (Officemanager), via c.pirozzi@fgga.leidenuniv.nl of 06 2785 2347. Solliciteren kan tot en met maandag 5 mei. Sollicitatiegesprekken vinden plaats in de week van 12 tot en met 16 mei.